En un coup d'œil
- Missions: Soutenir les employés et créer une culture de bureau dynamique.
- Entreprise: DeepIP, une entreprise innovante dans le domaine de l'IA.
- Avantages: Environnement hybride, opportunités de croissance et ambiance collaborative.
- Autres infos: Rejoignez une équipe ambitieuse et dynamique dans un secteur en pleine expansion.
- Pourquoi ce job: Devenez le cœur de notre bureau à Paris et faites la différence.
- Qualifications: Expérience en gestion de bureau et passion pour le bien-être des employés.
Le salaire estimé est compris entre 61650 - 75350 € par an.
- HR & Talent
- Paris Hybrid
- People & Office Coordinator
Join Deep IP in Paris! Support employees throughout their journey and shape a vibrant, collaborative office culture!
About Us
Deep IP is helping patent agents and attorneys streamline the process of drafting patent applications.
By leveraging the latest advances in AI, we accelerate the fundamental steps of innovation.
In 2025, we experienced tremendous growth, and we are now looking for the heart and soul of our Paris office to help us scale our culture as fast as our product.
We are a team of collaborative hustlers and ambitious learners. If you thrive in a high-energy environment where your initiative creates the atmosphere everyone works in, join us.
The Role: The Backbone of our Culture
As our People & Office Coordinator, you are the \"go-to\" person, the operational backbone, and the spark that brings our workplace to life.
This isn't just about desk management; it’s about crafting an environment where people love to show up.
One day you’re designing a high-impact team offsite, the next you’re streamlining our onboarding flow, and every day you ensure the Paris office is a hub of energy and efficiency.
- What you’ll do
- Office Management & Workplace Experience (60%)Office
- Operations
Manager: Take full ownership of the Paris HQ.
You will manage daily logistics and vendor relations to ensure the workspace remains professional, well-supplied, and high-performing.
- Culture
Coordinator: Foster team cohesion by designing and executing internal events - from weekly rituals to larger offsites - that help build meaningful connections across the company.
- The
- Onboarding
Experience: Manage the physical \"Day One\" process for new hires.
You’ll oversee desk setups and welcome kits to ensure every team member feels supported and prepared from their first minute.
- Proactive Operations: Maintain a sharp eye for detail to identify and resolve office friction points, ensuring a seamless environment for the team before issues arise.
- People Operations & Support (40%)HR Foundations: Manage payroll (Pay Fit), benefits, and French labor law compliance with meticulous accuracy.
- Team Support: Act as the first point of contact for employee questions regarding internal policies and benefits.
- Process Scaling: Document and improve our People processes to ensure they stay smooth as we grow from a startup to a scale-up.
- What Success Looks Like
The Paris office is recognized by the team as a center of energy, collaboration and pride.
Operations are so seamless and well-documented that the team can focus 100% on their goals.
New hires cite their onboarding experience as the best they’ve ever had.
Your initiatives directly contribute to high team morale and retention.
- Who we’re looking for
- Must-haves
- 2-4 years of experience in Office Management, People Ops, or a high-touch Hospitality role within a fast-paced environment.
- Natural Host: You genuinely enjoy taking care of people and creating \"wow\" moments.
- Startup DNA: You move fast, embrace ambiguity, and take ownership without waiting for a manual.
- Bilingual: Native-level French and professional English are mandatory.
- Hyper-Organized: You can juggle a broken coffee machine, a payroll deadline and a party plan without breaking a sweat.
- Nice-to-haves
- Experience with HR tools like Pay Fit or Hi Bob.
- A background in event planning or community management.
- Familiarity with the tech/AI ecosystem.
- Recruitment Process
- Step 1 – Intro Call: Meet Lola, Talent Partner, to get to know you and your motivations.
- Step 2 – Manager Chat: Meet Adèle, Head of People, to dive deeper into the role.
- Step 3 – Business Case: Present your approach to a short challenge with Adèle and Lola.
- Step 4 – Co-founder Interview: Final chat to align on vision, culture, and long-term fit.
If you thrive in a fast-paced, ambitious, and super flexible environment, where collaboration, ownership, and a hunger for growth are celebrated, join us on this exciting journey.
Deep IP is an Equal Opportunity Employer.
All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, sex, gender, sexual orientation, age, colour, religion, national origin, protected veteran status or on the basis of disability.
- Department HR & Talent Locations Paris Remote status Hybrid
- Contact Lola Morel Peycelon Talent Partner – HR & Talent
- About Deep IP
Deep IP was officially created in 2023, branching from our AI-focused sister company, Kili Technology.
Deep IP uses AI to unlock new levels of efficiency and value in IP practices.
By embracing AI, Gen AI, and the modern software stack, IP professionals can transcend the limitations of conventional processes and deliver exceptional services that protect and value innovation effectively.
- Founded in 2023
- Coworkers 35
- #J-18808-Ljbffr
People & Office Coordinator in Paris employeur : DeepIP
DeepIP est un employeur exceptionnel, offrant un environnement de travail dynamique et flexible au cœur de Paris. En tant que coordinateur des opérations et des ressources humaines, vous aurez l'opportunité de façonner l'expérience des employés dès leur arrivée, tout en contribuant à une culture d'entreprise collaborative et énergique. Avec des opportunités de croissance personnelle et professionnelle, ainsi qu'une équipe passionnée et ambitieuse, rejoindre DeepIP signifie faire partie d'une aventure où chaque jour apporte de nouvelles possibilités.
Conseils d'expert StudySmarter🤫
Voici comment nous pensons que tu pourrais décrocher People & Office Coordinator in Paris
✨Mise en réseau dans les RH
Rejoins des groupes LinkedIn ou des forums spécialisés dans les ressources humaines. Nous savons que ces communautés sont idéales pour faire du networking et dénicher des offres d'emploi non publiées. Qui sait, ton prochain job pourrait venir d'une simple conversation !
✨Participe à des événements RH
Assiste à des salons de l'emploi ou des conférences dans le domaine des ressources humaines. Ces événements sont parfaits pour rencontrer directement des recruteurs, échanger sur ton parcours et montrer ton intérêt pour le secteur. N'oublie pas d'apporter des cartes de visite !
✨Utilise notre site pour postuler
N'oublie pas de vérifier régulièrement notre site pour les offres de People & Office Coordinator chez DeepIP. Postuler directement sur notre plateforme peut te donner un coup de pouce, car nous publions des opportunités exclusives qui ne se trouvent pas ailleurs.
✨Crée un profil attractif
Si tu veux te démarquer dans le monde des RH, assure-toi que ton profil LinkedIn soit complet et engageant. Met en avant tes compétences interpersonnelles et tes expériences, car dans notre secteur, savoir communiquer et tisser des relations est essentiel.
Nous pensons qu'il te faut ces compétences pour exceller en tant que People & Office Coordinator in Paris
Quelques conseils pour ta candidature 🫡
Montre ton côté humain:Dans le domaine des ressources humaines, ta personnalité et ton approche des relations interpersonnelles sont super importantes. Dans ta lettre de motivation, n'hésite pas à partager des exemples de situations où tu as su gérer des conflits ou apporter ton aide à des collègues. Ça montrera que tu es adaptable et que tu sais créer un bon climat de travail !
Fais briller tes compétences en gestion:Pense à mentionner clairement tes compétences en gestion des talents et en développement personnel dans ton CV. Les recruteurs cherchent souvent des expériences liées à la formation, l'évaluation et la gestion des performances, alors assure-toi que ces éléments soient bien mis en avant afin que ton profil corresponde parfaitement aux attentes de DeepIP.
Soigne la présentation de ton CV:Pour un poste en ressources humaines à temps plein, un CV bien structuré est essentiel. Utilise un design clair avec des sections bien définies, et n'hésite pas à intégrer des chiffres et des résultats concrets pour illustrer ton efficacité. Par exemple, si tu as amélioré un processus de recrutement ou contribué à une réduction du turnover, souligne-le !
Utilise notre plateforme pour postuler:Pour maximiser tes chances, nous te conseillons de postuler directement à travers notre site. Cela garantit que ta candidature est bien reçue et traitée rapidement. Fais-nous part de ta passion pour le domaine, et n'oublie pas d'indiquer pourquoi tu veux rejoindre DeepIP spécifiquement. C’est ta chance de briller !
Comment te préparer à un entretien d'embauche chez DeepIP
✨Démontre ta passion pour les RH
Les recruteurs veulent savoir pourquoi les ressources humaines te passionnent. Prépare quelques anecdotes sur tes expériences en gestion des talents ou résolution de conflits. Montre comment cette passion peut apporter une réelle valeur à DeepIP.
✨Maîtrise les outils RH
Assure-toi de bien connaître les outils courants en RH, comme les logiciels de gestion des candidatures ou de suivi des performances. Prépare-toi à répondre à des questions techniques sur ces plateformes et à expliquer comment tu peux les utiliser pour améliorer les processus chez DeepIP.
✨Prépare-toi à des mises en situation
Attends-toi à des scénarios d'entretien où l'on te demandera de résoudre des problèmes spécifiques en RH. Par exemple, comment gérer un conflit entre employés ou comment attirer des candidats dans un marché compétitif. Sois prêt à démontrer ta pensée critique.
✨Montre ton engagement sur le terrain
En tant que candidat pour un poste à temps plein, il est super important de montrer ton engagement à long terme. Parle de tes ambitions professionnelles et de la manière dont tu veux évoluer avec DeepIP. Ça prouve que tu es prêt à t'investir dans l'équipe.
