En un coup d'œil
- Missions: Prépare et organise les assemblées, gère les archives et le parapheur électronique.
- Entreprise: Collectivité territoriale dynamique avec un fort engagement envers le service public.
- Avantages: Forfait Mobilité Durable et accès au Comité National d'Action Sociale.
- Autres infos: Poste de confiance avec des horaires flexibles et un environnement collaboratif.
- Pourquoi ce job: Contribuez à la gestion administrative et faites une différence dans votre communauté.
- Qualifications: Diplôme Bac+3 en droit public ou administration, avec 3 ans d'expérience.
Le salaire estimé est compris entre 41850 - 51150 € par an.
Sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services, vous assurez la préparation et l’organisation des assemblées délibérantes (conseils, commissions), garantissez la validité juridique et la transmission des actes, et coordonnez les services administratifs centraux (archives, courrier, parapheur électronique).
En lien direct avec la DGS, vous êtes responsable des missions de suivi administratif gérées par le secrétariat général, de la gestion des archives de la Commune, ainsi que du parapheur électronique de la commune.
Missions :
- Gestion des assemblées : Prépare et organise les séances du Conseil municipal et des commissions (convocations, ordre du jour, dossiers des élus). Rédige les délibérations, procès-verbaux et comptes rendus. Contrôle de la cohérence et la validité juridique des actes en lien avec les services. Suivi du contrôle de légalité (télétransmission en préfecture). Tenue du registre des délibérations et des recueils des actes administratifs. Suivi des arrêtés du Maire et des décisions. Assure la transmission des demandes et décisions vers les services concernés. Suivi des engagements pris en commission (tableaux de bord, relances). Participer à la rédaction et à la diffusion des procès-verbaux. Garantir le respect des échéances administratives.
- Gestion des archives : Organisation, classement et conservation des archives administratives (courantes, intermédiaires, définitives). Application des règles de tri et des durées légales de conservation. Préparation des versements aux Archives départementales. Élaboration et mise à jour des tableaux de gestion. Conseil et formation auprès des services sur les règles archivistiques.
- Gestion du circuit du parapheur électronique : Administration et paramétrage de l'outil de signature électronique. Suivi et fluidification des circuits de validation. Formation et accompagnement des utilisateurs (élus et agents). Veille sur le bon fonctionnement de la dématérialisation des actes.
- Missions transversales : Interface avec les services, les élus et les partenaires institutionnels (Préfecture, sous-préfecture). Assurer le suivi administratif de la DGS : convocation, ordre du jour, diffusion des comptes rendus. Réaliser des recherches documentaires et préparer des notes de synthèse. Veille juridique et réglementaire (CGCT, droit des collectivités).
Profil recherché :
- Formation / expérience : Diplôme de niveau Bac+3 minimum en droit public, administration publique ou gestion des collectivités territoriales ; Expérience professionnelle de 3 ans minimum sur un poste similaire, idéalement en collectivité territoriale.
- Savoirs : Connaissance approfondie du fonctionnement des assemblées délibérantes et des procédures liées à leur activité ; Bonne connaissance des règles d’archivage public et de conservation des documents administratifs ; Connaissance du cadre juridique applicable aux collectivités territoriales et à la préparation des actes administratifs ; Connaissance des outils et procédures de dématérialisation des actes (parapheur électronique, télétransmission, gestion électronique des documents).
- Savoir-faire : Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et les outils numériques de communication (réseaux sociaux, newsletters) ; Rédiger des documents administratifs et juridiques avec précision et clarté ; Préparer, organiser et assurer le suivi des réunions et des instances délibérantes ; Assurer la prise de notes et la rédaction de comptes rendus, procès-verbaux ou actes administratifs ; Appliquer les procédures d’archivage et de gestion électronique des documents ; Communiquer avec aisance à l’écrit comme à l’oral, notamment dans les relations avec les élus, les partenaires et les administrés.
- Savoir-être : Rigueur, méthode et sens de l’organisation ; Discrétion, loyauté et sens aigu de la confidentialité ; Excellent relationnel et sens du service public ; Diplomatie et capacité à s’adapter à différents interlocuteurs, notamment les élus ; Réactivité, capacité d’anticipation et gestion des priorités ; Aptitude à travailler dans l’urgence et à respecter les délais.
Conditions d’exercice : Présence lors des séances du Conseil municipal (horaires décalés ponctuels). Devoir de réserve et de confidentialité renforcé. Poste de confiance en lien direct avec la DGS.
Avantages : Forfait Mobilité Durable. Accès au Comité Nationale d'Action Sociale.
Responsable Secrétariat Général ( H/F) in Chennevières-sur-Marne employeur : Commune d'Ormesson sur Marne
La Commune d'Ormesson-sur-Marne est un employeur de choix, offrant un cadre de travail agréable au sein d'une ville dynamique et en pleine expansion. En tant qu'Agent des espaces verts, vous bénéficierez d'un environnement collaboratif, d'opportunités de développement professionnel et d'avantages tels que le Forfait Mobilité Durable et l'accès au Comité National d'Action Sociale. Rejoindre notre équipe, c'est contribuer à l'embellissement de notre patrimoine vert tout en profitant d'une qualité de vie exceptionnelle.
Coordonnées :
Équipe de recrutement de Commune d'Ormesson sur Marne
Conseils d'expert StudySmarter🤫
Voici comment nous pensons que tu pourrais décrocher Responsable Secrétariat Général ( H/F) in Chennevières-sur-Marne
✨Plonge dans les réseaux de la fonction publique
Pour maximiser tes chances, connecte-toi avec des groupes et des associations dédiées à la fonction publique. Participe à des forums ou des événements locaux où tu pourras rencontrer des pros du secteur, ça pourrait vraiment faire la différence pour ta visibilité !
✨Sois à l'affût des événements de recrutement
Les salons de l'emploi et les forums de recrutement pour le secteur public sont souvent organisés, notamment autour des périodes de vacance. Prépare-toi à y aller ; c'est une excellente occasion pour rencontrer directement des recruteurs et poser des questions sur les postes disponibles chez Commune d'Ormesson sur Marne.
✨Utilise les plateformes dédiées à la fonction publique
N'hésite pas à fouiller dans les sites comme HelloWork ou Pôle Emploi qui ont des sections spécifiques pour les annonces dans le secteur public. Assure-toi que ton profil est à jour et que tu alertes les recruteurs sur ce que tu recherches.
✨Postule directement chez Commune d'Ormesson sur Marne
Quand tu trouves une offre qui te plaît, n'oublie pas d'appliquer directement sur le site de Commune d'Ormesson sur Marne. C'est souvent là que tu peux trouver les postes les plus récents et, en plus, ça montre ton intérêt direct pour eux !
Nous pensons qu'il te faut ces compétences pour exceller en tant que Responsable Secrétariat Général ( H/F) in Chennevières-sur-Marne
Quelques conseils pour ta candidature 🫡
Mets en avant tes compétences en gestion de projet:Dans le secteur public, la capacité à gérer des projets est cruciale. Assure-toi d'inclure des exemples spécifiques qui montrent ta capacité à mener à bien des projets ou des initiatives au sein de ton CV et de ton lettre de motivation.
Soigne ton CV avec des expériences pertinentes:Pour un poste à temps plein dans la fonction publique, il est important de mettre en avant tes expériences de bénévolat ou de stages dans des organismes publics. Montre comment ces expériences t'ont préparé à travailler chez Commune d'Ormesson sur Marne.
Sois clair sur tes motivations dans la lettre:Explique pourquoi tu souhaites travailler dans le secteur public. Partage ta passion pour l’intérêt général et comment tu penses pouvoir contribuer à la mission de Commune d'Ormesson sur Marne. Cela fera la différence !
N'oublie pas les documents supplémentaires:Si tu as des certificats ou des relevés de notes qui soutiennent ta candidature, n'hésite pas à les inclure. Cela peut renforcer ta position, surtout dans un contexte où la rigueur académique est valorisée dans la fonction publique.
Comment te préparer à un entretien d'embauche chez Commune d'Ormesson sur Marne
✨Comprendre les enjeux du secteur public
Avant l'entretien avec Commune d'Ormesson sur Marne, assure-toi de bien comprendre les enjeux et les objectifs de la fonction publique. Familiarise-toi avec les politiques et les projets en cours qui pourraient affecter le rôle pour lequel tu postules. Ça va montrer que tu es vraiment intéressé et que tu sais de quoi tu parles.
✨Prépare des scénarios de gestion de crise
Dans le secteur public, les situations imprévues peuvent arriver à tout moment. Prépare-toi à discuter de scénarios où tu devrais gérer une crise ou un conflit. Avoir des exemples concrets de tes expériences passées peut vraiment impressionner ton interviewer et refléter ta capacité à faire face à des situations stressantes.
✨Montre ta motivation pour le service public
En tant que candidat à un poste à temps plein, tu devras démontrer ta passion pour le service public. Prépare un discours sur pourquoi tu souhaites contribuer à la mission de Commune d'Ormesson sur Marne et comment tu comptes mettre tes compétences au service de la collectivité. Ça va vraiment compter !
✨Prépare-toi à des questions sur l'éthique
Dans le secteur public, l'éthique est primordiale. Attends-toi à des questions sur des dilemmes éthiques potentiels. Prépare des réponses sur la manière dont tu traiterais des situations complexes tout en respectant les valeurs et les normes de la fonction publique. Cela montrera que tu es aligné avec les attentes du secteur.
