Sales Admin Assistant(f/h/n)

Chez Hublo, nous sommes convaincus que les outils digitaux (et l’accompagnement humain) peuvent contribuer à transformer et améliorer le système de santé. Notre vision est de permettre aux établissements de santé de devenir des lieux épanouissants et de libérer du temps aux soignants afin qu’ils puissent se recentrer sur leur mission première : soigner. Pour y parvenir, nous mettons toute notre énergie au service de l’enjeu #1 des établissements de santé : recruter, manager et fidéliser leurs équipes et leurs talents.

C’est dans cette logique que nous développons depuis 2016 une plateforme SaaS RH dédiée au secteur, avec l’ambition de devenir la plateforme RH de référence de la santé. Aujourd’hui, Hublo est utilisé par 6 000 établissements de santé et plus d’un million de professionnels. Certifiée B-Corp et entreprise à mission, Hublo porte une exigence d'impact autant que de performance.

Ton rôle chez Hublo :

• En tant que Sales Admin Assistant, tu joueras un rôle clé dans la gestion administrative des ventes et des processus de facturation.
• Tu seras notamment responsable de la préparation et du suivi des factures, de la gestion administrative des commandes et de la mise à jour des données clients.
• Tu travailleras au quotidien en collaboration avec les équipes Finance, Sales et Customer Success, afin de garantir des opérations fluides, fiables et efficaces.

Tes missions :

• Facturation & gestion des factures : Préparer et émettre les factures conformément aux conditions contractuelles et aux accords clients. Vérifier l'exactitude des factures et identifier les éventuelles anomalies ou divergences. Collaborer avec les équipes internes pour résoudre les écarts de facturation. Garantir l'émission des factures dans les délais et assurer le suivi des validations lorsque nécessaire. Assurer le suivi et l'archivage des factures et avoirs.
• Administration des ventes & gestion des commandes : Accompagner le processus administratif des ventes de bout en bout, de la contractualisation au traitement des commandes. Veiller à la bonne exécution administrative des contrats et des commandes. Participer à l'amélioration et à l'optimisation des workflows liés au traitement des commandes et à l'administration du revenu.
• Suivi des paiements & recouvrement : Suivre les comptes clients et identifier les éventuels retards de paiement. Assurer le suivi des factures impayées auprès des clients et leur transmettre les documents nécessaires. Collaborer étroitement avec l'équipe Finance afin de garantir un suivi fiable et une bonne visibilité sur les encaissements. Contribuer à l'amélioration de l'efficacité du processus de recouvrement et à la réduction du DSO.
• Support client & résolution des problèmes : Être le premier point de contact pour les demandes clients liées à la facturation et à la gestion des commandes. Participer à la résolution des litiges ou problématiques de facturation en apportant les explications et documents nécessaires. Répondre rapidement et efficacement aux demandes afin de garantir un haut niveau de satisfaction client.
• Amélioration continue & conformité : Identifier les éventuelles inefficacités dans les processus et proposer des pistes d'amélioration. Contribuer à l'optimisation des processus de facturation et d'administration des ventes. Participer aux audits en mettant à disposition des données et documents fiables et complets. Utiliser les outils d'IA pour gagner en productivité et améliorer l'efficacité au quotidien.

Hard skills :

• Bonne compréhension des processus de facturation et de l'administration financière.
• Une première expérience avec des outils de CRM, de facturation et de comptabilité.
• Une expérience avec HubSpot, Chargebee et/ou Odoo est un vrai plus.
• Grande rigueur et attention aux détails, notamment dans la gestion des opérations financières.
• Capacité à identifier les erreurs ou incohérences et à les résoudre efficacement.

Soft skills :

• Excellentes capacités de communication, à l'écrit comme à l'oral.
• Bonnes capacités d'analyse et de résolution de problèmes.
• Organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle.
• Capacité à prioriser efficacement dans un environnement dynamique.
• Esprit d'équipe et approche proactive.
• Goût pour l'amélioration continue et l'optimisation des processus.

Comment mesurerons-nous ta réussite ?

• La fiabilité et la ponctualité de la facturation et du traitement des commandes.
• La réduction des erreurs de facturation et des litiges clients.
• L'amélioration de l'efficacité du processus d'encaissement et la réduction du DSO.
• La satisfaction des clients dans le traitement de leurs demandes liées à la facturation.
• La qualité et la fiabilité des données et documents liés à l'administration des ventes et à la facturation.
• Ta contribution à l'amélioration continue des processus et à l'utilisation pertinente des outils d'IA.

L'expérience que nous offrons :

• Mission à impact : notre mission d’améliorer le système de santé t’offre la possibilité d’une carrière à impact.
• Rémunération compétitive : un package salarial par an en fonction de ton expérience.
• Évolution professionnelle : une structure dynamique à taille humaine qui valorise l'initiative et l’engagement.
• Environnement de travail responsable : nous sommes certifiés B-Corp, reconnaissant notre engagement à croître et à nous améliorer continuellement en tant qu'entreprise responsable sur le plan environnemental et social.
• Lieux dynamiques : notre bureau dynamique de la rue de Paradis offre un cadre inspirant.
• Politique de travail hybride : organisation du travail flexible : jusqu'à 10 jours à distance par mois.
• Un onboarding solide : un programme complet qui te guide tout au long de tes premières semaines chez Hublo.
• Cohésion d'équipe : crée des liens solides avec tes collègues grâce à des événements d'équipe réguliers et à un séminaire annuel, garantissant un environnement de travail connecté et collaboratif.

Nous nous soucions également de ton bien-être avec des avantages tangibles :

• Assurance santé Benefiz prise en charge à 70% par Hublo pour les Hublees et leurs enfants.
• Une Swile Card : te donnant accès à 11 €/jour en titres-restaurant, pris en charge à 50 % par l'entreprise.
• Pass Mobilité Durable Worklife : enveloppe annuelle de 520€ pour participer à vos frais de déplacement domicile-travail réalisés en mobilité douce (exemple : abonnement Navigo, location/achat ou entretien/réparation de vélo, etc.).
• Accès à une variété d'activités sportives grâce à notre partenaire Gymlib.

Ton processus de recrutement :

• 1 échange en visio avec Maxime (30 min).
• 1 entretien avec Lucie (1h).
• 1 cas pratique avec Lucie (1h).
• 1 entretien de cultural add avec Rémy et Thibault (1h min).

Hublo s'engage à créer un environnement inclusif pour tous les individus, quels que soient leur origine ethnique, leur sexe, leur orientation sexuelle, leur âge, leur situation de handicap ou leur origine. Au cours de notre processus de recrutement et en interne, nous favorisons l'égalité des chances et célébrons la diversité. Nous savons que postuler à un nouvel emploi peut être à la fois excitant et intimidant, mais ne t’inquiète pas, nous le savons et en tenons compte dans notre accompagnement candidat. Notre équipe de recrutement sera présente à chaque étape du processus.