Responsable Service Gestion Administrative des patients in Fréjus

Le Centre hospitalier Intercommunal de Fréjus Saint-Raphaël (CHI FSR) a été créé en 1972. Aujourd’hui, le CHI FSR est le deuxième établissement public de santé départemental qui répond aux besoins de recours et de spécialités de la population du Var Est. Il dessert un bassin de population de plus de 180 000 habitants qui peut tripler en période estivale. Il propose une offre complète d’hospitalisation et d’hébergement d’environ 600 lits et places en médecine, chirurgie et obstétrique (MCO), psychiatrie et Etablissements pour personne âgée dépendante (EHPAD). Environ 1800 personnels dont près de 300 médecins assurent une prise en charge du patient, du résident et de l’usager dans les meilleures conditions de confort et de sécurité des soins.

Le responsable du service de gestion administrative des patients :

• organise, supervise et coordonne l’ensemble des activités liées à la gestion administrative du patient, à la facturation et au recouvrement ;
• accompagne les transformations en lien avec la politique de l’établissement ;
• veille à l’application des procédures réglementaires et encadre les équipes, consolide les partenariats internes et externes.

Ses missions incluent le pilotage de la facturation, la gestion des ressources humaines, la mise en œuvre des réformes, la représentation du service, ainsi que le développement et le suivi des indicateurs d’activité en lien avec la performance économique du parcours administratif du patient.

1 - MANAGEMENT ET ORGANISATION

• Encadrer et accompagner les agents de la GAP (assurer la cohésion de l’équipe, accompagner la montée en compétence ou les changements organisationnels, veiller à la qualité des relations avec les usagers et les services, rédiger les procédures et les notes d’information) ;
• Coordonner l’action des adjoints des cadres dans le cadre de la direction commune ;
• Gérer les ressources humaines : gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, entretiens de recrutement, évaluation des agents.

2 - PERFORMANCE DE LA FACTURATION

• Veiller à une facturation rapide, exhaustive, de qualité et au recouvrement (suivi de la facturation, veille réglementaire, analyse des rejets, gestion des litiges, des impayés et du contentieux en lien avec le comptable public, suivi de la dématérialisation des factures) ;
• Gérer le paramétrage administratif du logiciel de facturation ;
• Développer et suivre les indicateurs de facturation (tableaux de bord).

3 - PILOTAGE ET QUALITE DES DONNEES

• Poursuivre l’amélioration continue des processus GAP ;
• Fiabiliser les données administratives impactant le PMSI.

4 - STRATEGIE, COOPERATIONS ET MISSIONS TRANSVERSALES

• Coordonner et mettre en œuvre la politique d’identitovigilance institutionnelle ;
• Appliquer le projet d’établissement pour les thèmes relatifs au service ;
• Mettre en place les réformes réglementaires et gérer les dossiers ponctuels attribués par la Direction ;
• Représenter le service ou désigner un représentant dans différents groupes de travail ;
• Consolider les partenariats avec l’extérieur (AMO, AMC, Trésor Public…).

5 - TRANSFORMATION ET PROJETS

• Assurer la coordination d’une équipe dans le cadre d’une direction commune : harmonisation des pratiques, mutualisation des compétences, organisation territoriale des admissions et de la facturation.
• Renforcer de la digitalisation du parcours patient incluant :
• le déploiement et l’optimisation d’un portail patient d’admission automatisée ;
• le déploiement du nouvel logiciel de GAM au niveau du GHT ;
• le développement de la dématérialisation des démarches administratives (renforcement de la pré admission, dépôt de pièces, signature électronique) ;
• l’amélioration de l’expérience usager ;
• Accompagner les équipes dans ces transformations.

PARTICULARITES DU POSTE

• Effectif important (40 agents physiques soit 36 ETP réels).
• Nombreuses interfaces informatiques.
• Impact direct sur la qualité des données et finances.
• Fort enjeu identitovigilance.
• Environnement en transformation (digitalisation, convergence territoriale).
• Enjeux financiers majeurs liés à la qualité des données administratives.

QUALITES ET APTITUDES PROFESSIONNELLES

• Ecoute, compréhension, réactivité et capacité à comprendre.
• Rigueur et méthodologie.
• Esprit d’analyse et de synthèse.
• Esprit d’équipe et sens du travail en commun.
• Disponibilité et maîtrise de soi.
• Relationnel avec le personnel administratif, médical et paramédical.
• Esprit d’initiative et de décision.
• Être à l’écoute pour fédérer et motiver les agents du service.
• Sens de l’organisation, de la communication et de la négociation (Direction, organisations syndicales, autres intervenants).

CONNAISSANCES ET COMPETENCES

Connaissances requises :

• Connaissance de l’architecture fonctionnelle et de l’organisation générale du Centre Hospitalier.
• Connaissance du fonctionnement de la législation sur les droits sociaux.
• Connaissance de la réglementation liée au financement des hôpitaux, au droit social, au droit du malade, au statut des agents hospitaliers.

Compétences attendues :

• Conduite de projets.
• Gestion du changement.
• Analyse des données (pilotage par indicateurs).
• Sens de l’expérience patient.
• Culture numérique (dématérialisation, SI hospitalier).
• Maîtrise des différents logiciels informatiques.
• Maîtrise d’élaboration de procédures et de protocoles.
• Maîtrise de l’Identitovigilance (gestion des identités, créations, problèmes de fusion et de collision des dossiers médicaux informatiques patients).
• Maîtrise du management et de l’animation d’une équipe.

DIPLOMES, PREREQUIS ET QUALIFICATIONS INDISPENSABLES

• Niveau master (BAC + 5).
• Formation au management.
• Formation à la gestion des logiciels admissions et facturation souhaitée.