Chargé(e) Administratif(ve) et Planification in Paris

Préparer la planification

• Collecte et consolide les contraintes de planification (rythmes, disponibilités des intervenants, salles) et prépare les données nécessaires à la planification prévisionnelle
• Participe aux échanges avec les responsables des parcours apprenant pour assurer la faisabilité organisationnelle
• Assure le volet administratif et planification de la mobilité internationale : intégration des temps de mobilité, gestion des documents administratifs, conventions, facturation

Construire le budget heures prévisionnelles

• Contribue au chiffrage des heures planifiées en consolidant les données et assure la cohérence entre les contraintes de planning et l’enveloppe budgétaire validée
• Saisit les bons de commande dans les outils de gestion
• Assurer la planification prévisionnelle et l’animation des intervenants
• Construit, publie et contrôle les emplois du temps (groupes, salles, intervenants) et garantit l’inscription pédagogique des apprenants
• Garantit la couverture intégrale des heures et assure la communication des plannings aux intervenants et aux apprenants
• Gère les ajustements et imprévus (absences, remplacements, urgences) et maintient le lien opérationnel avec les formateurs

Assurer la planification prévisionnelle et l’animation des intervenants

• Construit, publie et contrôle les emplois du temps (groupes, salles, intervenants) et garantit l’inscription pédagogique des apprenants
• Garantit la couverture intégrale des heures et assure la communication des plannings aux intervenants et aux apprenants
• Gère les ajustements et imprévus (absences, remplacements, urgences) et maintient le lien opérationnel avec les formateurs

Gérer le suivi pédagogique et les évaluations

• Organise les évaluations (devoirs sur table, examens blancs, épreuves certificatives) et assure les inscriptions, la réception et la vérification des sujets
• Prépare les livrets scolaires, tableaux de commission, bulletins de notes et en assure l’envoi et le suivi
• Centralise et distribue les diplômes et parchemins et assure le relevé de compétences

Contribuer à l’amélioration continue et aux projets transverses

• Suit les retours des apprenants et enseignants sur la qualité organisationnelle, identifie les causes des incidents de planning et propose des actions correctives
• Contribue aux audits internes (Qualiopi, conformité pédagogique), à la mise à jour des bases de données SI et aux projets transverses du campus

#J-18808-Ljbffr