ASSISTANTE DE DIRECTION - H/F in Gonesse

Principales missions : L’ensemble des tâches et missions à accomplir dans le cadre du travail sont effectuées dans le respect du projet d’établissement et de l’observation du secret professionnel que ce soit vis-à-vis des travailleurs en situation de handicap, des professionnels mais aussi de la direction.

• Assurer un accueil bienveillant tant physique que téléphonique.
• Contribuer au bon fonctionnement du secrétariat.
• Assurer et coordonner la transmission des informations.
• Assurer le tableau de suivi des absences et des retards des travailleurs ainsi que le tableau des effectifs.
• Assurer le tableau de suivi des candidatures des travailleurs.
• Assurer le tableau de suivi des renouvellement MDPH.
• Assurer l’émargement des activités de soutien / formations sur NETVIE.

Activités liées à l’organisation et la gestion de l’établissement :

• Prendre des notes lors des réunions institutionnelles, formation interne, etc… en vue de la rédaction de comptes rendus pour affichage, puis archivage.
• Organiser les Conseils de la Vie Sociale avec préparation en amont, regroupement des questions, préparations Ordre du Jour, invitation des membres et au besoin mise en page FALC.
• Recevoir, traiter et rediriger les appels téléphoniques.
• Suivre les stocks de fournitures administratives, pédagogiques et commande après validation de la direction auprès des fournisseurs agréés.

Activités liées à la Direction :

• Frapper le courrier et mettre en forme les documents.
• Organiser les dossiers informatiques.
• Suivre le courrier électronique et le courrier papier : enregistrement et répartition.
• Créer des « trames » de documents internes

Activités liées à l’organisation administrative :

• Gérer les dossiers du personnel (les compléter, les classer et les archiver).
• Préparer les dossiers d’accueils en cas d’embauche, transmettre les éléments nécessaires à l’établissement du contrat de travail et de la DPAE.
• Gérer les visites à la médecine du travail, tenir un tableau de bord des visites.
• Compléter les registres : registre du personnel entrant/sortant, registre des stagiaires.
• Transmission des arrêts maladie, justificatifs d’absence, bordereaux complémentaires.
• Assurer le suivi des déclarations des Accidents du Travail sur NET ENTREPRISES (Tenir à jour le registre des AT).
• Afficher les documents liés à l’organisation (Comptes rendus CE/CHSCT/DP, notes d’informations, offres d’emploi…) et archivage informatique dans travail (secrétariat et professionnel).
• Compléter ou faire compléter les registres obligatoires en matière de maintenance et de sécurité lors de l’absence de la direction.
• Saisir et mettre en page documents et rapports.
• Créer des documents types, de formulaires dans le respect de la charte graphique.
• Veiller à l’approvisionnement des documents à destination du personnel (demandes absences, remboursements de frais, fiches de rendez‑vous…).
• Mettre en place de fiches outils, de tableaux de bord, …

Activités liées à la gestion statistiques :

• Suivre les statistiques de l’activité globale.
• Réaliser le suivi mensuel des statistiques à inclure dans le rapport d’activité en fin d’année ainsi que différents indicateurs comme ceux de l’ANAP, de la transformation de l’offre.

Activités liées à la gestion comptable :

• Gérer la tenue de la caisse.

Responsables hiérarchiques : Directeur d’établissement et Directeur adjoint

Avantages Associatifs :

• Congés conventionnels et congés trimestriels en sus des congés payés légaux
• Congés familiaux
• Mutuelle : participation employeur à 50% salarié et famille
• Prévoyance
• Avantages CSE
• Pass Navigo : participation employeur à 50%

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