Missions principales
- Gestion du secretariat
- Gérer les agendas du ou de la directeur/trice
- Organiser administrativement et logistiquement les réunions et les rendez-vous
- Réceptionner et traiter les appels téléphoniques entrants et sortants
- Orienter physiquement les professionnels et les personnes extérieures
- Collecter, traiter, saisir, mettre en forme et classer les documents (courriers, décisions, notes, compte-rendu, etc.)
- Réceptionner, enregistrer (lettre RAR), trier le courrier par secteur de l’ensemble de la DRHRS
- Diffuser en interne et externe les informations relatives aux dossiers traités (vacances de poste, décisions, notes de service, note d’information, etc.)
- Gérer la boite mail « recrutement » et le suivi des annonces et candidatures pour les professionnels non soignants
- Remplacer la secrétaire de la Direction des Soins durant ses absences (gérer les urgences)
Organisation et suivi des instances (CSE – F3SCT – CAPL)
- Organiser administrativement, logistiquement et assurer le suivi (ODJ, convocations, préparation de la salle etc.)
- Veiller au respect du calendrier des instances et des échéances réglementaires associées
- Préparer les dossiers destinés aux membres de l’instance
- Assurer et diffuser la mise à jour des décisions
Organisation et préparation des dossiers institutionnels
- Assurer un appui administratif aux dossiers transversaux de la DRHRS notamment en matière disciplinaire, contentieuse et protection fonctionnelle
- Participer à la préparation du rapport social unique et du rapport d’activité
- Assurer la diffusion des annonces et le suivi des candidatures du personnel non médical
- Participer à l’organisation administrative et logistique des élections professionnelles (tous les 4 ans)
Savoir-faire et savoir requis
- Modalités d’accueil, d’accompagnement et d’orientation des personnes
- Maitriser les techniques de secrétariat et d’assistanat de direction
- Méthode de classement et d’archivage
- Techniques de prise de notes et de mise en forme de documents
- Techniques de numérisation
- Utilisation d’outils collaboratifs (plateforme « recrutement » en ligne, planning partagé, web conférence, etc.)
Qualités requises
- Discrétion, confidentialité, respect du secret professionnel
- Rigueur professionnelle et sens de l’organisation
- Autonomie
- Capacité rédactionnelle
- Bon relationnel
- Disponibilité, capacité d’adaptation et polyvalence
- Ponctualité
La fiche de poste peut être amenée à évoluer
#J-18808-Ljbffr
Coordonnées :
Équipe de recrutement de Centre Hospitalier de Vichy
