Senior Executive Assistant & Office Manager

Mavericks Wanted

Quand avez-vous réalisé l'impossible pour la dernière fois ? Si cette pensée vous semble écrasante, vous voudrez peut-être faire une pause ici, mais si cela suscite de l'excitation... continuez à lire.

En 2015, nous avons innové avec une approche « moneyball pour la biotechnologie », regroupant des projets et des recherches prometteuses en phase précoce provenant du milieu académique sous un même parapluie financier pour réduire les risques et libérer l'innovation. Ce modèle permet à la science et à de petites équipes d'experts de mener la voie. Nous construisons des ponts vers des avancées révolutionnaires dans les maladies rares et développons des médicaments qui changent la vie des patients ayant des besoins non satisfaits aussi rapidement que possible.

Ensemble, nous définissons des espaces inexplorés, repoussons les limites et habilitons les gens à résoudre des problèmes. Si vous êtes quelqu'un qui défie la convention, rejoignez-nous et travaillez aux côtés de certaines des esprits les plus respectés de l'industrie. Ensemble, nous poserons la question « pourquoi pas ? » et aiderons à réinventer l'avenir de la biopharma. Chez BridgeBio, nous valorisons la curiosité et l'expérimentation - y compris l'utilisation éthique et réfléchie de l'IA pour améliorer la clarté, la rapidité et la qualité du travail.

Ce que vous ferez :

• Vous rapporterez au VP & GM EU West et travaillerez en étroite collaboration avec des collègues de différents départements et pays, y compris les finances, ainsi qu'avec des partenaires externes et des prestataires de services, pour aider une entreprise internationale en croissance à fonctionner efficacement.
• Votre objectif principal sera de fournir un soutien exécutif et personnel au VP & GM EU West et de gérer les opérations quotidiennes de notre bureau de la région parisienne.
• Vous gérerez un calendrier complexe, des voyages internationaux et une correspondance en anglais et en français, superviserez les opérations de bureau et les fournisseurs, et coordonnerez des activités interfonctionnelles soutenant la croissance de l'entreprise et les lancements commerciaux à venir.

Responsabilités :

• Soutien exécutif : gérer un calendrier complexe, prioriser les demandes et coordonner les réunions entre différents départements et pays, et organiser des voyages internationaux, des itinéraires détaillés et des rapports de dépenses.
• Communication et suivi : préparer des ordres du jour de réunion, des documents d'information, des présentations et de la correspondance en anglais et en français, capturer les décisions clés et suivre les éléments d'action avec les parties prenantes, et agir en tant que point de contact de confiance pour les équipes internes et les partenaires externes, en faisant preuve de bon sens et de discrétion.
• Gestion de bureau : superviser les opérations quotidiennes du bureau, les fournisseurs, les prestataires de services, les achats et le suivi administratif, et coordonner les dépenses et factures liées au bureau avec les finances.
• Soutien à l'équipe et aux processus : organiser des réunions d'équipe, des événements d'entreprise et des logistiques d'intégration, et améliorer les processus administratifs avec des moyens pratiques pour rendre le travail quotidien plus efficace.
• Coordination de projet : coordonner les activités interfonctionnelles soutenant la croissance de l'entreprise et les lancements commerciaux à venir, maintenir des tableaux de suivi de projet et surveiller les délais et les livrables, et anticiper les goulets d'étranglement, signaler les problèmes tôt et garder les parties prenantes alignées.
• Assistance personnelle : fournir un soutien discret pour la planification personnelle, les rendez-vous, les voyages et les affaires administratives convenues.

Où vous travaillerez :

Ceci est un contrat à durée déterminée de 12 mois basé dans la région parisienne, France, avec l'intention de passer à un poste permanent.

Qui vous êtes :

• Environ 10 ans d'expérience pertinente, y compris une expérience substantielle de soutien à un cadre supérieur dans un environnement international.
• Discrétion absolue, intégrité et bon sens lors de la gestion d'informations sensibles professionnelles et personnelles, ainsi que de solides compétences interpersonnelles et la confiance pour travailler avec des parties prenantes senior à travers les cultures et les fonctions.
• Maîtrise des outils Microsoft 365, en particulier Outlook, Teams, PowerPoint, Excel et SharePoint, et confiance dans l'apprentissage de nouveaux outils numériques.
• Une expérience dans les secteurs pharmaceutiques, biotechnologiques ou des sciences de la vie serait un atout fort, en particulier dans une organisation en croissance ou un environnement de lancement commercial.
• Une approche proactive : vous anticipez les besoins, prenez des initiatives et proposez des solutions pratiques, avec fiabilité, responsabilité et suivi constant.
• Des compétences organisationnelles exceptionnelles, une attention aux détails et la capacité de prioriser des demandes concurrentes, avec adaptabilité et calme lorsque les priorités changent.
• Fluence professionnelle complète en français et en anglais, avec d'excellentes compétences en communication écrite et verbale dans les deux langues.

Récompensant ceux qui rendent la mission possible :

Nous avons de grandes attentes pour nos membres d'équipe. Nous veillons à ce que ceux qui travaillent dur pour les patients soient récompensés et pris en charge en retour.

• Rémunération de premier plan sur le marché.
• Modèle de travail hybride - nous valorisons votre flexibilité.