En un coup d'œil
- Missions: Gère les affaires médicales et assure le suivi administratif du personnel médical.
- Entreprise: Établissement de Psychiatrie du Var, un lieu dynamique et engagé.
- Avantages: Travail en équipe, horaires flexibles et opportunités de développement professionnel.
- Autres infos: Ambiance collaborative avec des possibilités d'évolution de carrière.
- Pourquoi ce job: Contribue à la santé mentale tout en développant tes compétences administratives.
- Qualifications: Bac à bac + 2 en administration, expérience souhaitée en gestion des affaires médicales.
Le salaire estimé est compris entre 31500 - 38500 € par an.
Etablissement de Psychiatrie du Var (Pierrefeu-du-Var)
Date de limite de candidatures : 15 nov. 2026
Détails de l’offre :
Contrat : CDD; CDI; Détachement; Mutation
Descriptif :
L'EPSY VAR recrute pour son service Affaires Médicales, Un(e) Gestionnaire.
- Gestion administrative et paie du personnel médical :
- RECRUTEMENT ET INTEGRATION :
- Constitution du dossier administratif et vérification des documents obligatoires du médecin en fonction de son statut
- Rédaction des contrats et conventions
- Recrutement et accompagnement des médecins étrangers (titres de séjour, autorisations de travail, diplômes, inscription à l'ordre des médecins, certificats de scolarité)
- Préparation des arrivées des internes et des étudiants
- GESTION ADMINISTRATIVE DE LA CARRIERE :
- Établissement des courriers, attestations, décisions de nomination
- Changements de grades et d'échelon
- Gestion des positions statutaires : congés, maladie, accident de travail, maternité, disponibilité, détachement, mise à disposition, paternité, temps partiel, congés parentaux
- Accueil et explication aux médecins des données et caractéristiques de leur situation administrative
- Recueil et vérification des éléments constitutifs du dossier individuel des médecins
- Gestion des changements d'affectation et des incidences sur la rémunération
- Classement et archivage des documents dans les dossiers
- GESTION DE LA PAIE :
- Contrôle et saisie des tableaux de service et variables de paie (déplacements, garde et astreintes)
- Vérification de la paie en collaboration avec la deuxième gestionnaire des affaires médicales
- Établissement des titres de recettes, attestations de salaires
- Suivi du temps de travail médical :
- Suivi quotidien des congés, récupérations et absences : congés annuels, RTT, récupérations d'astreintes, congés maladies, compte épargne temps, temps additionnel, etc.
- Suivi des mouvements (quotité de temps de travail, changements affectations)
- Gestion des tableaux de service : réception, vérification, traitement, enregistrement et lien avec la paie
- Gestion des tableaux de gardes et astreintes : réception des différents plannings, vérification de leur cohérence, élaboration du tableau mensuel prévisionnel, traitement des modifications en cours de mois et élaboration du tableau réel en lien avec la paie
- Suivi des changements de gardes et astreintes des tableaux hebdomadaires.
- Formation médicale continue :
- Constitution des dossiers de remboursement des frais de formation continue du personnel médical
- Réception des demandes de formation, vérification de leur conformité, enregistrement, traitement et suivi budgétaire
- Suivi des missions de formation et du DPC
- Administration générale et suivi documentaire :
- Rédaction de courriers administratifs
- Archivage du dossier médecins
- Gestion des conventions relatives au personnel médical (activité d'intérêt général, mise à disposition)
- Élaboration des titres de recettes pour les demandes de remboursements AIG et mise à disposition des praticiens auprès d'autres établissements
- Gestion des tableaux de bord RH médicaux et suivi des CET
- Suivi des absences maladies, formalités avec les organismes de sécurité sociale
- Suivi des demandes de remboursement de frais de déplacements
HORAIRES DE TRAVAIL : Base de 38h hebdomadaires, amplitude horaire de 07h36 par jour, du lundi au vendredi
CONDITIONS PARTICULIERES : Travail sur des délais stricts (paie, contrats, permanence de soins). Respect du secret professionnel
COMPETENCES :
- SAVOIR FAIRE ET SAVOIRS ETRE :
- Bac à bac + 2 dans le domaine administratif
- Connaissance de l'administration publique et du fonctionnement d'un hôpital
- Expérience en gestion des affaires médicales ou ressources humaines souhaitée
- Connaissance des statuts des personnels médicaux et connaissance des principes de la paie
- Bureautique et informatique
- Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et Internet pour la gestion administrative
- Maîtriser les logiciels de gestion des affaires médicales (dossiers médecins, paie, plannings, absences)
- Saisir, mettre à jour et extraire des données pour le suivi des dossiers individuels et des tableaux de bord RH
- Secrétariat :
- Rechercher et accéder efficacement à l'information administrative et réglementaire
- Rédiger différents types de documents : contrats, conventions, courriers administratifs, décisions de nomination, attestations
- Mettre à jour et organiser les dossiers individuels du personnel médical, assurer leur archivage et leur suivi quotidien
- Communication et information :
- Informer et conseiller les médecins, internes et l'encadrement sur les éléments liés à leur dossier individuel ou à leur situation administrative, en respectant la confidentialité
- Traiter ou orienter les demandes de renseignements administratifs
- Remonter à la hiérarchie les difficultés rencontrées et proposer des solutions pour améliorer le suivi des dossiers
- Gestion et organisation :
- Gérer les priorités et hiérarchiser les activités pour respecter les délais (paie, contrats, permanences de soins)
- Analyser de manière critique les informations et les données transmises
- Collaborer avec le service de la paie et les autres services (DRH, secrétariats médicaux, finances) pour garantir la cohérence et l'exactitude des dossiers
- Tenir un échéancier pour les différentes actions administratives et suivre les procédures internes
- Classer et organiser les documents pour assurer la continuité de l'information selon les méthodes internes
- Suivre quotidiennement les dossiers en instance et adapter les procédures selon les exigences hiérarchiques
Qualités relationnelles : Travail en équipe, écoute active, respect
Comportements professionnels : Fiabilité, rigueur, autonomie, discrétion et respect de la confidentialité
Capacité à anticiper, à analyser, à alerter et à être force de proposition
PRISE DE POSTE : DÈS QUE POSSIBLE
Personne à contacter : GENNARO Elodie
Téléphone : 04.94.14.68.30
Email : recrutement@ch-pierrefeu.fr
Etablissement : Etablissement de Psychiatrie du Var, Quartier Barnencq, 83390 Pierrefeu-du-Var
GESTIONNAIRE DES AFFAIRES MEDICALES in Pierrefeu-du-Var employeur : Etablissement de Psychiatrie du Var
EHP Var est un employeur de choix, offrant un environnement de travail stimulant et bienveillant au sein d'un établissement de santé public. En tant qu'Enseignant APA, vous bénéficierez d'opportunités de développement professionnel continu, tout en contribuant à des projets significatifs qui favorisent la réhabilitation et l'inclusion sociale des patients. Notre culture d'équipe valorise la collaboration et le respect, garantissant ainsi une expérience enrichissante pour tous nos employés.
Coordonnées :
Équipe de recrutement de Etablissement de Psychiatrie du Var
Conseils d'expert StudySmarter🤫
Voici comment nous pensons que tu pourrais décrocher GESTIONNAIRE DES AFFAIRES MEDICALES in Pierrefeu-du-Var
✨Connexions avec les cliniciens
Dans le domaine de la médecine humaine, il est crucial d'aller à la rencontre de professionnels de la santé via des conférences et des séminaires. Ces événements nous permettent de créer des liens avec des cliniciens et des chercheurs qui pourraient nous aider à décrocher notre poste chez Etablissement de Psychiatrie du Var.
✨Mise en valeur de notre expérience
Si tu as fait des stages ou des recherches précédentes, n'hésite pas à en parler lors de tes entretiens. Montre comment ton expérience peut être un atout unique pour GESTIONNAIRE DES AFFAIRES MEDICALES. On veut voir comment tu pourrais t’intégrer au sein de l'équipe de Etablissement de Psychiatrie du Var !
✨Réseautage avec des anciens de ta fac
Fais le tour de ton réseau universitaire ! Les anciens élèves de ton école peuvent avoir des liens avec des établissements médicaux ou des cliniques. Une petite discussion informelle peut ouvrir des portes pour un emploi à temps plein chez Etablissement de Psychiatrie du Var.
✨N'hésite pas à postuler directement
Avec l'essor du numérique, de nombreuses offres dans la médecine humaine sont publiées directement sur des sites spécialisés. Assure-toi de consulter régulièrement le site de Etablissement de Psychiatrie du Var et de postuler dès qu'une offre te convient. Plus on s'y prend tôt, mieux c'est !
Nous pensons qu'il te faut ces compétences pour exceller en tant que GESTIONNAIRE DES AFFAIRES MEDICALES in Pierrefeu-du-Var
Quelques conseils pour ta candidature 🫡
Mets en avant ton expérience médicale !:Dans le domaine de la médecine humaine, c'est super important de montrer tes stages ou expériences passés. Mentionne aussi les projets de recherche ou bénévoles en lien avec la santé, cela fera la différence dans ta candidature chez Etablissement de Psychiatrie du Var.
Rédige une lettre de motivation inspirante:Pour un poste à temps plein, il est crucial d’expliquer pourquoi tu souhaites travailler dans le domaine médical et ce qui te motive chez Etablissement de Psychiatrie du Var. Sois sincère et partage ton parcours afin de montrer ta passion pour la médecine humaine.
Soutiens tes compétences par des certifications:Si tu as des certifications spécifiques (comme des cours en éthique médicale ou en pratiques cliniques), n'hésite pas à les inclure dans ton CV. Cela démontre que tu es proactif dans ton apprentissage et que tu veux vraiment exceller dans ce domaine.
Soigne la présentation de ton CV:Assure-toi que ton CV est clair et bien structuré. Utilise des sections distinctes pour l’expérience, la formation et les compétences. Et n’oublie pas de mettre un petit plus ! Par exemple, si tu as participé à des conférences ou obtenu des prix, mets-les au première plan.
Comment te préparer à un entretien d'embauche chez Etablissement de Psychiatrie du Var
✨Prépare-toi aux cas cliniques !
Dans le domaine de la médecine humaine, on s'attend à ce que tu sois capable de gérer des situations cliniques concrètes. Entraîne-toi à résoudre des cas cliniques : ils sont souvent au programme durant les entretiens. Mets-toi dans la peau d'un professionnel et réfléchis à comment tu pourrais aborder un problème de santé.
✨Montre ton expérience avec les outils médicaux
Soyons clairs, la maîtrise des outils médicaux et des techniques de diagnostic est primordiale. Prépare-toi à discuter de ton expérience avec ces outils lors de l'entretien. Si tu as déjà utilisé des équipements spécifiques ou des logiciels médicaux, n'hésite pas à les mentionner, cela peut vraiment faire la différence.
✨Communique ta passion pour le soin
Comme il s'agit d'un poste à temps plein en médecine humaine, il est important de montrer ta passion pour votre métier. Prépare des exemples de la manière dont tu as aidé des patients ou comment tu as géré des situations délicates. Les employeurs veulent voir que tu as non seulement les compétences techniques, mais aussi l'empathie nécessaire.
✨Pose des questions sur la culture de bienveillance
Ne te contente pas de répondre aux questions, utilise cet entretien pour évaluer l'environnement de travail. Pose des questions sur l'approche de l'équipe envers le bien-être des patients et comment ils valorisent le travail collaboratif. Cela montre ton intérêt pour la culture de l'entreprise et ton désir de te projeter dans un environnement qui t'apaise.
