Secrétaire pédagogique F/H in Villeneuve-le-Roi

Identifiant (email, de type exemple@exemple.fr)

Mots clés (ex : infirmier en soins généraux)

Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat

Type de contrat : Titulaire ou CDD

Télétravail

Présentation du service :

Formation initiale des étudiants en soins infirmiers. L’IFSI assure la formation en soins infirmiers (260 étudiants par promotion environ). L’IFSI se situe au sein de l’hôpital Henri Mondor.

Équipe pluridisciplinaire de l’IFSI :

• 1 directrice des soins
• 1 adjointe (cadre supérieur de santé)
• 1 coordinatrice pédagogique
• 0,5 coordinateur des stages
• 28 formateurs
• 0,5 documentaliste
• 1 aide-documentaliste
• 4,5 secrétaires
• 1 intendant

Dépend du CFDC, sous l’autorité et la responsabilité de la Directrice de l’IFSI et/ou de l’adjointe à la directrice.

Secrétariat et accueil de l’IFSI :

• Accueil physique et téléphonique des ESI, intervenants, acteurs de la formation et public (information, orientation, remise des D.E. et grade de licence, etc.)
• Constitution et suivi des dossiers administratifs et pédagogiques des ESI
• Traitement informatique des notes dans FORMEIS puis export et extraction des feuillets semestriels et passages d’année
• Gestion des départs en stage : conventions de stage et courriels de mise en stage, saisie dans FORMEIS, édition des fiches d’évaluation et d’émargement
• Déclaration d’accident de travail en ligne sur le site Net-entreprises (CPAM)
• Élaboration des attestations de présence mensuelle (CFA, promotions professionnelles hors AP-HP, Pôle Emploi, Remunet, FONGECIF, LADOM, etc.)
• Gestion KAIROS (AISF, AES, Attestation de présence/absence/abandon, Bilan de fin de formation)
• Traitement des dossiers de demande de bourses (réception, saisie et envoi à la Région IDF)
• Organisation et surveillance des oraux de concours AS et IDE (FPC) (préparation des supports et des salles, réception et vérification des dossiers, envoi des convocations, accueil des candidats et gestion du temps de passage, saisie et transmission des notes au bureau des concours)
• Gestion de la rentrée scolaire : forum pré-rentrée (information et réception des documents administratifs)
• Transmissions aux différents collaborateurs : service finance et bureau des indemnités AP-HP, UPEC
• Contrôle et gestion des dossiers administratifs et pédagogiques des ESI présentables au D.E.
• Paiement des intervenants (envoi et réception des justificatifs et saisie sur HR ACCESS)
• Organisation des instances : Commission d’Attribution de Crédits (CAC), Instance Compétente pour les Orientations Générales de l’Institut (ICOGI), Section disciplinaire, Section Pédagogique, Section relative à la vie étudiante (SRVE) : convocations, listes d’émargement, préparation des dossiers, rédaction du compte-rendu
• Gestion du courrier
• Classement, archivage et reprographie
• Statistiques Santé Ecole (Ministère des Solidarités et de la Santé)
• Participation aux groupes de travail
• Certificats divers d’anciens étudiants
• Suivi des demandes de remboursement des frais de transport
• Suivi et paiement des indemnités de stage
• Gestion des archives de l’IFSI
• Participation à la démarche qualité de toutes les secrétaires, et une des secrétaires est assistante qualité

Profil recherché :

SAVOIR FAIRE REQUIS :

• Maîtrise de Word, Excel et messagerie électronique
• Expérience de secrétariat, de prise de notes, de remise en forme de documents
• Capacités d'organisation, de hiérarchisation, de reporting
• Appliquer et développer le système de classement défini au sein du CFDC
• Discrétion professionnelle
• Capacités relationnelles

CONNAISSANCES ASSOCIEES :

• Utilisation de FORMEIS, HR Access, AT+, KAIROS
• Connaissance du fonctionnement d'institut de formation paramédicale
• Bonne orthographe
• Capacité relationnelle et esprit d'équipe
• Sens de l'initiative

Horaires de travail : 7h30 par jour sur une amplitude de 8h30 à 17h00, selon une organisation à déterminer avec les autres.

Les avantages de l'AP-HP :

• Une procédure d’intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté
• 15 jours de RTT avec un horaire en 7h30, en plus des 25 jours de congés
• Remboursement Navigo à 75%
• Accès aux activités sociales et culturelles de l’AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs …) et aux réductions de HOPTISOINS
• Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement

Localisation du poste : France, Ile-de-France, Val de Marne (94), Ville Créteil, Centre de la formation et du développement des compétences (CFDC)

Informations générales :

L'Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu. Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile. Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté. L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaillent. Au cœur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés : CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques), DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques). Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux. Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission.