En un coup d'œil
- Missions: Assurer le secrétariat et la gestion des opérations au sein d'une équipe dynamique.
- Entreprise: Rejoignez l'Hôpital Pitié-Salpêtrière, un établissement de santé renommé.
- Avantages: Formation continue, environnement stimulant et opportunités de carrière.
- Autres infos: Travaillez dans un cadre collaboratif avec une équipe engagée.
- Pourquoi ce job: Contribuez à des missions essentielles tout en développant vos compétences professionnelles.
- Qualifications: Baccalauréat requis, maîtrise des outils informatiques et sens de l'organisation.
Le salaire estimé est compris entre 29700 - 36300 € par an.
MISSIONS GENERALES: Assurer le secrétariat des Ingénieurs Conducteurs d’Opérations, de la Directrice des Grandes Opérations, de la Directrice de la Programmation, de la Responsable du Département Administratif et Financier, ainsi que son Adjointe et de l’Adjointe au Directeur de la Sécurité (pour les formations de toute la DISN). En l’absence de l’Assistante, assurer le secrétariat de la Directrice des Travaux et de la Maintenance, du Directeur Technique du Site, de l’Ingénieur Maintenance, du Directeur de la Sécurité, de son Adjointe, Ingénieure Sécurité Sanitaire Environnement, des Ingénieurs Sécurité, Sécurité Incendie et du Référent Energie. En l’absence de l’Assistante, assurer le secrétariat du Directeur de la DISN.
MISSIONS PERMANENTES:
- Accueil et orientation des personnes
- Gestion, filtrage et répartition des appels téléphoniques
- Organisation, mise à jour et suivi des rendez-vous / réunions dans les agendas électroniques (Outlook)
- Dactylographie, enregistrement, envoi de courriers, comptes rendus et notes de service
- Tri et répartition du courrier papier/mail reçu
- Classement et archivage (informatique/papier)
- Suivi et mise à jour du tableau prévisionnel des congés de la DISN
- Commandes mensuelles des fournitures de la plate-forme logistique (SAP), réception, rangement et gestion du stock
- Commandes auprès des fournisseurs extérieurs (tampons de signature, ouvrages, fournitures de bureaux…), réception, distribution et rangement
- Assure l’organisation, l’inscription et le suivi des formations des agents de la DISN (inscription sur Sharepoint, suivis via HR Access), réservation des salles, envoi des convocations, attestations, etc.
- Prépare les dossiers pour les réunions ou les RDV des directeurs concernés
Missions ponctuelles et spécifiques (liste non exhaustive): Préparation des salles de réunions et mise en place des matériels utilisés.
Profil recherché
LA FORMATION ET/OU LES QUALIFICATIONS REQUISES: Baccalauréat Grade AMA / ACH, via le concours de la fonction publique hospitalière.
LES CONNAISSANCES PARTICULIERES REQUISES: Bonne connaissance du progiciel de Gestion intégré SAP. Bonne maitrise des outils informatiques et bureautiques.
LES QUALITES PROFESSIONNELLES REQUISES: Discrétion et confidentialité, sens de l'organisation, de méthodologie et d'anticipation, qualités relationnelles et esprit d'équipe, dynamisme, maîtrise des outils informatiques: Word, Excel, Powerpoint, Gestime, Gestime Web, SAP, Outlook, Isitrac, Saphir, Smax.
ASSISTANTE DE DIRECTION (F/H) employeur : Hôpital Pitié-Salpêtrière
L'Hôpital Pitié-Salpêtrière est un employeur de choix, offrant un environnement de travail dynamique et collaboratif où les professionnels de la santé peuvent s'épanouir. Avec un engagement fort envers la qualité des soins et le développement des compétences, cet établissement favorise la croissance personnelle et professionnelle de ses employés tout en garantissant un cadre de travail respectueux et inclusif. Situé au cœur de Paris, il offre également des avantages uniques tels que l'accès à des projets institutionnels innovants et une coordination étroite avec divers secteurs hospitaliers.
Coordonnées :
Équipe de recrutement de Hôpital Pitié-Salpêtrière
Conseils d'expert StudySmarter🤫
Voici comment nous pensons que tu pourrais décrocher ASSISTANTE DE DIRECTION (F/H)
✨Plonge dans les réseaux de la fonction publique
Pour maximiser tes chances, connecte-toi avec des groupes et des associations dédiées à la fonction publique. Participe à des forums ou des événements locaux où tu pourras rencontrer des pros du secteur, ça pourrait vraiment faire la différence pour ta visibilité !
✨Sois à l'affût des événements de recrutement
Les salons de l'emploi et les forums de recrutement pour le secteur public sont souvent organisés, notamment autour des périodes de vacance. Prépare-toi à y aller ; c'est une excellente occasion pour rencontrer directement des recruteurs et poser des questions sur les postes disponibles chez Hôpital Pitié-Salpêtrière.
✨Utilise les plateformes dédiées à la fonction publique
N'hésite pas à fouiller dans les sites comme HelloWork ou Pôle Emploi qui ont des sections spécifiques pour les annonces dans le secteur public. Assure-toi que ton profil est à jour et que tu alertes les recruteurs sur ce que tu recherches.
✨Postule directement chez Hôpital Pitié-Salpêtrière
Quand tu trouves une offre qui te plaît, n'oublie pas d'appliquer directement sur le site de Hôpital Pitié-Salpêtrière. C'est souvent là que tu peux trouver les postes les plus récents et, en plus, ça montre ton intérêt direct pour eux !
Nous pensons qu'il te faut ces compétences pour exceller en tant que ASSISTANTE DE DIRECTION (F/H)
Quelques conseils pour ta candidature 🫡
Mets en avant tes compétences en gestion de projet:Dans le secteur public, la capacité à gérer des projets est cruciale. Assure-toi d'inclure des exemples spécifiques qui montrent ta capacité à mener à bien des projets ou des initiatives au sein de ton CV et de ton lettre de motivation.
Soigne ton CV avec des expériences pertinentes:Pour un poste à temps plein dans la fonction publique, il est important de mettre en avant tes expériences de bénévolat ou de stages dans des organismes publics. Montre comment ces expériences t'ont préparé à travailler chez Hôpital Pitié-Salpêtrière.
Sois clair sur tes motivations dans la lettre:Explique pourquoi tu souhaites travailler dans le secteur public. Partage ta passion pour l’intérêt général et comment tu penses pouvoir contribuer à la mission de Hôpital Pitié-Salpêtrière. Cela fera la différence !
N'oublie pas les documents supplémentaires:Si tu as des certificats ou des relevés de notes qui soutiennent ta candidature, n'hésite pas à les inclure. Cela peut renforcer ta position, surtout dans un contexte où la rigueur académique est valorisée dans la fonction publique.
Comment te préparer à un entretien d'embauche chez Hôpital Pitié-Salpêtrière
✨Comprendre les enjeux du secteur public
Avant l'entretien avec Hôpital Pitié-Salpêtrière, assure-toi de bien comprendre les enjeux et les objectifs de la fonction publique. Familiarise-toi avec les politiques et les projets en cours qui pourraient affecter le rôle pour lequel tu postules. Ça va montrer que tu es vraiment intéressé et que tu sais de quoi tu parles.
✨Prépare des scénarios de gestion de crise
Dans le secteur public, les situations imprévues peuvent arriver à tout moment. Prépare-toi à discuter de scénarios où tu devrais gérer une crise ou un conflit. Avoir des exemples concrets de tes expériences passées peut vraiment impressionner ton interviewer et refléter ta capacité à faire face à des situations stressantes.
✨Montre ta motivation pour le service public
En tant que candidat à un poste à temps plein, tu devras démontrer ta passion pour le service public. Prépare un discours sur pourquoi tu souhaites contribuer à la mission de Hôpital Pitié-Salpêtrière et comment tu comptes mettre tes compétences au service de la collectivité. Ça va vraiment compter !
✨Prépare-toi à des questions sur l'éthique
Dans le secteur public, l'éthique est primordiale. Attends-toi à des questions sur des dilemmes éthiques potentiels. Prépare des réponses sur la manière dont tu traiterais des situations complexes tout en respectant les valeurs et les normes de la fonction publique. Cela montrera que tu es aligné avec les attentes du secteur.
