Responsable des affaires générales H/F

La Secrétaire Générale assure la coordination administrative et organisationnelle de la Direction Générale. Elle assiste le Directeur dans la préparation, le suivi et la mise en œuvre des projets stratégiques de l'établissement.

Elle contribue au pilotage des affaires générales, à la préparation et au suivi des instances, au développement des coopérations institutionnelles ainsi qu'à la conduite de projets transversaux.

Directement rattachée au Directeur de l’établissement, elle assure l'interface avec les directions fonctionnelles, les autorités de tutelle et les partenaires institutionnels.

Affaires courantes

• Assurer la gestion et la coordination de l'agenda du Directeur ainsi que la synchronisation des agendas de l'équipe de direction.

• Assurer le suivi du courrier, de la messagerie électronique et des parapheurs de la Direction Générale.

• Élaborer, suivre et publier les délégations de signature.

• Assurer le suivi des enquêtes (diffusion, rappel, relecture, envoi).

• Coordonner le suivi des appels à projets (diffusion, rappel, relecture, envoi).

• Elaborer les plannings de la garde administrative (Administrateurs / Cadres de santé)

• Assurer le secrétariat du Président de la CME (agenda, réunions, CME, EPU).

• Organiser les visites institutionnelles et protocolaires.

• Piloter la gestion des archives institutionnelles en lien avec les directions fonctionnelles.

Instances

• Préparer, organiser et assurer le suivi des instances :

  • Conseil de surveillance ;

  • Directoire ;

  • Comité de direction ;

  • CME.

• Élaborer les ordres du jour en lien avec la Direction Générale.

• Préparer les supports de présentation et notes stratégiques.

• Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions (Directoire, CS, Comité de direction).

• Assurer la publication des délibérations, avis et actes administratifs.

• Réaliser une veille juridique relative aux instances et à la gouvernance hospitalière.

Contribution aux projets stratégiques

• Participer à l'élaboration et au suivi des projets institutionnels stratégiques pilotés par la Direction Générale en lien avec les pôles.

• Contribuer à la préparation des documents stratégiques de l'établissement :

  • Projet d'établissement ;

  • Contrat Pluriannuel d'Objectifs et de Moyens (CPOM) ;

  • Contrats de pôle ;

  • Dossiers d'autorisation d'activité.

Encadrement

• Organiser et superviser l'activité du secrétariat de direction.

• Répartir et coordonner les tâches administratives.

• Gérer les plannings et le suivi du temps de travail.

• Élaborer et actualiser les fiches de poste.

• Réaliser les entretiens professionnels.

• Accompagner le développement des compétences.

Relations institutionnelles

• Assurer un appui opérationnel auprès des autorités de tutelle et partenaires institutionnels.

• Assurer l'interface avec l'ARS, le Conseil Départemental, la Sous-Préfecture, la Mairie, le GHT et les partenaires extérieurs.

Contraintes et difficultés du poste:

• Respect de délais institutionnels et réglementaires.

• Réactivité face aux sollicitations de la Direction Générale et des directions fonctionnelles.

• Coordination de multiples interlocuteurs internes et externes.

Compétences requises:

• Connaissance du fonctionnement des établissements publics de santé.

• Capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse.

• Capacité à gérer des projets et des dossiers complexes.

• Connaître la réglementation en vigueur.

• Maîtrise des logiciels et outils bureautiques

Savoir-faire

• Coordonner des projets institutionnels.

• Organiser et suivre les instances de gouvernance.

• Rédiger notes, rapports, comptes rendus et documents stratégiques.

• Assurer une veille réglementaire.

• Prioriser et gérer les urgences.

• Encadrer et accompagner une équipe.

Savoir être

• Sens du service public.

• Discrétion professionnelle et confidentialité.

• Diplomatie et aisance relationnelle.

• Esprit d'analyse et de synthèse.

• Rigueur et sens de l'organisation.

• Réactivité et adaptabilité.