En un coup d'œil
- Missions: Manager une équipe et piloter le cursus des étudiants en médecine.
- Entreprise: Aix Marseille Université, première université francophone avec un fort engagement social.
- Avantages: Flexibilité de travail, jusqu'à 58 jours de congés, prime annuelle et prise en charge des transports.
- Autres infos: Environnement inclusif et opportunités de développement professionnel.
- Pourquoi ce job: Rejoignez une équipe dynamique pour façonner l'avenir de l'éducation médicale.
- Qualifications: Expérience en management et connaissance du fonctionnement universitaire.
Le salaire estimé est compris entre 41850 - 51150 € par an.
Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ? Première université francophone avec 84 000 étudiants et 8 500 personnels, Aix Marseille Université (amU) délivre plus de 1 000 diplômes au sein de ses 17 facultés, écoles et instituts de formation. Ses 54 sites, implantés sur 4 départements et 10 villes, constituent un atout considérable pour le développement économique du territoire. Université de recherche intensive, labélisée Initiative d’Excellence, amU abrite 123 structures de recherche, 13 écoles doctorales et 21 instituts d’établissement interdisciplinaires. Université socialement engagée, elle agit en faveur de la diversité, de l’inclusion et de la lutte contre la précarité.
Le poste consiste à manager une équipe de 4 personnes au sein du bureau 1er et 2ème cycles et à piloter l'ensemble du cursus des étudiants de médecine, de l'accompagnement administratif jusqu'à l'organisation des examens et concours nationaux. Il implique une forte coordination avec de nombreux interlocuteurs internes et externes (direction de l'école, enseignants, AP-HM, autres services), ainsi qu'un accompagnement du changement dans le cadre des réformes des formations de santé.
Activités principales
- Manager hiérarchiquement une équipe de 4 personnes
- Organiser et superviser l’ensemble de leurs missions/objectifs
- Mettre à leur disposition l’ensemble des outils, applications, procédures nécessaires à la réalisation de leurs missions
- Les associer aux différentes phases de rédaction de procédures, projets et/ou réunions afin d’optimiser leur connaissance des enjeux et leur contribution
- Accompagner l’équipe aux changements dans le cadre des différentes réformes des formations de santé et en particulier la refonte de la première année PASS-LAS pour la rentrée 2027-2028
- Piloter les process relevant du cursus étudiant
- Superviser et accompagner les étudiants dans leur cycle de formation (accueil physique, téléphonique, mails…)
- Mettre en œuvre les conditions pour le choix des stages des étudiants
- Organiser et préparer les examens facultaires
- Assurer le suivi des résultats de l’examen classant de première année (PASS et LAS)
- Organiser les oraux de première année
- Conduire et assurer l’organisation des Epreuves nationales (EN)
- Organiser l’emploi du temps des enseignements dirigés de 3eme année
- Superviser le contrôle d’assiduité des étudiants pour les cours obligatoires
Activités secondaires
- L’agent participe à l’organisation des examens des formations des Ecoles de SMPM
Positionnement hiérarchique sous l’autorité de la cheffe du service de la scolarité. Vous connaissez l’organisation et le fonctionnement d’une université, ainsi que la réglementation applicable aux 1er et 2e cycles des études de médecine. Vous maîtrisez les techniques de gestion administrative et les outils de scolarité, notamment APOGÉE et les logiciels de gestion des stages et de suivi des étudiants. Vous avez une première expérience en management et coordination d'équipe. Organisé·e, rigoureux·se et autonome, vous savez prioriser, gérer des activités multiples et respecter les échéances. Vous faites preuve de réactivité, de pédagogie et d’aisance relationnelle, tout en garantissant confidentialité et discrétion.
Un processus de recrutement fluide et transparent : À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure. En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.
Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé : Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible. Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an. Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires. Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap. La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable. La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail. Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social.
Responsable de bureau scolarité F/H in Marseille employeur : Aix-Marseille Université
Rejoindre la MMSH en tant que Directeur·trice administratif·ve et secrétaire général·e, c'est intégrer une équipe dynamique au cœur de la stratégie d'Aix-Marseille Université. Nous offrons un environnement de travail collaboratif où l'innovation et le développement personnel sont encouragés, avec des opportunités de formation continue et un engagement fort envers la qualité et la sécurité. Située dans une région riche en culture et en histoire, notre structure valorise le bien-être de ses employés tout en leur permettant de jouer un rôle clé dans la transformation organisationnelle.
Coordonnées :
Équipe de recrutement de Aix-Marseille Université
Conseils d'expert StudySmarter🤫
Voici comment nous pensons que tu pourrais décrocher Responsable de bureau scolarité F/H in Marseille
✨Plonge dans les réseaux de la fonction publique
Pour maximiser tes chances, connecte-toi avec des groupes et des associations dédiées à la fonction publique. Participe à des forums ou des événements locaux où tu pourras rencontrer des pros du secteur, ça pourrait vraiment faire la différence pour ta visibilité !
✨Sois à l'affût des événements de recrutement
Les salons de l'emploi et les forums de recrutement pour le secteur public sont souvent organisés, notamment autour des périodes de vacance. Prépare-toi à y aller ; c'est une excellente occasion pour rencontrer directement des recruteurs et poser des questions sur les postes disponibles chez Aix-Marseille Université.
✨Utilise les plateformes dédiées à la fonction publique
N'hésite pas à fouiller dans les sites comme HelloWork ou Pôle Emploi qui ont des sections spécifiques pour les annonces dans le secteur public. Assure-toi que ton profil est à jour et que tu alertes les recruteurs sur ce que tu recherches.
✨Postule directement chez Aix-Marseille Université
Quand tu trouves une offre qui te plaît, n'oublie pas d'appliquer directement sur le site de Aix-Marseille Université. C'est souvent là que tu peux trouver les postes les plus récents et, en plus, ça montre ton intérêt direct pour eux !
Nous pensons qu'il te faut ces compétences pour exceller en tant que Responsable de bureau scolarité F/H in Marseille
Quelques conseils pour ta candidature 🫡
Mets en avant tes compétences en gestion de projet:Dans le secteur public, la capacité à gérer des projets est cruciale. Assure-toi d'inclure des exemples spécifiques qui montrent ta capacité à mener à bien des projets ou des initiatives au sein de ton CV et de ton lettre de motivation.
Soigne ton CV avec des expériences pertinentes:Pour un poste à temps plein dans la fonction publique, il est important de mettre en avant tes expériences de bénévolat ou de stages dans des organismes publics. Montre comment ces expériences t'ont préparé à travailler chez Aix-Marseille Université.
Sois clair sur tes motivations dans la lettre:Explique pourquoi tu souhaites travailler dans le secteur public. Partage ta passion pour l’intérêt général et comment tu penses pouvoir contribuer à la mission de Aix-Marseille Université. Cela fera la différence !
N'oublie pas les documents supplémentaires:Si tu as des certificats ou des relevés de notes qui soutiennent ta candidature, n'hésite pas à les inclure. Cela peut renforcer ta position, surtout dans un contexte où la rigueur académique est valorisée dans la fonction publique.
Comment te préparer à un entretien d'embauche chez Aix-Marseille Université
✨Comprendre les enjeux du secteur public
Avant l'entretien avec Aix-Marseille Université, assure-toi de bien comprendre les enjeux et les objectifs de la fonction publique. Familiarise-toi avec les politiques et les projets en cours qui pourraient affecter le rôle pour lequel tu postules. Ça va montrer que tu es vraiment intéressé et que tu sais de quoi tu parles.
✨Prépare des scénarios de gestion de crise
Dans le secteur public, les situations imprévues peuvent arriver à tout moment. Prépare-toi à discuter de scénarios où tu devrais gérer une crise ou un conflit. Avoir des exemples concrets de tes expériences passées peut vraiment impressionner ton interviewer et refléter ta capacité à faire face à des situations stressantes.
✨Montre ta motivation pour le service public
En tant que candidat à un poste à temps plein, tu devras démontrer ta passion pour le service public. Prépare un discours sur pourquoi tu souhaites contribuer à la mission de Aix-Marseille Université et comment tu comptes mettre tes compétences au service de la collectivité. Ça va vraiment compter !
✨Prépare-toi à des questions sur l'éthique
Dans le secteur public, l'éthique est primordiale. Attends-toi à des questions sur des dilemmes éthiques potentiels. Prépare des réponses sur la manière dont tu traiterais des situations complexes tout en respectant les valeurs et les normes de la fonction publique. Cela montrera que tu es aligné avec les attentes du secteur.
