Office Manager in Paris

Rejoignez notre prochaine étape. Depuis près de 60 ans, nos solutions ont permis des connexions impactantes entre certaines des plus grandes marques mondiales et leurs clients. Nous sommes une entreprise technologique mondiale axée sur la création d'expériences client dynamiques, intelligentes, personnalisées et engageantes. Nous travaillons dans plus de 50 marchés mondiaux et avons 9 bureaux à travers le monde, avec un siège social situé à Sydney, en Australie.

Ce rôle prend en charge la collecte de fonds et la facturation pour environ 1 500 clients restaurants, ainsi que l'administration quotidienne qui maintient notre équipe de Paris soutenue et connectée. Il convient à une personne structurée et organisée qui apprécie un travail cyclique et axé sur les processus. Cette personne sera le lien clé entre les finances, les clients et l'équipe locale, en veillant à ce que les factures soient résolues, les paiements à jour et la vie de bureau fonctionne sans accroc.

Responsabilités clés du poste :

• Collecte de fonds et facturation :
• Conduire la collecte de fonds en France et sur d'autres marchés européens, en suivant les factures impayées par des e-mails de rappel de paiement et des appels téléphoniques.
• Gérer les comptes clients au niveau des restaurants en France et au niveau de l'entreprise sur d'autres marchés européens.
• Émettre des notes de crédit et résoudre les erreurs de facturation avec les clients.
• Faire rapport chaque semaine sur les progrès de la collecte de fonds et suivre les performances par rapport aux indicateurs clés de performance avec le directeur pays.
• Maintenir la base de données clients (environ 1 500 restaurants), y compris l'ajout de nouveaux restaurants et la mise à jour des détails des franchisés.
• Gestion de bureau et administrative :
• Assurer le bon fonctionnement des opérations de bureau, y compris la maintenance des installations, l'organisation des voyages pour l'équipe, la gestion des coursiers et la liaison avec les fournisseurs.
• Soutenir l'intégration des employés et l'administration du personnel, y compris le classement précis de la documentation juridique et corporative.
• Gérer l'inventaire des équipements informatiques locaux.
• Fournir un soutien administratif à l'unité commerciale, travailler avec le partenaire commercial P&C pour les marchés internationaux sur la mise en œuvre des initiatives P&C et améliorer continuellement les processus et l'efficacité administratifs.
• Gestion d'événements pour les deux bureaux, deux fois par an (mi-année et fin d'année).
• Contact clé pour l'équipe de communication.

Qualifications et expérience :

• Expérience en administration des ventes et opérations financières dans des environnements multitâches, multifonctionnels et mondiaux.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite, en français et en anglais.
• Capacité à interagir avec divers intervenants internes et externes avec de solides compétences en gestion des relations.
• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office, familiarité avec les processus de gestion technologique moderne et les outils commerciaux, systèmes CRM et ERP.

Coates Group est un employeur garantissant l'égalité des chances et ne discrimine pas sur la base de la race, de la couleur, de la croyance, de l'origine nationale ou ethnique, du sexe, de la religion, du handicap, de l'âge, de l'affiliation politique ou de la croyance.