Assistant institutionnel (H/F)

Et si votre prochain poste vous plaçait au cœur de la vie mutualiste ? Vous souhaitez mettre vos qualités d’organisation, de rédaction et de coordination au service d’un environnement où les élus participent aux décisions et à la relation avec les sociétaires ? Rejoignez Groupama Antilles Guyane, acteur majeur de l’assurance sur le territoire, et découvrez le fonctionnement concret d’un modèle mutualiste.

Rattaché(e) à l’Animateur Institutionnel, vous contribuez à la préparation et au bon fonctionnement des instances mutualistes. Vous assurez un rôle central de coordination, de communication et de soutien administratif dans les relations institutionnelles de l’entreprise.

• Préparer et accompagner les instances mutualistes :

• Vous contribuez à l’organisation et au suivi des conseils, assemblées, commissions et autres réunions institutionnelles.
• Préparez les aspects logistiques et administratifs des réunions ;
• Prenez en charge et suivez les réservations pour les élus et l’Animateur institutionnel ;
• Rédigez et diffusez les convocations, comptes rendus et supports de présentation ;
• Assurez la mise à jour des bases de données des élus et représentants mutualistes.

• Contribuer à la communication institutionnelle :

• Vous participez à la conception et à la diffusion des supports de communication destinés aux élus et aux partenaires institutionnels.
• Vous contribuez également à l’organisation d’événements institutionnels tels que des rencontres territoriales, forums ou conférences, tout en veillant à la cohérence des messages diffusés avec les valeurs mutualistes.

• Assurer le suivi administratif et le reporting :

• Suivez les tableaux de bord de l’activité institutionnelle ;
• Gérez les courriers, demandes et sollicitations des élus ou partenaires ;
• Participez à la veille documentaire et réglementaire sur les sujets institutionnels.

• Faciliter la coordination entre les différents interlocuteurs :

• En lien avec les directions métiers : Vous recueillez les informations nécessaires à la préparation des instances et facilitez leur circulation entre les services et les représentants mutualistes.
• Vous contribuez également à la coordination des actions transverses impliquant les élus.

• Participer activement à la vie mutualiste :

• Vous représentez l’animation institutionnelle lors d’événements internes ou externes et contribuez à valoriser l’engagement mutualiste auprès des collaborateurs.
• Au-delà du suivi opérationnel, vous êtes force de proposition pour renforcer le lien entre les instances mutualistes et les équipes opérationnelles.

Vous êtes titulaire d’une formation de type Bac+3 à Bac+4 en gestion, droit, sciences politiques, communication ou équivalent, et justifiez d’au moins 2 ans d’expérience dans une fonction d’assistanat, de coordination ou de gestion administrative. Une expérience dans un environnement institutionnel, mutualiste, associatif ou auprès d’instances de gouvernance sera particulièrement appréciée.

Vous avez idéalement déjà contribué à la préparation ou à l’organisation d’un conseil d’administration ou d’une assemblée générale et en comprenez les principaux mécanismes de fonctionnement et de décision. Vous disposez d’excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse et maîtrisez Word, Excel, PowerPoint ainsi que les outils collaboratifs et d’IA. Vous savez produire des documents fiables, structurés et directement exploitables.

Organisé(e), rigoureux(se) et autonome, vous faites preuve d’initiative, de discrétion et de diplomatie. Votre aisance relationnelle, votre sens de l’écoute et votre capacité à travailler en transversalité vous permettent d’interagir avec des interlocuteurs variés.