Un Assistant(e) du Directeur Général des Services H/F
Localisation Chalon-sur-Saône, France Domaine métier Administratif
Description de l'entreprise
Villed'Artetd'Histoire
Centre Universitaire
Second pôle économique de Bourgogne
Ville centre d'une agglomération de 117000 habitants
Offre un cadre de vie chaleureux dans un environnement naturel préservé
Vous a ssurez l'assistance administrative, organisationnelle et logistique auprès du Directeur Général des Services (DGS) et du Comité de Direction, en garantissant la bonne circulation de l’information et le bon fonctionnement des activités de la Direction.
Prise de poste prévue début d'année 2027
Gestion Administrative et communication:
- Réception, traitement et diffusion des informations (courrier, mails, téléphone)
- Identification et hiérarchisation des priorités
- Rédaction et mise en forme de documents administratifs
- Enregistrement et suivi du courrier via le logiciel Kolok.
- Gestion de l’agenda du DGS
- Planification, organisation et suivi des rendez-vous et réunions
- Organisation logistique des réunions (réservation de salles, invitations, commandes)
- Organisation des déplacements du DGS et du Comité de Direction.
Appui au instances de Direction:
- Préparer des dossiers pour les réunions et rendez-vous
- Elaboration des ordres du jour
- Participation aux réunions du Comité de Direction
- Rédaction des comptes rendus
- Organisation des dossiers pour les comités exécutifs et stratégiques en l’absence de l’assistante du Secrétaire Général.
- Interface entre la Direction et les interlocuteurs internes et externes
- Accueil des rendez-vous
- Coordination avec les services et partenaires
Suivi administratifs et outils de gestion:
- Elaboration et suivi des plannings et congés (via logiciel Incovar)
- Mise en place et suivi de tableaux de bord
- Classement et archivage des documents (papier et numérique)
Gestion spécifique et logistique:
- Traitement des avis de contraventions des collectivités
- Suivi des attributions de badges et cartes de stationnement
- Gestion des télécommandes de parking (Hôtel d’agglomération)
- Suivi des contrats et des facturations liés aux dossiers du DGS
- Gestion des fournitures administratives de la Direction
- Référente logiciel Kolok, Incovar et registre santé sécurité au travail.
Le profil que nous recherchons
Savoir-faire:
- Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers
- Excellentes capacités rédactionnelles
- Organisation, gestion des priorités
- Suivi administratif rigoureux
Savoir - être:
- Respect des valeurs du service public
- Discrétion et confidentialité
- Sens du relationnel
- Réactivité et autonomie
#J-18808-Ljbffr
Un Assistant(e) du Directeur Général des Services H/F in Chalon-sur-Saône employeur : Chalon
Le Grand Chalon est un employeur de choix, offrant un environnement de travail dynamique et engagé pour le développement économique et social de la région. Avec une forte culture de collaboration et d'innovation, les employés bénéficient d'opportunités de croissance professionnelle, tout en profitant d'une qualité de vie exceptionnelle dans une agglomération riche en projets et en services. De plus, le cadre de travail au sein de l'Hôtel d'Agglomération favorise un équilibre entre vie professionnelle et personnelle, avec des avantages tels que la participation aux frais de transport et une protection sociale complémentaire.
