En un coup d'œil
- Missions: Assister la direction dans la gestion administrative et optimiser les processus internes.
- Entreprise: CSE dynamique basé à Lyon, engagé dans l'économie sociale et solidaire.
- Avantages: Salaire compétitif, 13ème mois, prise en charge des transports et avantages CSE.
- Autres infos: Opportunités de développement professionnel et environnement de travail collaboratif.
- Pourquoi ce job: Rejoignez une équipe qui valorise votre contribution et impacte positivement la communauté.
- Qualifications: BAC +2 ou 3 avec 2 ans d'expérience en support administratif.
Le salaire estimé est compris entre 63000 - 77000 € par an.
L'IFCAES recrute pour l'un de ses adhérents, une structure de l'ESS basée à Lyon. Vous êtes placé(e) sous l’autorité hiérarchique du Directeur et lui rendez compte. Vous travaillez aussi en étroite collaboration avec la Responsable RH, selon les besoins.
La/le Secrétaire de direction assiste le Directeur dans ses activités, et l’accompagne afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité. La/le Secrétaire de direction joue un rôle stratégique en supportant la direction dans la prise de décisions importantes et la gestion de projets complexes.
Responsabilités et missions :
- Assistance de la Direction Générale :
- Gestion administrative et coordination : Suivi des opérations administratives, gestion des priorités, organisation des activités de la direction.
- Interface interne/externe : Transmission fluide des informations entre les services, le personnel, les partenaires et les interlocuteurs externes.
- Rédaction et suivi : Rédaction, diffusion et archivage des comptes rendus de réunions (CoDir, internes, mandatés), suivi des décisions.
- Organisation et logistique : Planification de réunions, optimisation des agendas, organisation d’événements.
- Reporting et outils de pilotage : Compilation et consolidation des données pour élaborer des tableaux de bord et outils d’aide à la décision.
- Contribution à la communication interne : Participation aux actions de communication en lien avec les projets de direction.
- Amélioration des procédures : Proposition et mise en œuvre d’améliorations dans les modes d’organisation et les processus internes.
- Gestion administrative du personnel :
- Suivi des dossiers collaborateurs : embauches, départs, contrats de travail, avenants, registre du personnel.
- Suivi des temps de travail, absences (maladie, congés), et lien avec le service paie.
- Tenue des registres obligatoires (registre du personnel, registre des absences, dossiers organismes sociaux).
- Suivi des visites médicales, médecine du travail, déclarations d’accidents du travail.
- Relation avec les organismes sociaux (mutuelle, prévoyance, CPAM, etc.).
- Appui au recrutement :
- Participation à l'organisation logistique des recrutements (planification d'entretiens, relation avec les candidats, diffusion des offres).
- Collaboration avec la direction et la direction financière dans la constitution du bilan social.
- Suivi de la formation professionnelle :
- Recueil et analyse des besoins de formation.
- Recherche d’organismes, organisation des actions de formation.
- Constitution et suivi des dossiers de financement.
- Prévention et sécurité au travail :
- Suivi administratif du Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP).
- Participation globale à la gestion administrative RH et appui à la prise de décision par la mise à disposition d’indicateurs et de données (statistiques RH, absences, temps de travail...).
Compétences requises :
- Maitrise les processus de gestion administrative du personnel (RH)
- Pratique courante des outils bureautiques du pack office (Excel, Word, Power Point, Outlook, Internet)
- Utilisation courante des techniques de prise de notes et de rédaction
- Connaissances de base du droit du travail
- Autonomie, rigueur et capacité d’organisation
- Capacité d’anticipation et esprit d’initiative
- Très bon relationnel et capacité d’adaptation
- Confidentialité nécessaire
Classification du poste : CDI / Contrat à temps complet / 35h00 hebdomadaire
Statut : Agent(e) de Maitrise
Salaires : 2090,77 € + 13ème mois, prime de vacances
Avantages : Accès aux prestations billetterie, vacances, restauration d’entreprise, arbre de Noël... du CSE. Prise en charge à 100% du train entre le domicile et le lieu de travail. Abonnement mensuel TCL pris en charge à 75%.
Lieux de travail : Siège du CSE, et déplacements sur l'ensemble des structures du périmètre (entre Lyon et son agglomération, Valence, Ptes Lès Valences, Saint-Etienne et Roanne)
Niveau initial requis : Niveau 5 de l'Education Nationale (BAC +2 ou 3), avec expérience professionnelle significative de 2 années sur des fonctions similaires. Titulaire d’un diplôme technique dans les fonctions de support administratif et organisationnel à l'équipe de direction. Permis B exigé.
Si vous êtes motivé(e) pour rejoindre un CSE important sur la région, nous serions ravis de recevoir votre candidature. Pas de contrat en alternance !
SECRETAIRE DE DIRECTION (H/F) employeur : IFCAES
L'IFCAES est un employeur de choix, offrant un environnement de travail dynamique et collaboratif à Lyon. Avec des opportunités de développement professionnel, une culture d'entraide et des avantages tels que la prise en charge des frais de transport et des activités sociales, nous nous engageons à soutenir nos employés dans leur épanouissement personnel et professionnel. Rejoindre notre équipe, c'est contribuer à une structure de l'économie sociale et solidaire qui valorise le bien-être au travail et l'impact positif sur la communauté.
Conseils d'expert StudySmarter🤫
Voici comment nous pensons que tu pourrais décrocher SECRETAIRE DE DIRECTION (H/F)
✨Réseautage avec des professionnels du secteur public
N'hésite pas à te plonger dans des événements comme des forums de l’emploi spécifiquement axés sur la fonction publique. Cela te permettra de rencontrer directement les recruteurs et de tisser des liens avec des professionnels qui peuvent te donner un coup de pouce pour le poste chez IFCAES.
✨Inscription aux alertes d'emploi spécifiques
Les opportunités dans le secteur public peuvent être très spécifiques et souvent publiées sur des sites dédiés. Inscris-toi aux alertes d'emploi sur des plateformes mettant en avant les offres de la fonction publique. Cela te permettra de réagir rapidement lorsque IFCAES publie une vacance.
✨Mets en avant ton engagement citoyen
Pour un rôle dans la fonction publique, c'est crucial de montrer ton engagement pour le service public ! Prépare-toi à partager des expériences passées où tu as eu un impact positif sur ta communauté. Cela te rendra plus mémorable aux yeux des recruteurs.
✨Postuler directement sur le site de l'entreprise
Lorsque tu vois une annonce pour un poste chez IFCAES, n'oublie pas de postuler directement sur leur site ! C’est souvent là que les candidatures sont prises le plus au sérieux, et ça montre que tu es vraiment intéressé par l’opportunité en question.
Nous pensons qu'il te faut ces compétences pour exceller en tant que SECRETAIRE DE DIRECTION (H/F)
Quelques conseils pour ta candidature 🫡
Connaître la fonction publique:Avant de rédiger ton CV et ta lettre de motivation, il est essentiel de bien comprendre le secteur public. Mets en avant ton engagement envers le service public, ainsi que tes compétences en gestion de projet et en travail en équipe, qui sont super importantes dans ce domaine.
Documents administratifs à jour:Dans le secteur public, certaines candidatures peuvent nécessiter des documents spécifiques comme des certificats d'affiliation à un ordre professionnel ou des attestations de formation. Assure-toi d'avoir tout ça en ordre et mentionne-les dans ta demande pour montrer que tu es préparé.
Une lettre de motivation valorisante:Ta lettre de motivation doit vraiment sortir du lot. Explique pourquoi tu veux travailler pour IFCAES et comment tes valeurs et tes objectifs s'alignent avec ceux de la fonction publique. N'hésite pas à partager des exemples concrets de ton dévouement au service public.
Accorder de l'importance aux expériences passées:Si tu as déjà travaillé dans le secteur public ou dans des projets liés, n'oublie pas de les mentionner en détail dans ton CV. Les employeurs cherchent souvent des candidats ayant une expérience pertinente, donc il est crucial de mettre en avant toute implication dans des projets de service public.
Comment te préparer à un entretien d'embauche chez IFCAES
✨Maîtrise des procédures administratives
Dans le secteur public, il est essentiel de comprendre les procédures administratives et réglementaires. Assure-toi de te familiariser avec les règles spécifiques à IFCAES et sois prêt à partager comment tu as géré des situations utiles dans le passé.
✨Focus sur le service public
Les recruteurs cherchent souvent des candidats qui ont une passion pour le service public. Prépare des exemples concrets démontrant pourquoi ce domaine te tient à cœur et comment tu peux contribuer à la mission de IFCAES.
✨Prépare-toi à des questions situatives
Attends-toi à des questions qui te mettront dans des scénarios typiques de la fonction publique. Parle de la façon dont tu gérerais des conflits ou des situations de service client difficile, en mettant l'accent sur tes compétences en communication et en résolution de problèmes.
✨Valorise ton engagement dans des projets communautaires
Comme le poste est à temps plein, il serait bon de montrer ton dévouement et tes engagements passés ou présents dans des projets communautaires ou volontaires. Cela démontre tes valeurs et ta volonté de t'investir pour le bien commun.
