En un coup d'œil
- Missions: Assister dans la gestion des relations publiques et des projets patrimoniaux.
- Entreprise: UDAP Auvergne Rhône Alpes, engagée pour la préservation du patrimoine.
- Avantages: Travail en équipe, développement de compétences et impact sur l'architecture.
- Autres infos: Environnement dynamique avec des opportunités de collaboration et d'apprentissage.
- Pourquoi ce job: Contribuez à la valorisation du patrimoine tout en développant vos compétences administratives.
- Qualifications: Compétences en communication, maîtrise des outils informatiques et sens de l'organisation.
Le salaire estimé est compris entre 24750 - 30250 € par an.
Placé sous l'autorité directe du chef de service, l'agent sera chargé des missions suivantes:
1-Responsable des relations avec le public:
- réceptionner les demandes du public, analyse des sollicitations, priorisation, réponses directes (de premier niveau, éclairage sur les procédures) , réorientation vers le pôle technique, échange avec l'équipe d'encadrement ;
- assurer la gestion courante du service et de sa boite fonctionnelle, relais pour démarche simplifiée (avant-projet, autre) ;
- assurer les missions transverses avec les autres administrations ;
- assurer la gestion batimentaire (locaux du service) , intendance et logistique.
2-Assistance des ABF sur le département et avec l'UDAP 74
- assurer la gestion des plannings, organisation de réunions externes (sujets sur le patrimoine, l'architecture, l'urbanisme) ;
- être un appui des encadrants et un lien avec l'ensemble de l'équipe sur tout sujet d'organisation, de cohésion ;
- accompagner le chef de service sur l'action en inter-service, en lien avec son homologue du site 74, y compris médiation RH interne, relais DRAC et de ses services, les relations avec le corps préfectoral, les élus et le milieu de l'architecture ;
- facilitation sur l'activité Chorus, aide à la synthèse de notes, rapports annuels et bilan d'activités,
- assurer la pré-analyse de tous types de dossiers et rédaction de courriers.
- 3-Collaborations techniques et référent administratif sur le volet patrimonial:
- préparer et assurer le suivi de la programmation sur l'entretien sur MH n'appartenant pas à l'État avec le pôle technique ;
- assurer l'élaboration du budget prévisionnel d'entretien sur MH État et suivi d'exécution en lien avec la CRMH ;
- saisir les demandes d'achats sur Chorus formulaires, vérification de services faits et préparer les paiements pour l'entretien des 3 monuments de l'État ;
- assurer la coordination des activités (réunions, ordre du jour, compte-rendu…) et des réunions techniques liées aux MH et précisément aux 3 cathédrales avec la CRMH dont la cellule travaux-marché, accompagnement des ABF pour la relation avec les entreprises, lien avec le CMN concernant les droits de recette sur les occupations de cathédrales et les demandes accessoires ;
- collaboration sur les dispositifs interministériels et les dossiers de subventions pilotés en préfecture ;
- enregistrer, assurer le suivi des dossiers patrimoniaux pour le conseil départemental de Savoie, la fondation du patrimoine, la préfecture, leurs référents en lien avec les techniciens concernés et l'ABF responsable sectoriel ;
- assurer le suivi de la chaîne des avis sur l'urbanisme, des modalités numériques, migration des dossiers, interface avec les collectivités ;
- être responsable du classement des dossiers numériques, archivage général, responsable bibliothèque ;
- coordination des statistiques, bilan annuel ;
- relations avec le service communication de la DRAC (JEP, etc) et aide à l'élaboration de documents
- Conditions particulières d'exercice
- \"Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
- possibilités de déplacement pour les réunions en collectivités ou sur le terrain
- contact permanent auprès du public
- astreinte aux délais de réponse aux sollicitations
- adaptabilité et polyvalence en cas de nécessité de service\"
- Profil recherché
\"Compétences techniques
- maîtrise des applicatifs, des outils informatiques standards et spécifiques (maîtrise traitement de texte, tableur et statistiques, présentation, messagerie Outlook Patronum, Open ADS, notion de SIG)
- maîtrise des outils collaboratifs: plateformes type Resana
- maîtrise des pratiques de rédaction administrative
- maîtrise des techniques de communication écrite et orale
- maîtrise de l'environnement professionnel d'une UDAP (missions et activités, réglementation du travail)
- connaissance des codes du patrimoine et de l'urbanisme
- maîtrise des représentations dans l'espace (plans, lecture des façades, vues 2D, 3D…)
Savoir-faire
- analyser une demande
- accompagner toute sollicitation d'un usager dans une approche globale sur le plan administratif
- savoir communiquer et s'adapter à l'interlocuteur
- hiérarchiser les priorités au sein des missions, planifier, orienter
- participer et créer du lien au sein de l'équipe, accompagner les initiatives collaboratives
- comprendre et mettre en oeuvre une réglementation, une procédure
- organiser le classement et la gestion documents (format papier / numérique) , archiver.
Savoir-être
- aptitude à travailler en équipe, sens des relations humaines
- rigueur et autonomie
- anticipation et sens de l'initiative
- réactivité
- capacité d'adaptation
- sens de l'analyse et esprit de synthèse\"
- Présentation de Drac Auvergne Rhône Alpes
\"L'Unité Départementale de l'Architecture et du Patrimoine (UDAP) participe à la promotion de la qualité patrimoniale, architecturale et urbaine.
Elle veille à la préservation et à la mise en valeur des espaces protégés (abords de monuments historiques, sites patrimoniaux remarquables) .
Avec d'autres services de l'État en région, elle participe à la gestion des sites protégés et paysages, à l'aménagement du territoire et aux réglementations concernant l'urbanisme, l'environnement et le cadre de vie, dans un objectif de qualité durable des espaces urbains et naturels.
#J-18808-Ljbffr
Assistant administratif UDAP 73-74 (H/F) in La Motte-Servolex employeur : Drac Auvergne Rhône Alpes
Drac Auvergne Rhône Alpes offre un environnement de travail dynamique où les employés sont impliqués dans des missions variées liées à la gestion du patrimoine et de l'urbanisme. Les postes proposés permettent une forte interaction avec le public et les acteurs institutionnels, favorisant ainsi le développement professionnel et la cohésion d'équipe. L'organisation valorise la collaboration inter-services et offre des opportunités de formation continue.
Coordonnées :
Équipe de recrutement de Drac Auvergne Rhône Alpes
Conseils d'expert StudySmarter🤫
Voici comment nous pensons que tu pourrais décrocher Assistant administratif UDAP 73-74 (H/F) in La Motte-Servolex
✨Plonge dans les réseaux de la fonction publique
Pour maximiser tes chances, connecte-toi avec des groupes et des associations dédiées à la fonction publique. Participe à des forums ou des événements locaux où tu pourras rencontrer des pros du secteur, ça pourrait vraiment faire la différence pour ta visibilité !
✨Sois à l'affût des événements de recrutement
Les salons de l'emploi et les forums de recrutement pour le secteur public sont souvent organisés, notamment autour des périodes de vacance. Prépare-toi à y aller ; c'est une excellente occasion pour rencontrer directement des recruteurs et poser des questions sur les postes disponibles chez Drac Auvergne Rhône Alpes.
✨Utilise les plateformes dédiées à la fonction publique
N'hésite pas à fouiller dans les sites comme HelloWork ou Pôle Emploi qui ont des sections spécifiques pour les annonces dans le secteur public. Assure-toi que ton profil est à jour et que tu alertes les recruteurs sur ce que tu recherches.
✨Postule directement chez Drac Auvergne Rhône Alpes
Quand tu trouves une offre qui te plaît, n'oublie pas d'appliquer directement sur le site de Drac Auvergne Rhône Alpes. C'est souvent là que tu peux trouver les postes les plus récents et, en plus, ça montre ton intérêt direct pour eux !
Nous pensons qu'il te faut ces compétences pour exceller en tant que Assistant administratif UDAP 73-74 (H/F) in La Motte-Servolex
Quelques conseils pour ta candidature 🫡
Mets en avant tes compétences en gestion de projet:Dans le secteur public, la capacité à gérer des projets est cruciale. Assure-toi d'inclure des exemples spécifiques qui montrent ta capacité à mener à bien des projets ou des initiatives au sein de ton CV et de ton lettre de motivation.
Soigne ton CV avec des expériences pertinentes:Pour un poste à temps plein dans la fonction publique, il est important de mettre en avant tes expériences de bénévolat ou de stages dans des organismes publics. Montre comment ces expériences t'ont préparé à travailler chez Drac Auvergne Rhône Alpes.
Sois clair sur tes motivations dans la lettre:Explique pourquoi tu souhaites travailler dans le secteur public. Partage ta passion pour l’intérêt général et comment tu penses pouvoir contribuer à la mission de Drac Auvergne Rhône Alpes. Cela fera la différence !
N'oublie pas les documents supplémentaires:Si tu as des certificats ou des relevés de notes qui soutiennent ta candidature, n'hésite pas à les inclure. Cela peut renforcer ta position, surtout dans un contexte où la rigueur académique est valorisée dans la fonction publique.
Comment te préparer à un entretien d'embauche chez Drac Auvergne Rhône Alpes
✨Comprendre les enjeux du secteur public
Avant l'entretien avec Drac Auvergne Rhône Alpes, assure-toi de bien comprendre les enjeux et les objectifs de la fonction publique. Familiarise-toi avec les politiques et les projets en cours qui pourraient affecter le rôle pour lequel tu postules. Ça va montrer que tu es vraiment intéressé et que tu sais de quoi tu parles.
✨Prépare des scénarios de gestion de crise
Dans le secteur public, les situations imprévues peuvent arriver à tout moment. Prépare-toi à discuter de scénarios où tu devrais gérer une crise ou un conflit. Avoir des exemples concrets de tes expériences passées peut vraiment impressionner ton interviewer et refléter ta capacité à faire face à des situations stressantes.
✨Montre ta motivation pour le service public
En tant que candidat à un poste à temps plein, tu devras démontrer ta passion pour le service public. Prépare un discours sur pourquoi tu souhaites contribuer à la mission de Drac Auvergne Rhône Alpes et comment tu comptes mettre tes compétences au service de la collectivité. Ça va vraiment compter !
✨Prépare-toi à des questions sur l'éthique
Dans le secteur public, l'éthique est primordiale. Attends-toi à des questions sur des dilemmes éthiques potentiels. Prépare des réponses sur la manière dont tu traiterais des situations complexes tout en respectant les valeurs et les normes de la fonction publique. Cela montrera que tu es aligné avec les attentes du secteur.
