En un coup d'œil
- Missions: Accueillir, gérer les appels et organiser les déplacements des agents.
- Entreprise: Direction de l'Administration Pénitentiaire, un environnement dynamique et engagé.
- Avantages: Travail en équipe, développement de compétences et expérience enrichissante.
- Autres infos: Polyvalence requise pour assurer la continuité du service.
- Pourquoi ce job: Contribuez à un service essentiel tout en développant vos compétences administratives.
- Qualifications: Maîtrise d'Excel et Word, sens de l'organisation et esprit d'équipe.
Le salaire estimé est compris entre 29700 - 36300 € par an.
Les agents du pôle secrétariat de la sous-direction des missions remplissent les missions suivantes :
- accueil et gestion des appels téléphoniques
- enregistrement et répartition du courrier
- préparation et mise en forme des courriers, notes, tableaux et dossiers de travail
- transmission des dossiers individuels des agents des bureaux au pôle Personnel Administration Centrale
- organisation des déplacements des agents du bureau (établissement des ordres de mission, réservation des billets, hôtels…)
- gestion informatique (suivi des messages à diffuser…)
- classement et archivages des courriers et des dossiers
- commandes de fournitures
- travaux divers de secrétariat (photocopies…)
- élaboration et suivi de tableaux de pilotage
Une polyvalence est requise entre les différents agents du pôle secrétariat afin d’assurer la continuité du service en cas d’absence.
Conditions particulières d'exercice
Connaissances :
- Bonne maîtrise Excel
- Bonne maîtrise Word
- Adaptabilité aux nouvelles technologies
Savoir-être :
- Sens du contact et de l’accueil
- Discrétion
- Réactivité/Adaptabilité
Savoir-faire :
- Rigueur et sens de l’organisation
- Aptitude à travailler en équipe
Secrétaire au pôle administratif (IP) (H/F) employeur : Direction de l'Administration Pénitentiaire - Administration Centrale
La Direction de l'Administration Pénitentiaire offre un environnement de travail stimulant et structuré, où la polyvalence et la rigueur sont valorisées. En tant que Secrétaire Polyvalent(e), vous bénéficierez d'une culture de collaboration et d'opportunités de développement professionnel, tout en contribuant à une mission essentielle au service de la société. Située au cœur de l'administration publique, cette position vous permet de jouer un rôle clé dans la gestion efficace des communications et des dossiers, tout en profitant d'un cadre de travail respectueux et dynamique.
Coordonnées :
Équipe de recrutement de Direction de l'Administration Pénitentiaire - Administration Centrale
Conseils d'expert StudySmarter🤫
Voici comment nous pensons que tu pourrais décrocher Secrétaire au pôle administratif (IP) (H/F)
✨Réseautage avec des professionnels du secteur public
N'hésite pas à te plonger dans des événements comme des forums de l’emploi spécifiquement axés sur la fonction publique. Cela te permettra de rencontrer directement les recruteurs et de tisser des liens avec des professionnels qui peuvent te donner un coup de pouce pour le poste chez Direction de l'Administration Pénitentiaire - Administration Centrale.
✨Inscription aux alertes d'emploi spécifiques
Les opportunités dans le secteur public peuvent être très spécifiques et souvent publiées sur des sites dédiés. Inscris-toi aux alertes d'emploi sur des plateformes mettant en avant les offres de la fonction publique. Cela te permettra de réagir rapidement lorsque Direction de l'Administration Pénitentiaire - Administration Centrale publie une vacance.
✨Mets en avant ton engagement citoyen
Pour un rôle dans la fonction publique, c'est crucial de montrer ton engagement pour le service public ! Prépare-toi à partager des expériences passées où tu as eu un impact positif sur ta communauté. Cela te rendra plus mémorable aux yeux des recruteurs.
✨Postuler directement sur le site de l'entreprise
Lorsque tu vois une annonce pour un poste chez Direction de l'Administration Pénitentiaire - Administration Centrale, n'oublie pas de postuler directement sur leur site ! C’est souvent là que les candidatures sont prises le plus au sérieux, et ça montre que tu es vraiment intéressé par l’opportunité en question.
Nous pensons qu'il te faut ces compétences pour exceller en tant que Secrétaire au pôle administratif (IP) (H/F)
Quelques conseils pour ta candidature 🫡
Connaître la fonction publique:Avant de rédiger ton CV et ta lettre de motivation, il est essentiel de bien comprendre le secteur public. Mets en avant ton engagement envers le service public, ainsi que tes compétences en gestion de projet et en travail en équipe, qui sont super importantes dans ce domaine.
Documents administratifs à jour:Dans le secteur public, certaines candidatures peuvent nécessiter des documents spécifiques comme des certificats d'affiliation à un ordre professionnel ou des attestations de formation. Assure-toi d'avoir tout ça en ordre et mentionne-les dans ta demande pour montrer que tu es préparé.
Une lettre de motivation valorisante:Ta lettre de motivation doit vraiment sortir du lot. Explique pourquoi tu veux travailler pour Direction de l'Administration Pénitentiaire - Administration Centrale et comment tes valeurs et tes objectifs s'alignent avec ceux de la fonction publique. N'hésite pas à partager des exemples concrets de ton dévouement au service public.
Accorder de l'importance aux expériences passées:Si tu as déjà travaillé dans le secteur public ou dans des projets liés, n'oublie pas de les mentionner en détail dans ton CV. Les employeurs cherchent souvent des candidats ayant une expérience pertinente, donc il est crucial de mettre en avant toute implication dans des projets de service public.
Comment te préparer à un entretien d'embauche chez Direction de l'Administration Pénitentiaire - Administration Centrale
✨Maîtrise des procédures administratives
Dans le secteur public, il est essentiel de comprendre les procédures administratives et réglementaires. Assure-toi de te familiariser avec les règles spécifiques à Direction de l'Administration Pénitentiaire - Administration Centrale et sois prêt à partager comment tu as géré des situations utiles dans le passé.
✨Focus sur le service public
Les recruteurs cherchent souvent des candidats qui ont une passion pour le service public. Prépare des exemples concrets démontrant pourquoi ce domaine te tient à cœur et comment tu peux contribuer à la mission de Direction de l'Administration Pénitentiaire - Administration Centrale.
✨Prépare-toi à des questions situatives
Attends-toi à des questions qui te mettront dans des scénarios typiques de la fonction publique. Parle de la façon dont tu gérerais des conflits ou des situations de service client difficile, en mettant l'accent sur tes compétences en communication et en résolution de problèmes.
✨Valorise ton engagement dans des projets communautaires
Comme le poste est à temps plein, il serait bon de montrer ton dévouement et tes engagements passés ou présents dans des projets communautaires ou volontaires. Cela démontre tes valeurs et ta volonté de t'investir pour le bien commun.
