Secrétaire à la Direction Générale in Perpignan

Organisation du travail :

• Poste à temps plein partagé sur 2 services – Direction Informatique – Direction Générale

• 45 minutes de pause déjeuner

• 25 jours de CA + 14 jours de RTT

Activités – Missions à la Direction Générale :

• Traitement courriers, mails, fax (réception, enregistrement, tri et diffusion)

• Accueil physique et téléphonique : filtrage, orientation

• Gestion des agendas du Directeur et de la Directrice de la stratégie (positionnement de rendez-vous ou des réunions)

• Commande de prestations (repas, réservation véhicule, salles, reprographie, matériels…)

• Traitement, préparation et mise en forme de courriers divers, dossiers, note de service et d’information, ordre de mission, avis de décès, remerciement, réclamation, demande de dossier médical

• Classement et archivage papier et dématérialisé

• Gestion du circuit des parapheurs

• Publication des notes de service et notes d’information sur l’intranet

• Tenue des plannings des congés pour le Directeur et les Directeurs-adjoints sur AGILETIME, édition des états compteurs et suivi du CET du Directeur

• Suivi des tableaux de garde de direction, diffusion du directeur de garde auprès des services concernés tous les jeudis

• Saisie du tableau de garde sur l’intranet

• Enregistrement, archivage et diffusion des conventions après signature

• Envoi des vœux selon liste préétablie et validée par le DG

Relations professionnelles :

• Le directeur Général

• L’ensemble de l’équipe de Direction, les attachés d’administration hospitalière, les chefs de pôles

• L’ARS, sa Délégation territoriale et les autres administrations

• Les structures de soins publiques, privées

• Les usagers, les associations

Niveau de formation et d'expérience:

• BAC secrétariat obligatoire

• BTS secrétariat recommandé

• 2 années d'expérience professionnelle à minima.

Savoir-faire et compétences attendus :

• Polycompétences
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel et la discrétion
• Sens du relationnel et de la hiérarchie
• Connaissance de l'établissement (fiabilité des informations)
• Rigueur et rapidité dans l'exécution des tâches
• Adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Optimiser les plannings de travail, de rendez-vous, de visites
• Travail en équipe

Connaissances requises (description / degré) :

• Accueil téléphonique
• Secrétariat
• Bureautique
• Technologies de l'information et de la communication (NTIC)
• Classement et archivage
• Communication / relations interpersonnelles
• Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
• Droit hospitalier
• Droit de la fonction publique

#J-18808-Ljbffr