En un coup d'œil
- Missions: Gérer le secrétariat et soutenir la direction dans ses missions administratives.
- Entreprise: AGEPS, acteur clé de l'AP-HP, engagé dans la santé publique.
- Avantages: Remboursement des transports, environnement dynamique et opportunités de carrière.
- Autres infos: Travail au sein d'une équipe soudée avec des possibilités d'évolution.
- Pourquoi ce job: Contribuez à des projets impactants dans le secteur de la santé.
- Qualifications: Compétences en rédaction, maîtrise des outils bureautiques et sens de l'organisation.
Le salaire estimé est compris entre 41850 - 51150 € par an.
Présentation du service
L'AGEPS (Agence Générale des Equipements et des Produits de Santé) est un pôle d'intérêt commun de l'Assistance Publique des Hôpitaux de Paris (AP-HP). Elle assure pour l'AP-HP les missions suivantes :
- Évaluation et achats des produits de santé (médicaments et dispositifs médicaux)
- Évaluation et achats des équipements biomédicaux, des équipements et consommables de laboratoires et des technologies de l'information
- Approvisionnement en médicaments des sites hospitaliers
- Volet pharmaceutique de la recherche à promotion AP HP
- Recherche et innovation pharmaceutique
- Production de médicaments et préparations non disponibles dans l'industrie pour les établissements de santé du territoire national
- Coordination du réseau des producteurs souverains
- Gestion de l'école de chirurgie et du centre de don des corps
Elle est située sur deux sites à Paris Ve et Nanterre et compte environ 450 salariés.
Les structures médicales sont organisées comme suit :
- Le Département Medico-Universitaire (DMU) « Etablissement Pharmaceutique » de l’AP-HP (EP-HP), organisé en 6 départements
- Le Service Evaluations Pharmaceutiques et Bon Usage (SEPBU)
- Le Service Approvisionnement et Distribution (SAD)
Cette structuration est complétée par la Direction des achats, et des directions fonctionnelles, supports à l’activité de l’établissement.
Le(la) responsable du secrétariat encadre l’assistante de direction et est garant(e) de la continuité de service du secrétariat de Direction/Communication/Direction des Affaires Economiques et Financières (DAEF)/Direction des Systèmes d’Information (DSI) :
- Accueil physique et téléphonique
- Assistant(e) de la Directrice, de la Directrice Adjointe, du Directeur des Affaires Economiques et Financière, de la Directrice des Systèmes d’Informations et de la Responsable de la Communication : gestion des agendas, réservation et installation des salles de réunion, gestion du courrier, gestion des archives, mise en forme de documents et toute autre tâche relevant de son domaine de compétence
- Gestion des remboursements de frais de mission
- Gestion des abonnements
- Commandes et demande d’achats
- Rédaction, mise en forme de documents de communication
- Diffusion du bulletin de la COMEDIMS
- Gestion des pages intranet et internet
- Diffusion de mails de communication
- Mise à jour de l’annuaire interne et suivi du dossier cartes de visites
- Organisation d’évènements de communication : édition de documents et outils, installation, accueil, rangement.
Le (la) responsable du secrétariat peut être amené(e) à assurer la permanence des activités du secrétariat. Il (elle) assure également les missions suivantes :
- Gestion des gardes administratives des membres de l’équipe de direction (équilibre des présences à tout moment de l’année) et mise à jour de la valise de garde
- Gestion du dossier « Arrêtés de nomination » et actualisation des arrêtés en fonction des modifications d’organigramme local et AP
- Gestion du dossier logement pour les personnes logées par nécessité ou utilité de service
- Gestion et suivi des autorisations d’activité SAD et SEPBU en lien avec l’ARS
- Assistance à la Direction de l’AGEPS dans la gestion de sujets ponctuels nécessitant la constitution d’un dossier et/ou un suivi dans la durée.
Profil recherché
- Compétences rédactionnelles : maîtrise du style administratif, correction grammaticale et orthographique
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Power Point, Outlook, Teams ou autre outil de visioconférence
- Sens relationnel et de communication
- Rigueur, sens de l'organisation et des responsabilités
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Capacité à gérer les urgences, le stress et les exigences liées au poste
- Dynamisme, capacité d'adaptation
- Capacités d'initiative, autonomie, capacité à alerter et rendre compte
- Respect de la confidentialité et sens de la discrétion professionnelle
Les avantages de l'AP-HP
- Remboursement partiel des transports/HOPTISOINS/AGOSPAP
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Paris (75)
Ville
Agence générale des équipements et produits de santé (AGEPS)
Informations générales
Entité de rattachement du publieur : Tout en ayant des missions nationales d'intérêt général, l'AGEPS met en œuvre la politique de l'AP-HP en matière d'équipements médicaux et informatiques et de produits de santé. Partenaire des GHU et des hôpitaux, elle est le prestataire technique et pharmaceutique de l'AP-HP.
Responsable du secrétariat DIRECTION/Communication/DAEF/DSI F/H in Paris employeur : AP-HP
L'AP-HP est un employeur de choix, offrant un environnement dynamique et collaboratif au cœur de Paris. Avec des opportunités de formation continue, 19 jours de RTT et un accès à des activités sociales enrichissantes, nous valorisons le développement professionnel et le bien-être de nos employés. Rejoindre notre équipe, c'est contribuer à une mission de santé publique tout en bénéficiant d'un cadre de travail stimulant et solidaire.
Conseils d'expert StudySmarter🤫
Voici comment nous pensons que tu pourrais décrocher Responsable du secrétariat DIRECTION/Communication/DAEF/DSI F/H in Paris
✨Plonge dans les réseaux de la fonction publique
Pour maximiser tes chances, connecte-toi avec des groupes et des associations dédiées à la fonction publique. Participe à des forums ou des événements locaux où tu pourras rencontrer des pros du secteur, ça pourrait vraiment faire la différence pour ta visibilité !
✨Sois à l'affût des événements de recrutement
Les salons de l'emploi et les forums de recrutement pour le secteur public sont souvent organisés, notamment autour des périodes de vacance. Prépare-toi à y aller ; c'est une excellente occasion pour rencontrer directement des recruteurs et poser des questions sur les postes disponibles chez AP-HP.
✨Utilise les plateformes dédiées à la fonction publique
N'hésite pas à fouiller dans les sites comme HelloWork ou Pôle Emploi qui ont des sections spécifiques pour les annonces dans le secteur public. Assure-toi que ton profil est à jour et que tu alertes les recruteurs sur ce que tu recherches.
✨Postule directement chez AP-HP
Quand tu trouves une offre qui te plaît, n'oublie pas d'appliquer directement sur le site de AP-HP. C'est souvent là que tu peux trouver les postes les plus récents et, en plus, ça montre ton intérêt direct pour eux !
Nous pensons qu'il te faut ces compétences pour exceller en tant que Responsable du secrétariat DIRECTION/Communication/DAEF/DSI F/H in Paris
Quelques conseils pour ta candidature 🫡
Mets en avant tes compétences en gestion de projet:Dans le secteur public, la capacité à gérer des projets est cruciale. Assure-toi d'inclure des exemples spécifiques qui montrent ta capacité à mener à bien des projets ou des initiatives au sein de ton CV et de ton lettre de motivation.
Soigne ton CV avec des expériences pertinentes:Pour un poste à temps plein dans la fonction publique, il est important de mettre en avant tes expériences de bénévolat ou de stages dans des organismes publics. Montre comment ces expériences t'ont préparé à travailler chez AP-HP.
Sois clair sur tes motivations dans la lettre:Explique pourquoi tu souhaites travailler dans le secteur public. Partage ta passion pour l’intérêt général et comment tu penses pouvoir contribuer à la mission de AP-HP. Cela fera la différence !
N'oublie pas les documents supplémentaires:Si tu as des certificats ou des relevés de notes qui soutiennent ta candidature, n'hésite pas à les inclure. Cela peut renforcer ta position, surtout dans un contexte où la rigueur académique est valorisée dans la fonction publique.
Comment te préparer à un entretien d'embauche chez AP-HP
✨Comprendre les enjeux du secteur public
Avant l'entretien avec AP-HP, assure-toi de bien comprendre les enjeux et les objectifs de la fonction publique. Familiarise-toi avec les politiques et les projets en cours qui pourraient affecter le rôle pour lequel tu postules. Ça va montrer que tu es vraiment intéressé et que tu sais de quoi tu parles.
✨Prépare des scénarios de gestion de crise
Dans le secteur public, les situations imprévues peuvent arriver à tout moment. Prépare-toi à discuter de scénarios où tu devrais gérer une crise ou un conflit. Avoir des exemples concrets de tes expériences passées peut vraiment impressionner ton interviewer et refléter ta capacité à faire face à des situations stressantes.
✨Montre ta motivation pour le service public
En tant que candidat à un poste à temps plein, tu devras démontrer ta passion pour le service public. Prépare un discours sur pourquoi tu souhaites contribuer à la mission de AP-HP et comment tu comptes mettre tes compétences au service de la collectivité. Ça va vraiment compter !
✨Prépare-toi à des questions sur l'éthique
Dans le secteur public, l'éthique est primordiale. Attends-toi à des questions sur des dilemmes éthiques potentiels. Prépare des réponses sur la manière dont tu traiterais des situations complexes tout en respectant les valeurs et les normes de la fonction publique. Cela montrera que tu es aligné avec les attentes du secteur.
