Assistant administratif - h/f in Villabé

Créée en 1991, Ares est un groupe associatif à fort impact social, environnemental et économique, réalisant 60 M€ de produits d’exploitation en 2025. Une vingtaine d’entreprises et structures tremplin le composent aujourd’hui, situées en Ile-de-France essentiellement, en Auvergne-Rhône-Alpes et en Nouvelle Aquitaine. Nos activités couvrent 5 secteurs : logistique, BTP, économie circulaire, numérique, vignes – espaces verts. Notre vocation principale est de favoriser le retour à l’emploi de personnes vulnérables : chômeurs de longue durée, bénéficiaires du RSA, personnes en situation de handicap, primo-arrivants. Notre conviction : personne n’est inemployable. Nous favorisons ainsi la remobilisation de 4 500 personnes par an, accompagnées grâce à des parcours vers l’emploi permettant de restaurer leur confiance et leur autonomie. Notre action s’ancre dans des valeurs fortes d’engagement, de bienveillance, d’esprit d’équipe, de confiance et de professionnalisme. Et depuis 2022, nous sommes labellisés Great Place to Work.

Au sein du Groupe, LOG 'INS est une Joint-Venture Sociale créée en 2011 avec l’entreprise GXO, l’un des principaux fournisseurs mondiaux de solutions logistiques. Log’ins commercialise des prestations de logistique fine (e-commerce, publi-promotionnelle et co-packing) via 3 établissements : Villabé (91), Lieusaint (77), Saint-Vulbas (01). En 2024, Log’Ins réalisait au global un CA consolidé de 11,4 M€ et accompagnait au global près de 300 personnes en situation de handicap.

Log’ins 91 recherche aujourd’hui un(e) assistant(e) administratif(ve).

À propos du poste

Ce poste est fait pour vous si :

• Vous êtes polyvalent.e et vous vous adaptez rapidement aux besoins de plusieurs équipes administratives.
• Vous faites preuve de flexibilité et souhaitez intervenir sur des établissements variés, découvrir plusieurs environnements de travail.
• Vous souhaitez participer à un projet humain et donner sens à votre travail.

Log’ins - Villabé (91) est responsable depuis près de 15 ans, du stockage et de la préparation de commande de 1,2 millions de livres d’occasion (client principal de l’établissement). Son équipe est composée de 23 salariés permanents et accompagne 84 salariés en insertion, répartis entre Villabé et un implant client au Chilly-Mazarin (91).

Missions :

• Effectuer l’accueil et le secrétariat administratif de la structure :
• Prendre en charge l’accueil téléphonique et physique et l’orientation des personnes.
• Assurer le secrétariat administratif : gestion du courrier (dont boîte mail), rédaction de correspondances, mise à jour, classement des dossiers, etc.
• Le cas échéant, réceptionner les candidatures de salarié.es en insertion, inviter les candidat.es aux sessions de recrutement et, lors de celles-ci, collecter les documents nécessaires à la constitution de leur dossier.
• S’assurer de la bonne transmission des informations du planning aux salariés (permanents et en insertion).
• Assurer le suivi administratif du personnel de l’établissement :
• Constituer les dossiers administratif et informatique pour chaque nouveau collaborateur entrant dans la structure (permanent et en insertion).
• Transmettre les documents aux différents interlocuteurs internes (dossiers, contrats, Pass IAE, etc.).
• Assurer le suivi administratif du personnel (permanent et insertion) : effectuer les démarches nécessaires à l’embauche, au parcours et à la sortie du personnel (DPAE, inscription au registre du personnel, visite médicale et mutuelle, etc.).
• Pour le personnel en parcours d’insertion : éditer les contrats initiaux et avenants de renouvellement de contrat, si nécessaire.
• Réaliser mensuellement la saisie des éléments variables de paie (congés, absences, justificatifs...) dans notre logiciel de gestion. Puis, transmettre les informations aux gestionnaires de paie.
• Assurer le suivi et l’archivage de tous les justificatifs relatifs aux éléments de paie.
• Imprimer, mettre sous pli les bulletins de paie et assurer la distribution aux collaborateurs concernés.
• Aider l’équipe sociale dans les démarches administratives simples des salariés en insertion.

Profil recherché

• Formation : Formation supérieure dans les domaines de l’assistanat administratif ou de direction, la gestion des ressources humaines ou l’administration du personnel.
• Expérience : Expérience souhaitée à des postes similaires de 3 ans minimum, idéalement dans une structure de type insertion par l’activité économique (SIAE).
• Compétences et qualités personnelles :
• Gestion et rédaction de documents RH : contrats, avenants.
• Récolter et saisir les éléments variables de la paie dans un logiciel de gestion.
• Grandes capacités de flexibilité, d’agilité et d’adaptabilité (support de 3 sites logistiques différents, dont un en distanciel).
• Bonnes compétences rédactionnelles et relationnelles : capacité de communication écrite et orale.
• À l’aise avec les outils numériques, plus particulièrement du pack office : Excel (réalisation de TCD, saisie de données, formules…), Word, Outlook, etc.
• Grandes capacités d’organisation et de polyvalence.
• Faire preuve de rigueur, d’autonomie et de proactivité.
• Sens et respect de la confidentialité.
• Capacité à travailler en équipe et à interagir avec des partenaires / interlocuteurs variés.
• Bienveillance et sens de l’écoute.
• Forte adhésion au Projet Social d’Ares et plus particulièrement au projet de Log’ins, sens de l’engagement et esprit d’équipe.

Rémunération & Avantages salariaux :

• CDD de 3 mois, statut Employé.
• Entre 2 136 € brut mensuel + prime collective annuelle en fonction des résultats du Groupe.
• 39h hebdomadaire.
• Lieu de travail : Villabé (91).
• 6,5 jours de RTT par an + 5 semaines de congés payés, au prorata du temps de travail effectif.
• Titre restaurant de 10,50 € par jour travaillé + mutuelle familiale (dont 60% à la charge de l'employeur).