Au sein de la Direction de la Coordination Générale, vous assurez un rôle essentiel d'appui administratif et organisationnel auprès de la Directrice de la Coordination Générale et, ponctuellement, du Directeur Général des Services.
Vos missions
Assistanat de direction
- Gérer les agendas, organiser les rendez-vous et les déplacements.
- Prioriser les demandes et assurer le suivi des échéances.
- Accueillir les interlocuteurs et gérer les appels téléphoniques.
Organisation des réunions
- Planifier les réunions et réserver les salles.
- Préparer les convocations, ordres du jour et dossiers.
- Assurer l'organisation matérielle des réunions.
- Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus.
Gestion administrative
- Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, rapports et tableaux de suivi.
- Gérer le courrier entrant et sortant via les outils dédiés.
- Assurer le classement et l'archivage des documents papier et numériques.
- Gérer les fournitures administratives.
Appui aux services de la Direction
- Participer au suivi des dossiers RH et budgétaires.
- Préparer les réunions de direction et les supports de présentation.
- Contribuer au suivi de dossiers spécifiques (subventions, contractualisations, télétravail, comité FEDER...).
Suivi des instances
- Assurer la préparation et le suivi des rapports, délibérations et procès-verbaux.
- Participer à la gestion administrative des assemblées et commissions.
- Réaliser les notifications et assurer le suivi des délibérations.
#J-18808-Ljbffr
Assistante de direction Coordination générale H/F employeur : Chalon
Le Grand Chalon est un employeur de choix, offrant un environnement de travail dynamique et engagé pour le développement économique et social de la région. Avec une forte culture de collaboration et d'innovation, les employés bénéficient d'opportunités de croissance professionnelle, tout en profitant d'une qualité de vie exceptionnelle dans une agglomération riche en projets et en services. De plus, le cadre de travail au sein de l'Hôtel d'Agglomération favorise un équilibre entre vie professionnelle et personnelle, avec des avantages tels que la participation aux frais de transport et une protection sociale complémentaire.
