Assistant(e) de direction in Nevers

Assistance à la Direction générale adjointe Solidarités, culture et sport (D.G.A SCS)

• tri et ventilation des courriers de la D.G.A. SCS via notamment le logiciel de gestion électronique des courriers
• relecture de tous les documents transmis à la signature D.G.A., D.G.S. et Président et suivi des parapheurs
• préparation et suivi de dossiers divers et élaboration des supports de présentation (PowerPoint) pour le DGA
• tenue de l’agenda du DGA.
• tâches de secrétariat du DGA
• filtrage et gestion des communications du D.G.A. .
• participation aux réunions du DGA et rédaction des comptes-rendus

Coordination

• relecture et enregistrement dans le logiciel Air Délib des rapports présentés à la CP et au Conseil départemental préparé par le DGA
• vigilance dans la réception et la transmission des informations urgentes, sur les dossiers à préparer dans les services,
• assurer l’interface avec tous les services prescripteurs de travaux de secrétariat (rapports, lettres diverses, ...)
• élaborer et formaliser des procédures homogènes
• assurer le partage des informations et faciliter les transmissions descendantes et ascendantes entre les services centraux et extérieurs à la D.G.A SCS
• assurer le suivi qualité des courriers (délais, présentation, rédaction)
• élaboration de la réponse à l’enquête statistique annuelle de la DREES (données sur les personnels de D.G.A SCS)

Encadrement Fonctionnel

• organiser et répartir les tâches au sein du bureau ( 2 agents de catégorie C)
• superviser et coordonner les missions de secrétariat de direction

Autres Activités Du Poste

• suppléances possibles lors de congés de l’assistante et secrétaires de direction (DGS, D.G.A. SCS)
• accueil du public
• classement et archivage
• gestion fournitures (commande agendas, etc...)
• demandes de véhicules pour le DGA

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