Responsable voyages d'engagement et philanthropie

L’Institut océanographique de Monaco, fondé en 1906 par le Prince Albert Ier, fédère depuis un siècle les acteurs scientifiques, politiques, économiques, éducatifs, associatifs et le grand public pour faire « connaître, aimer et protéger l’Océan ». Au service de ce projet, il met en œuvre de nombreuses actions de médiation en s’appuyant sur ses deux établissements, le Musée océanographique de Monaco et la Maison de l’Océan, à Paris.

Ces voyages réunissent des donateurs, mécènes et personnalités internationales autour d’une expérience associant découverte, science, sensibilisation aux enjeux de préservation de l’Océan et engagement philanthropique. Le poste requiert ainsi une expérience confirmée dans le pilotage de projets événementiels complexes, ainsi qu’une grande aisance dans la relation avec une clientèle internationale exigeante, notamment UHNWI (Ultra-High-Net-Worth Individuals).

MISSIONS PRINCIPALES

• Pilotage et coordination du projet : définition du rétroplanning, suivi des échéances et des priorités, coordination des actions, anticipation des risques et gestion des points de blocage.
• Assurer la coordination des différentes parties prenantes internes et externes et garantir une circulation fluide de l’information entre les équipes de l’Institut, les partenaires et les prestataires.
• Assurer un reporting régulier auprès de la Direction du Mécénat et des Partenariats et contribuer aux arbitrages nécessaires à la bonne réalisation du projet.
• Veiller au respect du calendrier, du budget et du niveau de qualité attendu.
• Participer à la conception du programme du voyage en lien avec les orientations de l’Institut.
• Identifier, proposer et coordonner les activités, événements, rencontres, intervenants, programme scientifique, actions de communication et animations organisés dans le cadre du voyage.
• Construire une expérience cohérente avec les missions de l’Institut, associant découverte, contenus scientifiques, sensibilisation et engagement.
• Assurer la qualité de l’expérience proposée aux participants avant, pendant et après le voyage.
• Assurer un accompagnement personnalisé des participants, depuis les premières prises de contact et leur inscription jusqu’au suivi post-voyage.
• Entretenir une relation de grande qualité avec une clientèle internationale, notamment UHNWI, dans le respect des standards de confidentialité, de discrétion et de service attendus.
• Contribuer, en lien avec l’équipe mécénat, à l’identification, à la qualification et au suivi des prospects et donateurs participant aux voyages.
• Préparer les éléments de suivi nécessaires à la poursuite de la relation avec les participants après le voyage.
• Piloter l’ensemble de la préparation logistique du voyage : transports, hébergements le cas échéant, programmes pré et post-voyage, événements, acheminement du matériel et coordination opérationnelle.
• Identifier, consulter, sélectionner et négocier avec les prestataires et fournisseurs.
• Superviser la gestion administrative du projet : inscriptions, invitations, contrats, documents participants et formalités nécessaires au voyage.
• Assurer le suivi budgétaire du projet en lien avec les services concernés.
• Coordonner la préparation des communications adressées aux participants avant, pendant et après le voyage.
• Assurer le pilotage opérationnel du projet sur place.
• Évaluer la réussite du voyage et la satisfaction des participants.
• Contribuer au suivi et à la fidélisation des donateurs individuels déjà en relation avec l’Institut.

PROFIL RECHERCHÉ

• Formation supérieure Bac +5, de type école de commerce, gestion de projet, management, événementiel, tourisme ou formation équivalente.
• Expérience de 7 ans minimum en gestion de projets évènementiels complexes dans le secteur du luxe.
• Une expérience dans l’organisation de voyages, le yachting, la croisière de luxe ou l’hospitality haut de gamme constitue un atout pour le poste.
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit indispensable ; toute langue supplémentaire constitue un atout.
• Excellentes capacités d’organisation, d’anticipation et de priorisation.
• Excellent relationnel et sens du service, adaptés à une clientèle internationale exigeante.
• Disponibilité pour des déplacements internationaux et pour accompagner les voyages d’engagement.

QUALITÉS PERSONNELLES

• Tempérament développeur et goût prononcé pour la relation humaine.
• Capacité à prioriser et à prendre des décisions dans son périmètre de responsabilité.
• Souplesse et disponibilité, notamment lors des événements organisés ponctuellement en soirée ou dans le cadre de déplacements.
• Capacité à travailler sous pression et à maintenir un haut niveau d’exigence, parfois dans des délais contraints.