En un coup d'œil
- Missions: Assister le directeur dans la gestion administrative et budgétaire tout en coordonnant des événements.
- Entreprise: Bibliothèque nationale de France, acteur clé de la culture et de la coopération internationale.
- Avantages: Rémunération compétitive, environnement dynamique et opportunités de développement professionnel.
- Autres infos: Poste ouvert aux personnes en situation de handicap, engagement pour l'égalité professionnelle.
- Pourquoi ce job: Rejoignez une équipe passionnée et contribuez à des projets culturels d'envergure internationale.
- Qualifications: Bac + 2 requis, expérience en secrétariat et compétences en gestion budgétaire.
Le salaire estimé est compris entre 2231 - 3143 € par mois.
Référence du poste : 1573 CR
Catégorie : B
Emploi de référence : Secrétaire / assistant administratif
Spécialité professionnelle : Assistant de direction
Durée du contrat : 4 mois
Fondement du contrat : L332-6
Fourchette de rémunération : entre 2 231 et 3 143 € bruts/mois
À pourvoir à compter du : 01/01/2027
Missions et activités permanentes
- Secrétariat de direction : gestion des appels téléphoniques, du courrier et de l'agenda ; préparation des réunions et accueil des rendez-vous extérieurs, ainsi que des délégations étrangères ; mise à jour des tableaux, bases de données et collecte des éléments auprès de l’équipe ; organisation des déplacements (réservations, dossiers, remboursements).
- Gestion budgétaire : préparation et suivi du budget en coordination avec la directrice adjointe ; engagements des dépenses en coordination avec la directrice adjointe.
- Gestion RH et bureautique : suivi de premier niveau en lien avec les correspondants RH en coordination avec le directeur et la directrice adjointe ; suivi des recrutements ; suivi des situations individuelles ; accompagnement de l’équipe sur les questions de formation ; gestion des locaux, du matériel et des fournitures.
- Gestion évènementielle : accompagnement du directeur et des chargés de mission pour la préparation des évènements et des manifestations organisées par la DREI ou auxquels celle-ci est associée afin de contribuer à leur bon déroulement.
- Documentation et veille : gestion de la documentation professionnelle ; organisation du classement papier et électronique.
Environnement professionnel
Descriptif de la direction/du département/du service : L’action internationale contribue aux objectifs de la Bibliothèque nationale de France en matière de coopération et de recherche, de diplomatie culturelle, de solidarité et de valorisation des savoir-faire de l’Etablissement. Elle participe à la réalisation des orientations fixées par le ministre de la Culture pour son action internationale et concourt à la politique culturelle extérieure de la France telle que définie par le Président de la République.
Compétences requises
Niveau d'études demandé : Bac + 2
- Expérience confirmée de secrétariat de direction
- Connaissance de gestion du budget d’un service
- Connaissance de gestion des ressources humaines d’un service
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de la BnF
- Anglais niveau B2 minimum
Savoir-faire
- Utiliser les outils bureautiques standards (Word, Excel, Power point, bases de données)
- Répartir son travail en fonction des contraintes, des délais, des flux et des priorités
- Respecter la confidentialité des informations traitées
- Evaluer et hiérarchiser les besoins, identifier les priorités et les urgences
- Savoir rédiger et faire preuve de capacités de synthèse
Savoir être
- Sens confirmé de l'organisation et réactivité
- Sens de la diplomatie et discrétion
- Qualités relationnelles
Spécificités du poste / contraintes / sujétions
La rémunération sera déterminée en prenant en considération, notamment les précédentes fonctions occupées, la qualification requise pour l'exercice de la fonction, la qualification détenue par le candidat ainsi que son expérience professionnelle sur un poste équivalent à celui à pourvoir.
Assistante de direction : Rémunération comprise entre 2 231 et 3 143 € bruts/mois
Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le Ministère de la Culture et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement.
Assistant de direction et chargé de coordination (H/F) in Paris employeur : BnF
GL events est un employeur de choix, offrant un environnement dynamique et inclusif au sein de l'Antarès Arena au Mans, un lieu emblématique pour le sport et le spectacle. Avec des opportunités de développement professionnel et une culture d'équipe collaborative, nous valorisons la diversité et l'égalité des chances, garantissant que chaque employé se sente soutenu et valorisé. Rejoindre notre équipe, c'est participer à des événements de renommée internationale tout en bénéficiant d'un cadre de travail stimulant et enrichissant.
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✨Mise en réseau dans les RH
Rejoins des groupes LinkedIn ou des forums spécialisés dans les ressources humaines. Nous savons que ces communautés sont idéales pour faire du networking et dénicher des offres d'emploi non publiées. Qui sait, ton prochain job pourrait venir d'une simple conversation !
✨Participe à des événements RH
Assiste à des salons de l'emploi ou des conférences dans le domaine des ressources humaines. Ces événements sont parfaits pour rencontrer directement des recruteurs, échanger sur ton parcours et montrer ton intérêt pour le secteur. N'oublie pas d'apporter des cartes de visite !
✨Utilise notre site pour postuler
N'oublie pas de vérifier régulièrement notre site pour les offres de Assistant de direction et chargé de coordination (H/F) chez BnF. Postuler directement sur notre plateforme peut te donner un coup de pouce, car nous publions des opportunités exclusives qui ne se trouvent pas ailleurs.
✨Crée un profil attractif
Si tu veux te démarquer dans le monde des RH, assure-toi que ton profil LinkedIn soit complet et engageant. Met en avant tes compétences interpersonnelles et tes expériences, car dans notre secteur, savoir communiquer et tisser des relations est essentiel.
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Quelques conseils pour ta candidature 🫡
Montre ton côté humain:Dans le domaine des ressources humaines, ta personnalité et ton approche des relations interpersonnelles sont super importantes. Dans ta lettre de motivation, n'hésite pas à partager des exemples de situations où tu as su gérer des conflits ou apporter ton aide à des collègues. Ça montrera que tu es adaptable et que tu sais créer un bon climat de travail !
Fais briller tes compétences en gestion:Pense à mentionner clairement tes compétences en gestion des talents et en développement personnel dans ton CV. Les recruteurs cherchent souvent des expériences liées à la formation, l'évaluation et la gestion des performances, alors assure-toi que ces éléments soient bien mis en avant afin que ton profil corresponde parfaitement aux attentes de BnF.
Soigne la présentation de ton CV:Pour un poste en ressources humaines à temps plein, un CV bien structuré est essentiel. Utilise un design clair avec des sections bien définies, et n'hésite pas à intégrer des chiffres et des résultats concrets pour illustrer ton efficacité. Par exemple, si tu as amélioré un processus de recrutement ou contribué à une réduction du turnover, souligne-le !
Utilise notre plateforme pour postuler:Pour maximiser tes chances, nous te conseillons de postuler directement à travers notre site. Cela garantit que ta candidature est bien reçue et traitée rapidement. Fais-nous part de ta passion pour le domaine, et n'oublie pas d'indiquer pourquoi tu veux rejoindre BnF spécifiquement. C’est ta chance de briller !
Comment te préparer à un entretien d'embauche chez BnF
✨Démontre ta passion pour les RH
Les recruteurs veulent savoir pourquoi les ressources humaines te passionnent. Prépare quelques anecdotes sur tes expériences en gestion des talents ou résolution de conflits. Montre comment cette passion peut apporter une réelle valeur à BnF.
✨Maîtrise les outils RH
Assure-toi de bien connaître les outils courants en RH, comme les logiciels de gestion des candidatures ou de suivi des performances. Prépare-toi à répondre à des questions techniques sur ces plateformes et à expliquer comment tu peux les utiliser pour améliorer les processus chez BnF.
✨Prépare-toi à des mises en situation
Attends-toi à des scénarios d'entretien où l'on te demandera de résoudre des problèmes spécifiques en RH. Par exemple, comment gérer un conflit entre employés ou comment attirer des candidats dans un marché compétitif. Sois prêt à démontrer ta pensée critique.
✨Montre ton engagement sur le terrain
En tant que candidat pour un poste à temps plein, il est super important de montrer ton engagement à long terme. Parle de tes ambitions professionnelles et de la manière dont tu veux évoluer avec BnF. Ça prouve que tu es prêt à t'investir dans l'équipe.
