Détails de l’offre
Poste proposé SECRETAIRE F/H Contrat CDD Descriptif Poste vacant à compter du 1er mai 2027
Missions générales:
- Assurer les fonctions de secrétaire de l'UF ESBUI (secrétariat de la COMEDIMS et de ses instances)
- Accueil et gestion des appels téléphoniques (filtrage des appels, prise de message, réponse aux questions courantes)
- Gestion des courriels, gestion des courriers et mise à jour des courriers types, suivi du chrono
- Classement et archivage (courriers, compte rendus, dossiers)
- Mise en forme de documents
- Reproduction, reliure et numérisation de documents
- Gestion des agendas, prise de rendez-vous
- Mise à jour des fichiers fournisseurs et correspondants de l'unité
- Organisation de réunions : réservation des salles, préparation des documents, courriers/mails d'invitation, création des liens de visioconférence
- Liaison avec le service maintenance (demandes de maintenance via logiciel SAPHIR)
- Commande fournitures papeterie mensuelle et annuelle (agendas)
- Gestion annuelle des accès parking pour ESBUI et Présidents Comedims
- Rédaction et mise à jour de procédures et documents techniques relatives à l'activité de l'UF
- Suivi du circuit des dossiers marchés et gestion du tableau de bord
- Gestion des documents qualité dans l'application GED
- Mise en ligne des documents sur la GED COMEDIMS (comptes rendus, recommandations de bon usage...) et sur le SharePoint COMEDIMS AP-HP Pro (pour les recommandations de bon usage)
- Suivi, envoi, relance et archivage des demandes d'expertise
- Suivi et enregistrement des déclarations des liens d'intérêts des membres et des experts
- Mise en forme des comptes¬ rendus et suivi du circuit de validation
- Diffusion des recommandations de bon usage
- Assurer le lien avec les COMEDIMS locales de l'AP-HP (réunion annuelle) et avec la Commission Médicale d'Etablissement (CME) et le Conseil d'Administration du siège pour tout dossier concernant la COMEDIMS
- Mise à jour du site intranet et internet AGEPS pour la COMEDIMS
Missions spécifiques:
- Assurer le secrétariat des Présidents du Comité Consultatif Médical (CCM) pour les Présidents appartenant au SEPBU
- Gérer les fiches d'accueil et départ des personnels et internes/ externes/ stagiaires de l'unité ESBUI
Compétences clés :
- - Capacité rédactionnelle et de synthèse
- - Rigueur, sens de l'organisation, sens de l'anticipation
- - Sens du relationnel et sens du travail d'équipe
Compétences transverses :
- - Adaptation à des situations d'urgence-métier
- - Facilité d'adaptation, autonomie, esprit d'initiative
- - Intégrité, confidentialité, discrétion
Maitrise de l'outil informatique Word® - Excel® - Power Point® - Internet - Outlook® - Microsoft Teams® - SAPHIR® - GED /ENNOV®
Connaissance souhaitée du milieu hospitalier
Personne à contacter
0140273000
Etablissement AGEPS
7 rue du fer à Moulin
75005 PARIS
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#J-18808-Ljbffr
SECRETAIRE F/H employeur : AGEPS
L'AGEPS est un employeur de choix, offrant un environnement de travail dynamique et collaboratif au cœur de Paris. En tant qu'assistant acheteur - rédacteur de marchés, vous bénéficierez d'opportunités de développement professionnel grâce à des formations internes sur les procédures d'achat et le progiciel SAP. La culture de l'établissement valorise l'éthique professionnelle, la rigueur et l'initiative, tout en intégrant des exigences de développement durable dans ses pratiques d'achat.
