En un coup d'œil
- Missions: Assurer le secrétariat et l'assistance technique du Doyen, gérer les communications et organiser des événements.
- Entreprise: Aix-Marseille Université, une des meilleures universités françaises avec un environnement inclusif.
- Avantages: Flexibilité de travail, jusqu'à 58 jours de congés, prime annuelle et prise en charge des transports.
- Autres infos: Environnement de travail engagé socialement avec des opportunités de développement personnel.
- Pourquoi ce job: Rejoignez une équipe dynamique et contribuez à des projets stratégiques au sein d'une grande institution.
- Qualifications: Compétences en secrétariat, organisation et gestion administrative requises.
Le salaire estimé est compris entre 41850 - 51150 € par an.
Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
Le chef·fe de cabinet :
- Assure le secrétariat et l’assistance technique, logistique du Doyen, des membres de l’équipe décanale
- Accompagne le Doyen et l’équipe décanale dans la préparation, l’organisation et le suivi des dossiers stratégiques
Activités principales :
- Assurer le secrétariat du Cabinet du Doyen
- Gestion de l’agenda du Doyen en lien avec ses diverses fonctions et en intégrant les priorités institutionnelles
- Préparation des déplacements du Doyen et de ses vices-doyens et rendez-vous institutionnels
- Gestion des communications entrantes du bureau décanal
- Gestion et filtration des messageries en lien avec les fonctions décanales
- Recueil, traitement et diffusion, sous l’autorité du doyen, de l’information nécessaire au bon fonctionnement de la faculté
- Tenue des registres des réunions institutionnelles
- Accueil et information aux usagers
- Suivi des accès à la faculté en cas d’absence de la secrétaire des affaires générales
- Préparer les instances
- Gestion du conseil de la faculté et des commissions
- Elaboration des ordres du jour
- Préparation des dossiers de séance et des supports de présentation
- Organisation logistique des instances
- Diffusion des comptes rendus
- Assurer un appui stratégique à l’équipe décanale
- Préparation des notes de synthèse
- Préparation des prises de parole du Doyen
- Veille sur les sujets stratégiques
- Gérer les relations institutionnelles
- Interface avec les Directions centrales d’Aix-Marseille Université et avec la FSMPM
- Gestion des relations avec les partenaires institutionnels externes
- Organiser les événements institutionnels
- Coordination de l’organisation des événements institutionnels de la Faculté
- Traitement et suivi des distinctions honorifiques
- Assurer le suivi de dossiers spécifiques
- Assurer le suivi de la révision des effectifs hospitalo-universitaires en interface avec la Directrice administrative sur la campagne d’emploi et le service des enseignants-chercheurs hospitalo-universitaire du campus
- Suivi de certains dossiers sensibles ou confidentiels
- Mise à jour de tableaux de bord nécessaires au suivi des activités du Cabinet
- Réponse aux enquêtes institutionnelles (de l’université, de la Conférence Nationale des Doyens et du Ministère).
Conditions particulières d’exercice :
- Forte disponibilité liée à l’activité institutionnelle.
- Grande confidentialité dans le traitement des dossiers.
Positionnement hiérarchique :
Le chef de cabinet travaille sous l’autorité directe du Doyen de la Faculté de Pharmacie.
Connaissances et savoirs :
- Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et de l’activité de l’établissement
- Techniques de secrétariat de direction et gestion administrative.
- Connaissance de l’environnement législatif et réglementaire de l’enseignement supérieur.
Savoir-faire :
- Savoir hiérarchiser et organiser les priorités
- Parfaite maîtrise des outils bureautiques et de présentation
- Capacités rédactionnelles élevées
- Capacité d’organisation et de priorisation
- Capacité à travailler dans des délais contraints
- Aptitude à gérer simultanément plusieurs dossiers
- Autonomie, discernement et sens des initiatives dans l’exercice de ses attributions
Savoir-être :
- Capacité d’adaptation
- Sens aigu du travail en équipe
- Sens des relations humaines et maîtrise de soi
- Fiabilité / Rigueur
- Discrétion professionnelle et sens de la confidentialité
- Réactivité
- Qualités d’écoute et maîtrise de soi, diplomatie
- Disponibilité
Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social
Chef-fe de cabinet - F/H in Marseille employeur : Aix-Marseille Université
Rejoindre la MMSH en tant que Directeur·trice administratif·ve et secrétaire général·e, c'est intégrer une équipe dynamique au cœur de la stratégie d'Aix-Marseille Université. Nous offrons un environnement de travail collaboratif où l'innovation et le développement personnel sont encouragés, avec des opportunités de formation continue et un engagement fort envers la qualité et la sécurité. Située dans une région riche en culture et en histoire, notre structure valorise le bien-être de ses employés tout en leur permettant de jouer un rôle clé dans la transformation organisationnelle.
Coordonnées :
Équipe de recrutement de Aix-Marseille Université
Conseils d'expert StudySmarter🤫
Voici comment nous pensons que tu pourrais décrocher Chef-fe de cabinet - F/H in Marseille
✨Réseautage avec des professionnels du secteur public
N'hésite pas à te plonger dans des événements comme des forums de l’emploi spécifiquement axés sur la fonction publique. Cela te permettra de rencontrer directement les recruteurs et de tisser des liens avec des professionnels qui peuvent te donner un coup de pouce pour le poste chez Aix-Marseille Université.
✨Inscription aux alertes d'emploi spécifiques
Les opportunités dans le secteur public peuvent être très spécifiques et souvent publiées sur des sites dédiés. Inscris-toi aux alertes d'emploi sur des plateformes mettant en avant les offres de la fonction publique. Cela te permettra de réagir rapidement lorsque Aix-Marseille Université publie une vacance.
✨Mets en avant ton engagement citoyen
Pour un rôle dans la fonction publique, c'est crucial de montrer ton engagement pour le service public ! Prépare-toi à partager des expériences passées où tu as eu un impact positif sur ta communauté. Cela te rendra plus mémorable aux yeux des recruteurs.
✨Postuler directement sur le site de l'entreprise
Lorsque tu vois une annonce pour un poste chez Aix-Marseille Université, n'oublie pas de postuler directement sur leur site ! C’est souvent là que les candidatures sont prises le plus au sérieux, et ça montre que tu es vraiment intéressé par l’opportunité en question.
Nous pensons qu'il te faut ces compétences pour exceller en tant que Chef-fe de cabinet - F/H in Marseille
Quelques conseils pour ta candidature 🫡
Connaître la fonction publique:Avant de rédiger ton CV et ta lettre de motivation, il est essentiel de bien comprendre le secteur public. Mets en avant ton engagement envers le service public, ainsi que tes compétences en gestion de projet et en travail en équipe, qui sont super importantes dans ce domaine.
Documents administratifs à jour:Dans le secteur public, certaines candidatures peuvent nécessiter des documents spécifiques comme des certificats d'affiliation à un ordre professionnel ou des attestations de formation. Assure-toi d'avoir tout ça en ordre et mentionne-les dans ta demande pour montrer que tu es préparé.
Une lettre de motivation valorisante:Ta lettre de motivation doit vraiment sortir du lot. Explique pourquoi tu veux travailler pour Aix-Marseille Université et comment tes valeurs et tes objectifs s'alignent avec ceux de la fonction publique. N'hésite pas à partager des exemples concrets de ton dévouement au service public.
Accorder de l'importance aux expériences passées:Si tu as déjà travaillé dans le secteur public ou dans des projets liés, n'oublie pas de les mentionner en détail dans ton CV. Les employeurs cherchent souvent des candidats ayant une expérience pertinente, donc il est crucial de mettre en avant toute implication dans des projets de service public.
Comment te préparer à un entretien d'embauche chez Aix-Marseille Université
✨Maîtrise des procédures administratives
Dans le secteur public, il est essentiel de comprendre les procédures administratives et réglementaires. Assure-toi de te familiariser avec les règles spécifiques à Aix-Marseille Université et sois prêt à partager comment tu as géré des situations utiles dans le passé.
✨Focus sur le service public
Les recruteurs cherchent souvent des candidats qui ont une passion pour le service public. Prépare des exemples concrets démontrant pourquoi ce domaine te tient à cœur et comment tu peux contribuer à la mission de Aix-Marseille Université.
✨Prépare-toi à des questions situatives
Attends-toi à des questions qui te mettront dans des scénarios typiques de la fonction publique. Parle de la façon dont tu gérerais des conflits ou des situations de service client difficile, en mettant l'accent sur tes compétences en communication et en résolution de problèmes.
✨Valorise ton engagement dans des projets communautaires
Comme le poste est à temps plein, il serait bon de montrer ton dévouement et tes engagements passés ou présents dans des projets communautaires ou volontaires. Cela démontre tes valeurs et ta volonté de t'investir pour le bien commun.
