En un coup d'œil
- Missions: Assister la direction et le COMEX dans leurs missions quotidiennes avec efficacité.
- Entreprise: Administration publique dynamique avec un environnement collaboratif.
- Avantages: Opportunités de développement professionnel et travail en équipe.
- Autres infos: Environnement exigeant avec de réelles possibilités d'évolution.
- Pourquoi ce job: Contribuez à l'amélioration des processus et à la transformation numérique.
- Qualifications: Expérience en assistance de direction et compétences numériques requises.
Le salaire estimé est compris entre 51750 - 63250 € par an.
En binôme avec une autre assistante de direction, vous assurez cinq missions complémentaires:
- 1/ Assurer un appui exécutif de haut niveau à la direction et aux membres du COMEX (12 personnes)Vous accompagnez la direction et les membres du COMEX dans leur fonctionnement quotidien :
- Préparer les dossiers, notes, courriers et présentations nécessaires aux réunions et instances de gouvernance
- Coordonner les agendas, réunions, déplacements et événements institutionnels
- Assurer le suivi des courriers, parapheurs électroniques et circuits de validation
- Gérer les relations avec les interlocuteurs internes et externes de la direction
- Organiser, classer et mettre à disposition la documentation utile à la continuité d'activité.
- 2/ Organiser l'anticipation et sécuriser l'activité de la direction :
- Au-delà de la gestion quotidienne, vous exercez un véritable rôle de planification et d'anticipation :
- Détecter les risques de conflits d'agenda, de calendrier ou de disponibilité et anticiper les conditions de participation aux réunions
- Préparer en amont les échéances sensibles et les événements structurants
- Coordonner la mobilisation des acteurs concernés afin de réunir les informations nécessaires à la prise de décision
- Veiller à ce que chaque rendez‑vous, réunion ou déplacement soit préparé et sécurisé
• 3/ Coordonner et piloter les échéances collectives
- Vous assurez le suivi transversal de nombreuses sollicitations adressées à la DNUM :
- Assurer le suivi des demandes du Secrétariat général, des inspections, des juridictions, du Parlement et des autorités administratives indépendantes
- Planifier les contributions attendues, assurer les relances et suivre leur avancement
- Identifier et signaler les risques de retard ou de blocage
- Élaborer et actualiser des tableaux de suivi permettant à la direction de disposer d’une visibilité sur l’avancement des travaux.
• 4/ Concevoir et améliorer les processus de fonctionnement
- Disposant d'une vision transverse de l'activité, vous contribuez activement à l'amélioration continue de l'organisation :
- Formaliser et documenter les procédures de fonctionnement du cabinet et harmoniser les pratiques du binôme d’assistance
- Proposer et mettre en œuvre des améliorations visant à fluidifier les échanges, à sécuriser les activités et à faciliter le fonctionnement collectif
- Contribuer à la continuité de service et à la capitalisation des connaissances
• 5/ Mettre le numérique au service de l'organisation
- Particulièrement à l'aise avec les outils numériques, vous exploitez leurs possibilités pour simplifier les processus, fiabiliser le suivi des activités et améliorer les méthodes de travail :
- Concevoir et structurer des outils numériques de suivi et de pilotage
- Créer des modèles, tableaux de bord et supports de reporting adaptés aux besoins de la direction
- Identifier et mettre en œuvre des automatisations simples permettant de réduire les tâches répétitives
- Accompagner la direction dans l'adoption de nouveaux outils et usages
- Expérience professionnelle
- Au moins 10 ans d'expérience dans des fonctions d'assistance de direction auprès de cadres dirigeants ou de responsables de haut niveau
- Expérience significative dans une administration publique ou un environnement institutionnel complexe
- Expérience démontrée dans l'organisation, la coordination et l'amélioration des modes de fonctionnement collectifs
- Appétence forte pour le numérique et les enjeux de transformation
- Connaissances
- Techniques d'assistance de direction de haut niveau
- Fonctionnement des administrations et des circuits décisionnels
- Techniques d'organisation et de gestion des priorités
- Méthodes de formalisation des procédures
- Outils bureautiques et collaboratifs avancés
- Techniques de communication écrite et orale
- Savoir-faire
- Organiser et orchestrer simultanément de multiples activités et échéances
- Anticiper les besoins de la direction et détecter les situations à risque
- Structurer des processus et définir des méthodes de travail
- Concevoir des outils de pilotage, de suivi et de reporting
- Hiérarchiser et filtrer un volume important d'informations
- Produire des synthèses claires et opérationnelles
- Exercer un rôle de conseil, d'alerte et de facilitation
- Utiliser de manière avancée les outils numériques pour gagner en efficacité
- Savoir-être
- Sens aigu de l'anticipation et de l'organisation
- Capacité à structurer, simplifier et fluidifier les modes de fonctionnement
- Excellente gestion des priorités et du temps
- Autonomie, discernement et esprit d'initiative
- Rigueur et fiabilité dans l'exécution
- Aptitude à travailler dans un environnement exigeant et à forte réactivité
- Qualités relationnelles, diplomatie et sens du service
- Discrétion professionnelle absolue
- Esprit d'équipe et sens du collectif
- #J-18808-Ljbffr
Assistant de direction - coordination et pilotage F/H in Montrouge employeur : Direction du numérique des ministères sociaux
Rejoindre notre équipe en tant que Directeur de programmes numériques transverses, c'est intégrer un environnement de travail dynamique et innovant, où vous aurez l'opportunité de piloter des projets stratégiques à fort impact pour près de 20 000 utilisateurs. Nous offrons un parcours d'intégration sur mesure, des horaires flexibles, la possibilité de télétravail, ainsi qu'un accès facilité à la formation et à des avantages tels que la prise en charge partielle des repas et des transports. Notre culture d'entreprise valorise la collaboration, le leadership et l'accompagnement des transformations, vous permettant ainsi de développer vos compétences tout en contribuant à des projets significatifs au sein de l'administration publique.
Coordonnées :
Équipe de recrutement de Direction du numérique des ministères sociaux
Conseils d'expert StudySmarter🤫
Voici comment nous pensons que tu pourrais décrocher Assistant de direction - coordination et pilotage F/H in Montrouge
✨Réseautage avec des professionnels du secteur public
N'hésite pas à te plonger dans des événements comme des forums de l’emploi spécifiquement axés sur la fonction publique. Cela te permettra de rencontrer directement les recruteurs et de tisser des liens avec des professionnels qui peuvent te donner un coup de pouce pour le poste chez Direction du numérique des ministères sociaux.
✨Inscription aux alertes d'emploi spécifiques
Les opportunités dans le secteur public peuvent être très spécifiques et souvent publiées sur des sites dédiés. Inscris-toi aux alertes d'emploi sur des plateformes mettant en avant les offres de la fonction publique. Cela te permettra de réagir rapidement lorsque Direction du numérique des ministères sociaux publie une vacance.
✨Mets en avant ton engagement citoyen
Pour un rôle dans la fonction publique, c'est crucial de montrer ton engagement pour le service public ! Prépare-toi à partager des expériences passées où tu as eu un impact positif sur ta communauté. Cela te rendra plus mémorable aux yeux des recruteurs.
✨Postuler directement sur le site de l'entreprise
Lorsque tu vois une annonce pour un poste chez Direction du numérique des ministères sociaux, n'oublie pas de postuler directement sur leur site ! C’est souvent là que les candidatures sont prises le plus au sérieux, et ça montre que tu es vraiment intéressé par l’opportunité en question.
Nous pensons qu'il te faut ces compétences pour exceller en tant que Assistant de direction - coordination et pilotage F/H in Montrouge
Quelques conseils pour ta candidature 🫡
Connaître la fonction publique:Avant de rédiger ton CV et ta lettre de motivation, il est essentiel de bien comprendre le secteur public. Mets en avant ton engagement envers le service public, ainsi que tes compétences en gestion de projet et en travail en équipe, qui sont super importantes dans ce domaine.
Documents administratifs à jour:Dans le secteur public, certaines candidatures peuvent nécessiter des documents spécifiques comme des certificats d'affiliation à un ordre professionnel ou des attestations de formation. Assure-toi d'avoir tout ça en ordre et mentionne-les dans ta demande pour montrer que tu es préparé.
Une lettre de motivation valorisante:Ta lettre de motivation doit vraiment sortir du lot. Explique pourquoi tu veux travailler pour Direction du numérique des ministères sociaux et comment tes valeurs et tes objectifs s'alignent avec ceux de la fonction publique. N'hésite pas à partager des exemples concrets de ton dévouement au service public.
Accorder de l'importance aux expériences passées:Si tu as déjà travaillé dans le secteur public ou dans des projets liés, n'oublie pas de les mentionner en détail dans ton CV. Les employeurs cherchent souvent des candidats ayant une expérience pertinente, donc il est crucial de mettre en avant toute implication dans des projets de service public.
Comment te préparer à un entretien d'embauche chez Direction du numérique des ministères sociaux
✨Maîtrise des procédures administratives
Dans le secteur public, il est essentiel de comprendre les procédures administratives et réglementaires. Assure-toi de te familiariser avec les règles spécifiques à Direction du numérique des ministères sociaux et sois prêt à partager comment tu as géré des situations utiles dans le passé.
✨Focus sur le service public
Les recruteurs cherchent souvent des candidats qui ont une passion pour le service public. Prépare des exemples concrets démontrant pourquoi ce domaine te tient à cœur et comment tu peux contribuer à la mission de Direction du numérique des ministères sociaux.
✨Prépare-toi à des questions situatives
Attends-toi à des questions qui te mettront dans des scénarios typiques de la fonction publique. Parle de la façon dont tu gérerais des conflits ou des situations de service client difficile, en mettant l'accent sur tes compétences en communication et en résolution de problèmes.
✨Valorise ton engagement dans des projets communautaires
Comme le poste est à temps plein, il serait bon de montrer ton dévouement et tes engagements passés ou présents dans des projets communautaires ou volontaires. Cela démontre tes valeurs et ta volonté de t'investir pour le bien commun.
