En un coup d'œil
- Missions: Organiser des réunions, gérer le courrier et assurer le suivi logistique.
- Entreprise: Rejoignez l'ARS Paca, un environnement engagé socialement.
- Avantages: Télétravail possible, jusqu'à 58 jours de congés et prime annuelle.
- Autres infos: Opportunités de croissance professionnelle et soutien pour les personnes en situation de handicap.
- Pourquoi ce job: Développez vos compétences administratives dans un cadre dynamique et collaboratif.
- Qualifications: Maîtrise du Pack Office et compétences en communication.
Le salaire estimé est compris entre 28350 - 34650 € par an.
- Mots clés (ex : ingénieur commercial Paris)
- Accueil - Assistante / assistant de direction
- Intitulé du poste
- Assistante / assistant de direction H/F
- Nature de l'emploi
- Statut du poste
- Susceptible d'être vacant
- Description de la mission
- Organisation des réunions, évènements
- Gestion du courrier
2) Référent(e) logistique
- Suivi des achats de la carte achats
- Suivi des différents contrats
- Suivi du parc automobile (à confirmer)
- Participe au schéma immobilier
- 3) Assure l’intérim de l’Assistante des Services
- Accueil physique et téléphonique, filtrage et orientation des communications téléphoniques de la Direction
- Gestion des agendas de la Directrice et de la Directrice Adjointe (planification collective, déplacements et organisation des réunions)
- constitution de fonds de dossiers, rédaction de projets de courrier, traitement de texte
- suivi des parapheurs
- traitement de l’information et réponses de 1er niveau
- organisation logistique des réunions
- Tenue de la base documentaire de la Directrice et Directrice Adjointe
- Classement et archivage de documents, informatiques et physiques
- Gestion du courrier: arrivée avec enregistrement (scan dans elise, distribution et chrono)
- de la BAL «Direction» avec la gestion des informations et la transmission aux agents/service le cas échéant
- veille et alerte de la Direction sur les dossiers prioritaires et/ou sensibles
• Fournitures
- réceptionner les achats, certifier le « Service Fait » et transmettre les bons de livraison et les factures de la DD 05
- suivre l’état des stocks de fournitures (inventaire), la préparation et la saisie des commandes, le rangement des livraisons
- faire remonter les besoins spécifiques (matériel de bureau, fauteuil, etc…)
- assister aux réunions avec le siège (visio ou présentiel)
- faire remonter à la Direction les demandes et les besoins des agents en termes de dépenses urgentes compatibles avec la carte achat
- expédier les factures et assurer la remontée du service fait auprès de l’ARS siège
- assurer le suivi des dépenses et du budget disponible
- Gestion des contrats en lien avec les moyens généraux
- Parc automobile (à confirmer, sera plus limité que précisé)
- assurer le bon état de fonctionnement des véhicules, en lien avec l’ARS siège
- suivi de l’entretien des véhicules de service
- suivi des cartes carburant + attestation d’assurance
- remontées des kilométrages des véhicules et des différents entretiens
- gestion des sinistres avec le siège (SMG)
Immobilier
- participer au suivi en lien avec la Direction
- faire les demandes de devis localement, les demandes de bons de commande au SMG et suivi des interventions des artisans sélectionnés sur site
- Connaissances
- Pack Office Microsoft 365
- Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services selon les domaines d’activité – administratif, communication
- Techniques administratives et capacité rédactionnelle
- Protocole administratif
- Savoir faire
- Discrétion - confidentialité
- Utiliser les techniques de communication
- Mettre en œuvre les techniques d’accueil téléphonique et physique
- Recueillir et traiter de l’information
- Gérer des situations conflictuelles
- Savoir être
- Faire preuve d’adaptation professionnelle
- Faire preuve de discrétion professionnelle
- Rester maître de soi, être accueillante
- Faire preuve de concentration et rigueur
- Faire preuve de travail collectif / transverse
- Localisation du poste
- Localisation du poste
- Rejoindre l'ARS Paca, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé:
- Une flexibilité du travail: la possibilité de télétravailler après 3 mois d'ancienneté selon le service concerné
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an
- Une prime mensuelleet annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines: loisir, sport, culture et social
Les informations vous concernant seront informatisées.
Elles seront, bien évidemment, traitées de façon confidentielle.
Conformément au Règlement Général de Protection des Données, nous vous informons que vous disposerez d'un droit d'accès, de rectification et de suppression des informations vous concernant.
Vous pouvez exercer ce droit auprès du délégué à la protection des données : ars-paca-dpo@ars. sante. fr
- 26-28 Parc club du Millénaire -1025, rue Henri Becquerel 34067 Montpellier
- #J-18808-Ljbffr
Assistante / assistant de direction H/F employeur : ARS
L'Agence régionale de santé Auvergne-Rhône-Alpes est un employeur de choix, offrant un environnement de travail dynamique et engagé dans la protection de la santé publique. Avec une culture axée sur la collaboration et le développement professionnel, les employés bénéficient d'opportunités de croissance au sein d'une équipe dédiée à des enjeux cruciaux de santé environnementale. Située à Lyon, cette position permet de travailler au cœur d'une métropole tout en contribuant activement à l'amélioration des conditions de vie des populations locales.
Conseils d'expert StudySmarter🤫
Voici comment nous pensons que tu pourrais décrocher Assistante / assistant de direction H/F
✨Réseautage avec des professionnels du secteur public
N'hésite pas à te plonger dans des événements comme des forums de l’emploi spécifiquement axés sur la fonction publique. Cela te permettra de rencontrer directement les recruteurs et de tisser des liens avec des professionnels qui peuvent te donner un coup de pouce pour le poste chez ARS.
✨Inscription aux alertes d'emploi spécifiques
Les opportunités dans le secteur public peuvent être très spécifiques et souvent publiées sur des sites dédiés. Inscris-toi aux alertes d'emploi sur des plateformes mettant en avant les offres de la fonction publique. Cela te permettra de réagir rapidement lorsque ARS publie une vacance.
✨Mets en avant ton engagement citoyen
Pour un rôle dans la fonction publique, c'est crucial de montrer ton engagement pour le service public ! Prépare-toi à partager des expériences passées où tu as eu un impact positif sur ta communauté. Cela te rendra plus mémorable aux yeux des recruteurs.
✨Postuler directement sur le site de l'entreprise
Lorsque tu vois une annonce pour un poste chez ARS, n'oublie pas de postuler directement sur leur site ! C’est souvent là que les candidatures sont prises le plus au sérieux, et ça montre que tu es vraiment intéressé par l’opportunité en question.
Nous pensons qu'il te faut ces compétences pour exceller en tant que Assistante / assistant de direction H/F
Quelques conseils pour ta candidature 🫡
Connaître la fonction publique:Avant de rédiger ton CV et ta lettre de motivation, il est essentiel de bien comprendre le secteur public. Mets en avant ton engagement envers le service public, ainsi que tes compétences en gestion de projet et en travail en équipe, qui sont super importantes dans ce domaine.
Documents administratifs à jour:Dans le secteur public, certaines candidatures peuvent nécessiter des documents spécifiques comme des certificats d'affiliation à un ordre professionnel ou des attestations de formation. Assure-toi d'avoir tout ça en ordre et mentionne-les dans ta demande pour montrer que tu es préparé.
Une lettre de motivation valorisante:Ta lettre de motivation doit vraiment sortir du lot. Explique pourquoi tu veux travailler pour ARS et comment tes valeurs et tes objectifs s'alignent avec ceux de la fonction publique. N'hésite pas à partager des exemples concrets de ton dévouement au service public.
Accorder de l'importance aux expériences passées:Si tu as déjà travaillé dans le secteur public ou dans des projets liés, n'oublie pas de les mentionner en détail dans ton CV. Les employeurs cherchent souvent des candidats ayant une expérience pertinente, donc il est crucial de mettre en avant toute implication dans des projets de service public.
Comment te préparer à un entretien d'embauche chez ARS
✨Maîtrise des procédures administratives
Dans le secteur public, il est essentiel de comprendre les procédures administratives et réglementaires. Assure-toi de te familiariser avec les règles spécifiques à ARS et sois prêt à partager comment tu as géré des situations utiles dans le passé.
✨Focus sur le service public
Les recruteurs cherchent souvent des candidats qui ont une passion pour le service public. Prépare des exemples concrets démontrant pourquoi ce domaine te tient à cœur et comment tu peux contribuer à la mission de ARS.
✨Prépare-toi à des questions situatives
Attends-toi à des questions qui te mettront dans des scénarios typiques de la fonction publique. Parle de la façon dont tu gérerais des conflits ou des situations de service client difficile, en mettant l'accent sur tes compétences en communication et en résolution de problèmes.
✨Valorise ton engagement dans des projets communautaires
Comme le poste est à temps plein, il serait bon de montrer ton dévouement et tes engagements passés ou présents dans des projets communautaires ou volontaires. Cela démontre tes valeurs et ta volonté de t'investir pour le bien commun.
