Responsable du pôle Planification (F/H) au sein de la Direction des Etudes du cursus ingénieur généraliste in Gif-sur-Yvette

Rejoignez Centrale Supélec en tant que Responsable du pôle Planification (F/H) ) au sein de la Direction des Etudes du cursus ingénieur généraliste - CDI !

À propos de Centrale Supélec : Fondée le 1er janvier 2015, Centrale Supélec est un Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel, issu de la fusion de Centrale Paris et Supélec.

Avec 3 campus en France et une présence en Chine, en Inde et au Maroc, nous sommes une référence mondiale dans la formation des ingénieurs et la recherche en sciences de l’ingénieur.

Votre mission : Placé(e) sous l’autorité du Directeur des Etudes, votre mission principale sera d’assurer la qualité de la planification des emplois du temps du cursus ingénieur généraliste de l’Ecole.

Vous devrez agir en liaison avec l’équipe en charge des Bachelors et des Masters pour fluidifier les emplois du temps et les interactions.

Vous intégrerez une équipe de 30 personnes et vous aurez le management fonctionnel de 11 personnes.

Activités principales

• 1. Activités principales
• Participer à la construction des emplois du temps annuel et planification « Macro ». Les diffuser en temps utiles aux enseignants pour avis et les amender éventuellement.
• Envoyer les fiches navettes (FN) aux enseignants pour recueillir précisément les modalités d’enseignement.

Etablir le cadencement des envois/retours de ces FN en fonction du calendrier et du début des cours.

• Vérifier les fiches navettes reçues des enseignants organisant leurs cours. Relancer inlassablement les enseignants qui tardent à répondre.
• Répartir les cours à planifier à l’aide des fiches navettes entre les membres de l’équipe.

Veiller à ce que ces derniers soient interopérables dans cette fonction de planification des cours et des événements.

• Superviser les campagnes d’affectation des effectifs pour les répartir entre les différents cours.

Vérifier que les enseignants soient tenus au courant des fluctuations d’effectifs dans leurs cours.

• Cadencer les travaux de modélisation, de mise en place de l’emploi du temps, d’affectation des élèves.
• Vérifier les modifications inopinées de l’emploi du temps (absence d’enseignants, modification de salles…) et contrôler la pertinence des demandes de modifications venant des enseignants.
• Participer à la résolution des éventuels conflits d’emploi du temps entre les différentes activités et cours (DLC, projets…).
• Agir en liaison étroite avec la DPIET en charge de l’affectation des salles en fonction des effectifs.
• Répondre aux questions des enseignants portant sur les outils informatiques mis à leur disposition par l’Ecole (notamment
• My Exams et

My Teacher ).

• Croiser in fine les données des emplois du temps construits à des fins de vérification générale.
• Orienter les enseignants et éventuellement les élèves vers les bons interlocuteurs.
• 2. Coordination d'équipe
• Encadrer et animer une équipe dédiée à la planification de la scolarité.
• Répartir les tâches et organiser le travail en fonction des pics d'activité.
• Assurer le suivi de l'activité et des objectifs de l'équipe.
• Former et accompagner les membres de l'équipe.
• Conduire les entretiens individuels et évaluer les performances.
• Favoriser la cohésion d'équipe et la qualité de vie au travail.
• Organiser des réunions d'équipe régulières et des points de coordination.
• 3. Optimisation et amélioration des processus
• Contribuer à la digitalisation et à l'automatisation des processus.
• Proposer des améliorations pour fluidifier les circuits de circulation de l’information.
• Participer à l'évolution des outils de gestion (logiciels, plateformes).
• Élaborer et mettre à jour les procédures et guides utilisateurs.

Vous êtes notre futur Talent !

Diplômé(e) d’une formation supérieure (de type bac+3 minimum) avec une spécialisation permettant la maîtrise des outils informatiques , vous justifiez d’une expérience réussie dans un poste similaire, dans un environnement académique, institutionnel, scientifique, international, multiculturel constitue un atout.

Vous disposez de connaissances concernant l’ingénierie de la formation ainsi que de la réglementation de la scolarité dans l’enseignement supérieur.

Vous maitrisez les outils bureautiques, d’analyse de données structurées (notamment Excel, Power BI) et logiciel de gestion de la scolarité (idéalement GEODE).

Vous savez organiser vos activités et respecter les délais tout en sachant rendre compte de vos activités à votre hiérarchie de manière synthétique.

Vos compétences rédactionnelles sont reconnues.

Vous démontrez des qualités relationnelles et de management qui vous permettent de travailler en équipe en suscitant son adhésion, de manière réactive et proactive, en transversalité avec l’ensemble des partenaires internes et externes, et tout en étant autonome.

Vous avez la capacité de gérer des situations sensibles ou conflictuelles.

Vous faites preuve de discrétion, d’une grande aptitude à l’écoute et vous avez le respect de la confidentialité.

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service, votre pédagogie et votre patience dans l’accompagnement de son équipe.

Une pratique professionnelle de l’anglais (B2) est requise , dans un environnement où les échanges internationaux sont fréquents.

Nous recherchons avant tout une personnalité capable de conjuguer rigueur, sens de l’organisation, agilité et capacité à travailler de manière transversale avec des interlocuteurs aux responsabilités et métiers variés.

Rejoignez une structure qui valorise l'équilibre entre bien-être et performance professionnelle !

Nous offrons bien plus qu'un simple cadre de travail, voici quelques avantages qui font la différence :

• 59 jours de congés pour 38h50 hebdomadaires
• Remboursement à 75% du Pass Navigo
• Participation aux repas CROUS
• Accès à notre Learning Center LUMEN et à de nombreux événements scientifiques

Activités sportives variées pour seulement 70€ par an et avantages culturels avec une adhésion à l'Amicale

Rejoignez Centrale Supélec, c’est travailler, au sein d’une institution de renommée internationale et orientée vers la recherche appliquée et l’innovation, dans un cadre dynamique et multiculturel en interagissant avec des étudiants et des chercheurs de diverses nationalités !

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

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