Senior Executive Assistant & Office Manager in Paris

Paris, France

Mavericks Wanted

Quand avez-vous réalisé l'impossible pour la dernière fois ? Si cette pensée vous semble écrasante, vous voudrez peut-être faire une pause ici, mais si cela suscite de l'excitation... continuez à lire.

En 2015, nous avons pionnier une approche « moneyball pour la biotechnologie », regroupant des projets et des recherches prometteuses en phase précoce provenant du milieu académique sous un même parapluie financier pour réduire les risques et libérer l'innovation. Ce modèle permet à la science et à de petites équipes d'experts de mener la voie. Nous construisons des ponts vers des avancées révolutionnaires dans les maladies rares et développons des médicaments qui changent la vie pour les patients ayant des besoins non satisfaits aussi rapidement que possible. Ensemble, nous définissons des espaces inexplorés, repoussons les limites et habilitons les gens à résoudre des problèmes. Si vous êtes quelqu'un qui défie la convention, rejoignez-nous et travaillez aux côtés de certaines des esprits les plus respectés de l'industrie. Ensemble, nous poserons la question « pourquoi pas ? » et aiderons à réinventer l'avenir de la biopharma.

Chez BridgeBio, nous valorisons la curiosité et l'expérimentation, y compris l'utilisation éthique et réfléchie de l'IA pour améliorer la clarté, la rapidité et la qualité du travail.

Ce que vous ferez

Vous reporterez au VP & GM EU West et travaillerez en étroite collaboration avec des collègues de différents départements et pays, y compris les finances, ainsi qu'avec des partenaires externes et des fournisseurs de services, pour aider une entreprise internationale en croissance à fonctionner efficacement. Votre objectif principal sera de fournir un soutien exécutif senior et personnel au VP & GM EU West et de gérer les opérations quotidiennes de notre bureau de la région parisienne.

Vous gérerez un calendrier complexe, des voyages internationaux et une correspondance en anglais et en français, superviserez les opérations de bureau et les fournisseurs, et coordonnerez des activités interfonctionnelles soutenant la croissance de l'entreprise et les lancements commerciaux à venir. Ce rôle nécessite un bon jugement, une discrétion absolue et une collaboration efficace avec les parties prenantes internes et externes. Le candidat idéal est un professionnel proactif et hautement organisé qui aime prendre des initiatives, anticiper les besoins et travailler dans un environnement dynamique et pratique.

Responsabilités

• Soutien exécutif : Gérer un calendrier complexe, prioriser les demandes et coordonner les réunions entre différents départements et pays, et organiser des voyages internationaux, des itinéraires détaillés et des rapports de dépenses.
• Communication et suivi : Préparer les ordres du jour des réunions, les documents d'information, les présentations et la correspondance en anglais et en français, capturer les décisions clés et suivre les éléments d'action avec les parties prenantes, et agir en tant que point de contact de confiance pour les équipes internes et les partenaires externes, en faisant preuve de bon jugement et de discrétion.
• Gestion de bureau : Superviser les opérations quotidiennes du bureau, les fournisseurs, les prestataires de services, les achats et le suivi administratif, et coordonner les dépenses liées au bureau et les factures avec l'équipe financière.
• Support de processus : Organiser des réunions d'équipe, des événements d'entreprise et des logistiques d'intégration, et améliorer les processus administratifs avec des moyens pratiques pour rendre le travail quotidien plus efficace.
• Coordination de projet : Coordonner des activités interfonctionnelles soutenant la croissance de l'entreprise et les lancements commerciaux à venir, maintenir des suivis de projet et surveiller les délais et les livrables, et anticiper les goulets d'étranglement, signaler les problèmes tôt et garder les parties prenantes alignées.
• Assistance personnelle : Fournir un soutien discret pour la planification personnelle, les rendez-vous, les voyages et les questions administratives convenues.

Où vous travaillerez

Ceci est un contrat à durée déterminée de 12 mois basé dans la région parisienne, France, avec l'intention de passer à un poste permanent. La date de début préférée est dès que possible.

Qui vous êtes

• Environ 10 ans d'expérience pertinente, y compris une expérience substantielle de soutien à un cadre supérieur dans un environnement international.
• Discrétion absolue, intégrité et bon jugement lors de la gestion d'informations sensibles professionnelles et personnelles, ainsi que de solides compétences interpersonnelles et la confiance pour travailler avec des parties prenantes senior à travers les cultures et les fonctions.
• Bonne maîtrise de Microsoft 365, en particulier Outlook, Teams, PowerPoint, Excel et SharePoint, et confiance dans l'apprentissage de nouveaux outils numériques. Une familiarité avec les plateformes de voyage et de dépenses et les outils de coordination de projet serait un avantage.
• Une expérience dans les secteurs pharmaceutiques, biotechnologiques ou des sciences de la vie serait un atout fort, en particulier dans une organisation en croissance ou un environnement de lancement commercial.
• Une approche proactive : vous anticipez les besoins, prenez des initiatives et proposez des solutions pratiques, avec fiabilité, responsabilité et suivi constant.
• Des compétences organisationnelles exceptionnelles, une attention aux détails et la capacité de prioriser des demandes concurrentes, avec adaptabilité et calme lorsque les priorités changent.
• Fluence professionnelle complète en français et en anglais, avec d'excellentes compétences en communication écrite et verbale dans les deux langues.

Récompenses

Nous avons de grandes attentes pour nos membres d'équipe. Nous veillons à ce que ceux qui travaillent dur pour les patients soient récompensés et pris en charge en retour.

• Rémunération de premier plan sur le marché.
• Modèle de travail hybride - nous valorisons votre flexibilité dans la façon dont vous travaillez, mais encourageons le temps passé au bureau pour renforcer notre culture, notre collaboration et notre sens de la communauté.
• Nous offrons un développement de carrière grâce à des retours réguliers, une éducation continue et des programmes de développement professionnel.
• Nous célébrons les performances solides avec des récompenses financières, une reconnaissance entre pairs et des opportunités de croissance.