Assistant institutionnel (H/F)

Assurer le suivi administratif et le reporting.

Votre future entreprise en quelques mots : Assureur mutualiste implanté aux Antilles-Guyane depuis plus de 40 ans, réalisant un chiffre d'affaires de plus de 86,9 millions d'euros. Groupama Antilles-Guyane propose des solutions d'assurance Dommages Aux Biens et d'assurance Vie, simples, adaptées et accessibles à tous. Groupama Antilles-Guyane, ce sont 216 collaborateurs, 125 administrateurs et 18 agences réparties en Guadeloupe, Martinique et Guyane au service de ses 62 566 sociétaires composées de particuliers, professionnels, entreprises, collectivités et agriculteurs.

Vos futures missions :

• Préparer et accompagner les instances mutualistes : organisation et suivi des conseils, assemblées, commissions et autres réunions institutionnelles.
• Préparer les aspects logistiques et administratifs des réunions.
• Prendre en charge et suivre les réservations pour les élus et l’Animateur institutionnel.
• Rédiger et diffuser les convocations, comptes rendus et supports de présentation.
• Assurer la mise à jour des bases de données des élus et représentants mutualistes.

Contribuer à la communication institutionnelle :

• Participer à la conception et à la diffusion des supports de communication destinés aux élus et aux partenaires institutionnels.
• Contribuer à l’organisation d’événements institutionnels tels que des rencontres territoriales, forums ou conférences.

Assurer le suivi administratif et le reporting :

• Suivre les tableaux de bord de l’activité institutionnelle.
• Gérer les courriers, demandes et sollicitations des élus ou partenaires.
• Participer à la veille documentaire et réglementaire sur les sujets institutionnels.

Faciliter la coordination entre les différents interlocuteurs :

• Recueillir les informations nécessaires à la préparation des instances et faciliter leur circulation entre les services et les représentants mutualistes.
• Contribuer à la coordination des actions transverses impliquant les élus.

Participer activement à la vie mutualiste :

• Représenter l’animation institutionnelle lors d’événements internes ou externes.
• Contribuer à valoriser l’engagement mutualiste auprès des collaborateurs.

Avantages :

• Mutuelle et prévoyance.
• Tickets restaurant.
• Intéressement et participation.
• Dispositifs d’épargne salariale.
• Avantages CSE.
• Télétravail accessible selon les conditions définies au sein de l’entreprise.

Vous vous reconnaissez dans ce profil ? Vous êtes titulaire d’une formation de type Bac+3 à Bac+4 en gestion, droit, sciences politiques, communication ou équivalent, et justifiez d’au moins 2 ans d’expérience dans une fonction d’assistanat, de coordination ou de gestion administrative. Une expérience dans un environnement institutionnel, mutualiste, associatif ou auprès d’instances de gouvernance sera particulièrement appréciée. Vous avez idéalement déjà contribué à la préparation ou à l’organisation d’un conseil d’administration ou d’une assemblée générale et en comprenez les principaux mécanismes de fonctionnement et de décision. Vous disposez d’excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse et maîtrisez Word, Excel, PowerPoint ainsi que les outils collaboratifs et d’IA. Vous savez produire des documents fiables, structurés et directement exploitables. Organisé(e), rigoureux(se) et autonome, vous faites preuve d’initiative, de discrétion et de diplomatie. Votre aisance relationnelle, votre sens de l’écoute et votre capacité à travailler en transversalité vous permettent d’interagir avec des interlocuteurs variés.