Office Manager in Toulouse

Europa Organisation recherche un Office Manager pour assurer la gestion et le bon fonctionnement de ses 1 555 m² de bureaux toulousains, afin d'offrir un environnement de travail agréable à plus de 200 collaborateurs.

Votre mission est triple :

• Contribuer à la création d’un environnement de travail fonctionnel et chaleureux pour les plus de 200 collaborateurs qui viennent travailler régulièrement dans ces bureaux ;
• Préparer les malles envoyées sur congrès ;
• Assurer ponctuellement de l’assistanat de Direction.

1. Gestion des locaux et vie de bureau :

• Suivi de la maintenance des locaux, pilotage des interventions nécessaires (travaux planifiés ou urgences) ;
• Relation avec le propriétaire / syndic de l’immeuble ;
• Gestion des équipements (copieurs, fontaines à eau, alarme …), des stocks de consommables (café, papier, fournitures, etc.) et de matériels (mobilier à remplacer, etc.) ;
• Suivi des contrats prestataires, vérification et suivi de la facturation afférente ;
• Sécurité et conformité : mise en place des mesures de sécurité appropriées telles que les formations incendie, pilotage des exercices d’évacuation ;
• Accueil physique des visiteurs et des nouveaux arrivants ;
• Maintien en bon ordre des espaces partagés et des salles de réunion ;
• Support ponctuel à l’équipe communication dans l’organisation de moments conviviaux (matinées d’intégration, petits déjeuners …).

2. Préparation des malles congrès :

• Suivi du calendrier des congrès, organisation de la récolte des besoins en matériel des équipes opérationnelles ;
• Préparation des malles, communication continue avec les équipes pour valider le contenu ;
• Envoi des malles sur congrès : suivi des envois avec les transporteurs, gestion des sujets de douane ;
• Retour des malles : suivi du transport, rangement du matériel et des consommables ;
• Gestion quotidienne du courrier (ouverture, numérisation des courriers reçus et envoi aux destinataires concernés) ;
• Support à la Direction générale pour l’organisation de réunions (gestion de l’agenda, réservation de salles) et de déplacements (réservation de billets, taxis, etc.).

Votre profil :

• Vous justifiez d’au moins 3 ans d’expérience sur un poste similaire (office management ou services généraux).
• Organisé(e) et rigoureux(se), dynamique et proactif(ve), vous savez gérer plusieurs sujets en parallèle et êtes orienté(e) solution(s).
• Interlocuteur(rice) privilégié(e) de la Direction Générale, des équipes opérationnelles et des prestataires, vous avez une excellente communication écrite et orale et un grand sens du service.
• Vous maîtrisez le Pack Office et les sujets techniques liés aux bâtiments.
• La maîtrise de l’anglais serait un plus.

Compétences techniques :

• Vous avez déjà assuré la gestion d'un bâtiment de bureaux et de ses services généraux.
• Vous maîtrisez la gestion technique des bâtiments et le suivi des interventions des prestataires.
• Vous veillez au respect des règles de sécurité et assurez le suivi des contrôles réglementaires du bâtiment.
• Vous êtes à l'aise avec la gestion administrative.
• Vous savez assurer le suivi logistique des équipements, du matériel et des expéditions nécessaires au bon fonctionnement de l'activité.

Les avantages :

• Six semaines de congés payés.
• 11 jours de RTT par an en plus des congés.
• Une mutuelle familiale très avantageuse.
• Une prévoyance prise en charge à 100%.
• Une carte Ticket Restaurant prise en charge à 50%.
• Des bureaux conviviaux en plein cœur de Toulouse et Paris.
• Votre abonnement aux transports publics pris en charge à 50%.