Gestionnaire administratif / administrative et financier(re) in Lyon

Le·la gestionnaire administratif·ve et financier·ère assure des missions de gestion administrative et financière au sein de la direction Développement des Campus et Vie Étudiante.

Gestion administrative :

• Mise en forme, envoi et suivi des courriers
• Organisation des réunions (Copil, Cotech, jurys, etc.)
• Gestion des signatures physiques et dématérialisées
• Suivi des ordres de mission et centralisation des notes de frais
• En lien avec le secrétariat de la direction : Suivi et mise à jour des outils communs, suivi et mise à jour du livret d’accueil
• Gestion du courrier sortant : Mise en forme, envoi et suivi des courriers
• Suivi de la facturation mensuelle du prestataire voyages
• Organisation du classement et de la conservation des documents et informations traitées

Evènements/Communication :

• Assistance auprès des chargé·e·s de communication de l’UDL ou du/de la chef·fe de projet / chargé·e de mission lors d’événements (commandes, réalisation de cahiers des charges, assistance logistique) – Vie Étudiante

Au service de l’activité immobilière :

• Gestion administrative et technique : Assister les chef·fe·s de projet dans le développement et la logistique de projets
• Organisation de réunions, logistique événementielle
• Relation avec les prestataires : demande de devis, brief et suivi
• Planification, aide à la tenue de tableaux de bord
• Lien avec les services supports de l’UdL notamment communication et les services des structures partenaires
• Appui administratif aux appels à projet
• Suivi et gestion des conventions
• Participer à l’animation de réseau (associations étudiantes, comités techniques, concertations, etc.)

Logistique générale / Achats fournitures :

• Exécution des marchés publics : Vérification et transmissions internes et externes des documents contractuels : garanties, cautions, cession et nantissement de créances
• Validation administrative des demandes d’acompte, vérification de la cohérence entre les demandes d’acompte et le bordereau des prix
• En appui des chef.fe.s de projets, réalisation des pièces d’exécution des contrats : ordres de service, bons de commande, avenants, agrément de sous-traitants, décomptes de liquidation et DGD
• En appui des chef.fe.s de projets, suivi financier de l’exécution des marchés publics : renseignement des tableaux de suivi

Financier/ Budget :

• Assistance lors de la préparation des budgets
• Appui au suivi de l’exécution des budgets en collaboration avec les chefs de projet

Au service de l’activité vie étudiante :

• Gestion financière : Maintien à jour du tableau de suivi des dépenses du service VE : Saisie des bons de commande, saisie des factures, rapprochement avec extractions comptables

Savoirs :

• Connaissance du mode de fonctionnement des administrations publiques, en particulier de l’enseignement supérieur et de la recherche
• Connaissances dans les domaines de la commande publique et de la comptabilité publique
• Connaissance de l’environnement socioprofessionnel
• Culture internet

Savoir-faire :

• Gérer son activité dans un cadre de gestion complexe
• Respecter les calendriers et les échéances
• Rendre compte de son activité
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Savoir utiliser les logiciels (pack office)

Savoir être :

• Polyvalence, rigueur, sens de l’organisation et des priorités
• Fiabilité, discrétion
• Sens relationnel et travail en équipe

Avantages :

• 47 jours de congés par an
• Accès à des tarifs préférentiels (culture, sport, loisirs, famille)
• Accès subventionné au restaurant universitaire
• Remboursement des transports en commun à hauteur de 75%
• Poste facilement accessible en transports en commun + garage à vélo sécurisé