Gestionnaire de scolarité - F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ? Première université francophone avec 84 000 étudiants et 8 500 personnels, Aix Marseille Université (amU) délivre plus de 1 000 diplômes au sein de ses 17 facultés, écoles et instituts de formation. Ses 54 sites, implantés sur 4 départements et 10 villes, constituent un atout considérable pour le développement économique du territoire.

Université de recherche intensive, labélisée Initiative d’Excellence, amU abrite 123 structures de recherche, 13 écoles doctorales et 21 instituts d’établissement interdisciplinaires. Université socialement engagée, elle agit en faveur de la diversité, de l’inclusion et de la lutte contre la précarité. Dans un monde en constante évolution, elle s’investit pleinement dans sa mission : accompagner les réussites collectives et individuelles qui participent au progrès de la société.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles. amU s’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté. Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

La Faculté de droit et de science politique d’Aix-Marseille Université accueille chaque année environ 10 000 étudiants·es sur ses trois sites : Aix-en-Provence (8000), Marseille (1800) et Arles (220). Organisée autour de services centraux d’appui, d’Instituts facultaires et d’unités de recherche, elle propose une offre de formation riche et diversifiée dans un environnement de travail favorisant l’apprentissage, la transmission et la production de connaissances.

Le service scolarité est composé d’environ une trentaine de personnes sur les 3 sites, il est en charge de l’accompagnement de la population étudiante tout au long de son cursus. Le/la gestionnaire de scolarité, sous l’autorité de la responsable du bureau participe aux missions d’accueil des étudiants·es et d’organisation des examens.

Ce poste offre l'opportunité de contribuer au bon fonctionnement de la scolarité en assurant un rôle central dans la gestion administrative et l'accompagnement des étudiants tout au long de leur parcours universitaire. Véritable point de contact du service, cette fonction consiste à accueillir, informer et orienter les différents interlocuteurs avec professionnalisme, tout en veillant à la qualité de la circulation des informations.

Au quotidien, les missions couvrent le suivi des inscriptions pédagogiques ainsi que la gestion de dossiers spécifiques, tels que les stages, les périodes de césure ou les transferts. Une collaboration étroite avec les équipes pédagogiques permet également de préparer les demandes de consultation de copies et d'apporter un appui à l'ensemble des activités administratives du service, dans le respect des procédures et des délais. La gestion documentaire et l'archivage font également partie intégrante des responsabilités.

Le poste participe activement à l'organisation des examens en assurant leur préparation logistique et matérielle, depuis la réservation des salles et la reprographie des sujets jusqu'au suivi du calendrier, à la gestion des copies et des notes, à l'affichage des informations et à la préparation des recours. Cette fonction requiert un excellent sens de l'organisation, de la rigueur, une forte capacité d'adaptation ainsi qu'un réel sens du service public, notamment lors des périodes de forte activité liées à la rentrée universitaire, aux inscriptions et aux examens.

Le poste est placé sous la responsabilité du bureau de la scolarité générale du site d'Aix-en-Provence et s'inscrit dans une dynamique de travail en équipe au service de la réussite étudiante. Ce poste s'adresse à une personne reconnue pour son sens de l'organisation, sa rigueur et son engagement au service des usagers. Dotée d'excellentes qualités relationnelles, elle sait accueillir, informer et accompagner les différents interlocuteurs avec courtoisie, professionnalisme et discrétion, tout en garantissant un service de qualité.

À l'aise avec les tâches administratives, elle maîtrise les techniques de secrétariat, la gestion des courriers et des courriels, le classement et l'archivage des documents, ainsi que la rédaction de messages et de courriers. Une bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel et les outils numériques, est attendue. Une connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur et des applications de gestion de la scolarité constitue un atout apprécié.

Capable de gérer plusieurs activités en parallèle, cette personne sait traiter les demandes avec méthode, assurer le suivi des dossiers, transmettre les informations de manière fiable et rendre compte de son activité. L'autonomie s'accompagne d'un réel esprit d'équipe, permettant de collaborer efficacement avec l'ensemble des acteurs du service.

Le poste requiert également une grande capacité d'adaptation, de la disponibilité lors des périodes de forte activité et un sens affirmé de la confidentialité, afin de garantir un traitement rigoureux des informations et un accompagnement de qualité des étudiants et des partenaires de l'établissement.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

• Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
• Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social