BS / General Affairs Specialist - BS / Spécialiste des services généraux in Signes

BS / General Affairs Specialist - BS / Spécialiste des services généraux

The BS / General Affairs Specialist is responsible for supporting the overall administrative, facility, and finance-related operations of Hyundai Motor Group Racing.

This role ensures smooth daily office operations, compliance with local administrative requirements, and effective communication between internal teams and external partners.

Key Responsibilities

• Office Administration
• Manage general office operations (office supplies procurement, inventory control, etc.)
• Handle incoming/outgoing mail, parcels, and visitor reception
• Support company vehicle management (regular maintenance scheduling, insurance documentation handling, key management)
• Maintain internal documents (physical/digital-archiving and filing)
• General Affairs Support
• Support on- and offboarding processes: employee badge issuance, coordinating with IT workstation/equipment preparation, and initial orientation
• Assist with employee welfare and workplace related requests (safety equipment, medical check-up, internal event support)
• Finance & Accounting Assistance
• Assist with small expense processing and basic cost settlement tasks
• Receiving + verifying vendor invoices
• Communication with suppliers for inquiries or document confirmation
• Support preparation of Purchase Requests (PR) and Purchase Orders (PO)
• Assist with French administrative documentation
• Communication & Documentation
• Draft + assist in preparing internal/external communications (emails, notices, simple translations)
• Coordination of communication between headquarters (Korea), Germany and France
• Schedule and coordinate with external service providers, suppliers, and building management
• Facility & Safety Managrment
• Liase with building management for facility-related issues (maintenance, repair requests, cleaning, security services)
• Maintain safety-related documents+support planning of periodic safety inspections
• Assist in managing emergency equipment and employee access badges
• Local Compliance & Administrative Support
• Assist with communication and document exchange with local authorities, tax offices, and insurance agencies with the legal team
• Manage submission and filing of mandatory administrative documents (déclarations, attestations, legal notices)
• Maintain compliance-related documents + support contract documentation
• Car Fleet Management / Booking
• Truck + pool car appointment
• Insurance, repair, TÜV
• Following fuel card expenses
• Additional Tasks
• Perform other administrative duties assigned by the Operations Manager and/or the BS team in Germany
• Required Qualifications
• Experience in administrative support, office management, or general affairs
• Proficiency in French and English (written and verbal)
• Strong organizational skills and attention to detail
• Ability to multitask and manage priorities in a dynamic environment
• Good communication skills and ability to coordinate with external vendors + internal team
• Ability to maintain confidentiality regarding sensitive company information
• Preferred: Experience in multinational corporate environments; basic knowledge of French administrative systems (tax, workforce regulations, facility norms); understanding of finance processes (invoices, PR/PO, VAT)
• Our Offer
• Secure and long-term employment relationship
• Market and performance-related remuneration
• Training and career development
• Working in an international and dynamicenvironment
• Attractive benefits
• Le/La

Spécialiste BS / Services Généraux est chargé(e) de soutenir l'ensemble des opérations administratives, des services généraux, des installations et des activités liées aux finances de

Hyundai Motor Group Racing .

Ce poste garantit le bon fonctionnement quotidien du bureau, le respect des exigences administratives locales ainsi qu'une communication efficace entre les équipes internes et les partenaires externes.

• Principales responsabilités
• Administration de bureau
• Gérer les opérations générales du bureau (achat de fournitures, gestion des stocks, etc.).
• Assurer le traitement du courrier entrant et sortant, des colis ainsi que l'accueil des visiteurs.
• Participer à la gestion du parc automobile de l'entreprise (planification des entretiens périodiques, suivi des documents d'assurance, gestion des clés).
• Assurer la mise à jour, l'archivage et le classement des documents internes sous format papier et numérique.
• Support aux services généraux

Participer aux processus d'intégration et de départ des collaborateurs : délivrance des badges, coordination avec le service informatique pour la préparation des postes de travail et des équipements, organisation de l'accueil des nouveaux arrivants.

• Assister les collaborateurs pour les sujets liés au bien-être au travail et aux demandes internes (équipements de sécurité, visites médicales, soutien à l'organisation d'événements internes).
• Assistance finance et comptabilité
• Participer au traitement des petites dépenses et aux opérations de règlement de base.
• Réceptionner et vérifier les factures fournisseurs.
• Assurer les échanges avec les fournisseurs pour les demandes d'informations ou la validation de documents.
• Participer à la préparation des demandes d'achat (PR) et des bons de commande (PO).
• Assister dans la gestion de la documentation administrative française.
• Communication et gestion documentaire
• Rédiger et préparer des communications internes et externes (courriels, notes d'information, traductions simples).
• Coordonner la communication entre le siège en Corée, les équipes en Allemagne et en France.
• Organiser et coordonner les interventions des prestataires externes, fournisseurs et gestionnaires de immeubles.
• Gestion des installations et sécurité
• Assurer la liaison avec la gestion de l'immeuble pour les sujets liés aux installations (maintenance, demandes de réparation, nettoyage, services de sécurité).
• Maintenir à jour les documents relatifs à la sécurité et participer à la planification des inspections de sécurité périodiques.
• Participer à la gestion des équipements d'urgence et des badges d'accès des employés.
• Conformité locale et support administratif
• Assister, en collaboration avec l'équipe juridique, dans les échanges et la transmission de documents avec les autorités locales, l'administration fiscale et les organismes d'assurance.
• Gérer le dépôt et l'archivage des documents administratifs obligatoires (déclarations, attestations, avis légaux).
• Assurer le suivi de la documentation liée à la conformité et au support contractuel.
• Gestion de la flotte automobile et des réservations
• Organisation des rendez-vous pour les camions et véhicules partagés
• Coordination des assurances, réparations et contrôles techniques (TÜV)
• Suivi et contrôle des dépenses des cartes carburant
• Autres missions
• Réaliser toute autre tâche administrative confiée par le Responsable des Opérations et/ou l'équipe BS basée en Allemagne.

Qualifications requises

• Expérience dans l'assistance administrative, la gestion de bureau ou les services généraux.
• Maîtrise du français et de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral.
• Excellentes capacités d'organisation et sens du détail.
• Aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément et à prioriser dans un environnement dynamique.
• Bonnes compétences en communication et capacité à coordonner les échanges avec les fournisseurs externes et les équipes internes.
• Capacité à traiter des informations confidentielles avec discrétion.
• Atouts appréciés
• Expérience dans un environnement d'entreprise international ou multinational.
• Connaissance de base du système administratif français (fiscalité, réglementation du travail, normes liées aux bâtiments et installations).
• Compréhension des processus financiers (facturation, demandes d'achat PR/PO, TVA).
• Notre offre
• Un emploi stable dans le cadre d'une relation de travail durable.
• Une rémunération compétitive, en adéquation avec le marché et les performances.
• Des opportunités de formation et d'évolution professionnelle.
• Un environnement de travail international et dynamique.
• Des avantages sociaux attractifs.
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