Assistant support opérationnel H/F - Siège - CDI in Issy-les-Moulineaux

Description :

L’assistant support operationnel coordonne les divers flux (équipements, opérations avec les partenaires, stocks…) et suit des procédures administratives afin de faciliter et d’optimiser les activités de l’entité.

Responsabilités principales :

1. Gestion administrative :

• Traiter et résoudre les dossiers administratifs sur les outils appropriés.
• Demander des avoirs en cas d’anomalies auprès des transporteurs.
• Mettre à jour et tenir les documents de formation interne sur les procédures et les activités.
• Réceptionner et archiver les contrats.
• Rédiger des procédures de gestion de l’activité.
• Accompagner le service facturation en préparant et en automatisant diverses procédures à l’aide de formulaires.
• Suivre les demandes de mise à jour des comptes clients (en lien avec Master Data).

2. Coordination interne et externe :

• Aviser la force de vente et les prestataires de toute anomalie sur les contrats, notamment pour les équipements détenus par les clients.
• Travailler avec les équipes techniques sur la création des types d’intervention et la planification des dates dans les systèmes.
• Coordonner le traitement des commandes avec les équipes logistiques et techniques pour organiser les livraisons.
• Répondre aux demandes des clients internes, externes, prestataires et fournisseurs.
• Entretenir des relations de partenariat avec les fournisseurs, les clients et les prestataires externes.

3. Support et relation client :

• Support de l’outil Salesforce ou Service Max pour les utilisateurs.
• Tester les mises à jour des outils
• Accompagner les initiatives et nouvelles prestations chez nos clients pour garantir leur succès et satisfaction.
• Répondre aux demandes des clients internes et externes.

4. Sécurité :

• Respecter le port des protections individuelles, les gestes et postures
• Respecter les procédures et des règles de sécurité
• Respecter les consignes de sécurité et de protection de l'environnement dans la manipulation des matériels et des produits

Activités spécifiques

5. Reporting et suivi logistique :

• Suivre la conformité des comptes clients.
• Effectuer les demandes d’échange standard de vitrines réfrigérées suite à des problèmes techniques.
• Suivre les litiges et anomalies (réclamations clients, demandes de mise à jour des comptes clients).
• Envoyer les statistiques aux Senior Manager Technique Terrain
• Proposer des outils pour améliorer les performances des call centers internes et externes.
• Réaliser des reportings / scorecard Call Center pour le pilotage de l’activité.

6. Maintenance préventive :

• Enregistrer dans le système pour générer une planification automatique des maintenances.
• Commander les pièces nécessaires aux interventions de maintenance.
• Contrôler, corriger et mettre à jour les codes articles pour les maintenances préventives saisies par les techniciens.
• Transmettre à la finance les éléments de la clôture mensuelle commerciale pour la maintenance préventive

7. Gestion des fluides frigorigènes :

• Suivre la consommation des fluides frigorigènes et gérer les stocks
• Déclarer les quantités de fluides utilisés, récupérés ou détruits.
• Tenir un inventaire précis des fluides frigorigènes.
• Gérer les déchets de fluides frigorigènes.

8. Gestion des équipements :

• Vérifier et traiter les flux d’équipements entre prestataires, corriger les anomalies de stock si nécessaire.
• Maintenir la cohérence des statuts des équipements entre SAP et les prestataires.
• Participer à la mise à jour du parc équipements.

Principaux interlocuteurs

Interne :

• Service client : échange d’information sur la facturation/émission de devis
• EQS/ Call Center : échange d’informations sur le pilotage de l’activité
• Service Client : échange d’informations sur la facturation et/ou les devis

Externe

• Clients : Transmission d’informations, suivi des dossiers
• Prestataires : Coordination et échange d’information
• Fournisseurs : Partage des informations de suivi sur les différentes commandes

Compétences techniques requises :

• Maitrise des outils bureautiques – Word et Excel avancé
• Notion d’anglais
• Maitrise de SAP et SALES FORCE
• Connaissance sur ARIBA

Compétences comportementales requises :

• Résolution de problèmes et pensée critique
• Organisation et rigueur
• Communication
• Collaboration
• Orientation client