MISSION
l'assistant.e est chargé.e du secrétariat de la présidenceet de la direction de cabinet : gestion de l'agenda de la présidente et du directeur de cabinet, accueil des rendez-vous de la présidente et de la directrice de cabinet, coordination de la préparation des dossiers de la présidente. Il.elle travaille en lien avec l'assistant.e chargé.e du secrétariat de l'Exécutif, qu'il.elle peut être amené.e à suppléer le cas échéant.
ACTIVITES
- Effectue la saisie de comptes rendus, notes et courriers
- Rédige des courriers réponses
- En lien avec la directrice de cabinet et le chef de cabinet, coordonne avec l'agent.e de gestion administrative la préparation des dossiers des différentes réunions quotidiennes, les dossiers de lecture, les courriers réservés et les déplacements de la présidente et assure le suivi des éléments préparatoires à constituer en vue des réunions de la présidente
- Intervient pour assurer l'organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, )
- Anticipe les délais des différentes instances (bureau de l'Assemblée, commission permanente, session)
- Apporte un appui administratif ou logistique à l'organisation de manifestations ou opérations particulières liées au fonctionnement du cabinet
- Organise avec l'agent.e de gestion le tri, le classement et l'archivage les dossiers de la présidente
- Utilise le logiciel de suivi du courrier, gère le planning des congés et l'arrivée des nouveaux arrivants
Accueil et relations avec le public
- Assure l'accueil du secrétariat de la présidence
- Prend les messages et les transmet rapidement au bon interlocuteur et alerte lorsque nécessaire, peut gérer des situations individuelles
Information et communication
- Veille à la circulation des informations entre le cabinet et la direction générale des services selon les consignes données
- Travaille en réseau avec l'assistant.e de direction de la direction générale des services
Spécificités
- Travail en binôme avec l'assistant.e du Secrétariat de l'Exécutif, dont il.elle assure la suppléance en cas de besoin
- Poste soumis à des horaires de permanences téléphoniques entre 12h et 14h et entre 16h30 et 18h
- Le poste nécessite une forte adaptabilité en matière horaire.Référence de l'offre : rlc212bsp6
#J-18808-Ljbffr
Assistant·e au Secrétariat de la Présidence - Offre 911 H/F in Nancy employeur : département meurthe et moselle
Le Département Meurthe-et-Moselle est un employeur de choix, offrant un environnement de travail dynamique et collaboratif où la sécurité et la qualité des projets routiers sont au cœur de nos préoccupations. Nous valorisons le développement professionnel de nos agents à travers des formations continues et des opportunités de croissance, tout en favorisant une culture d'équipe inclusive et respectueuse. Rejoindre notre équipe, c'est contribuer à des projets significatifs qui améliorent la vie quotidienne des citoyens dans un cadre stimulant et enrichissant.
Coordonnées :
Équipe de recrutement de département meurthe et moselle
