Chargé d'initiatives et d'événements

L’Institut océanographique de Monaco, fondé en 1906 par le Prince Albert Ier, fédère depuis un siècle les acteurs scientifiques, politiques, économiques, éducatifs, associatifs et le grand public pour faire « connaître, aimer et protéger l’Océan ». Au service de ce projet, il met en œuvre de nombreuses actions de médiation en s’appuyant sur ses deux établissements, le Musée océanographique de Monaco et la Maison de l’Océan, à Paris.

Les raisons de nous rejoindre : s’engager avec l’Institut océanographique signifie pouvoir œuvrer, au travers de ses missions professionnelles, pour la cause de l’Océan, patrimoine commun de l’Humanité. L’ensemble de ses actions et de ses projets est le reflet d’un engagement pour la planète, partagé et mis en œuvre au quotidien par ses salariés.

Afin d’accueillir ses 650 000 visiteurs annuels venus de plus de 60 pays différents, de nombreux profils sont nécessaires. Les métiers et compétences sont très variés, tous concourent aux mêmes objectifs de médiation environnementale.

1. Finalité du poste : Le/La Chargé(e) d’initiatives et d’événements assure la préparation et la coordination opérationnelle des événements et initiatives de médiation de haut niveau portés par l’Institut océanographique, en particulier la Monaco Blue Initiative (MBI) et le Blue Economy & Finance Forum (BEFF). Il/Elle transforme les orientations et objectifs définis par les responsables de dossiers en dispositifs opérationnels : planning, coordination des contributeurs, suivi des intervenants, prestataires, partenaires, logistique, livrables et déroulement.

2. Positionnement : Rattachement Direction de la Politique de l’Océan. Management Sous la responsabilité d’un chargé de mission de la DPO. Interactions Directions de l’Institut, consultants, partenaires, institutions, VIP, sponsors.

3. Missions principales :

• Planifier les événements : Construire et suivre les rétroplannings, identifier les étapes clés, organiser les contributions et suivre les échéances.
• Piloter la coordination opérationnelle : Coordonner les directions de l’Institut, intervenants, prestataires, partenaires et coorganisateurs ; assurer la circulation des informations et tenir à jour les calendriers, plans d’action, listes de contacts, budgets et outils de suivi.
• Assurer les interfaces internes : Identifier les besoins relevant des différentes directions de l’Institut et coordonner avec elles les contributions nécessaires en matière de communication, partenariats, logistique, technique, protocole ou autres fonctions support.
• Suivre la production et anticiper les difficultés : Coordonner les différentes étapes de préparation, suivre les livrables, identifier les risques liés aux délais, ressources ou coordination et alerter lorsqu’un arbitrage est nécessaire.
• Assurer le suivi post-événement : Collecter les informations utiles, documenter les résultats et contribuer aux bilans et retours d’expérience.

4. Responsabilités :

• Garantir le suivi opérationnel et le respect des échéances des événements qui lui sont confiés.
• Travailler avec les membres de l’ODGA pour traduire leurs objectifs, contenus et publics cibles en dispositifs événementiels adaptés.
• Apporter un regard événementiel et stratégique sur les formats, les publics, les intervenants et les modalités de dialogue, afin que l’événement serve pleinement les objectifs de médiation et les messages portés par l’Institut.
• S’assurer que les bonnes directions et les bons interlocuteurs sont mobilisés au bon moment et que les différentes dimensions nécessaires à la réussite du projet sont prises en compte.
• Identifier les points de blocage, incohérences ou besoins d’arbitrage et les signaler suffisamment en amont.

5. Profil recherché :

• Formation Bac+5 en gestion de projet, événementiel, communication, management, relations internationales, affaires publiques ou domaine équivalent.
• 3 à 5 ans d’expérience professionnelle en gestion de projet, événementiel, coordination, conseil, affaires publiques ou environnement international.
• Une connaissance des enjeux liés à l’océan, à l’environnement ou au développement durable est un plus, mais n’est pas indispensable.
• Français et anglais courants, à l’écrit comme à l’oral.
• Intérêt marqué pour les enjeux internationaux et environnementaux.

6. Compétences clés :

• Gestion et coordination de projets.
• Organisation et rigueur.
• Organisation et suivi d’événements.
• Réactivité et capacité d’anticipation.
• Construction et suivi de rétroplannings.
• Autonomie et sens des responsabilités.
• Coordination de multiples interlocuteurs.
• Capacité à prioriser et à gérer plusieurs sujets simultanément.
• Suivi budgétaire et préparation d’outils de pilotage.
• Très bonnes qualités relationnelles, esprit d’équipe et capacité à travailler de manière transversale.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.
• Aisance dans des environnements exigeants et avec des interlocuteurs de niveaux variés.

7. Indicateurs de réussite :

• Respect des calendriers et échéances.
• Fiabilité du suivi des actions et des contributions.
• Qualité de la coordination des intervenants, partenaires et équipes.
• Anticipation et résolution des difficultés opérationnelles.
• Qualité de préparation et de déroulement des événements.
• Capacité à prendre progressivement en charge de manière autonome des projets opérationnels.

8. Modalités d’exercice :

• Activité principalement basée à Monaco, avec des déplacements ponctuels en fonction des projets et événements.
• Disponibilité ponctuelle en dehors des horaires habituels lors des événements.
• Activité nécessitant une forte capacité à travailler dans des périodes de préparation intenses et avec de nombreux interlocuteurs simultanément.
• CDI.

9. Vision du poste : À terme, le/la Chargé(e) d’initiatives et d’événements doit être capable de prendre en charge de manière autonome la coordination opérationnelle d’événements complexes, tout en apportant une méthode et une capacité à mener à bien de façon fiable l’ensemble du programme de la Direction de la Politique de l’Océan.