En lien avec la direction et les chefs de service, vous assurez une fonction administrative polyvalente, avec une attention particulière portée au suivi des travailleurs, à la gestion commerciale et à la coordination des informations.
Gestion administrative des travailleurs
- Assurer le suivi quotidien des plannings des travailleurs des trois services.
- Saisir et actualiser les absences, congés, arrêts maladie et autres événements dans OCTIME.
- Préparer et vérifier les éléments variables nécessaires à la paie des travailleurs.
- Gérer les commandes de repas et assurer le suivi des effectifs, des prévisionnels et des ajustements.
- Tenir à jour les tableaux de suivi et assurer le classement et l’archivage des documents.
- Prise de RDV visites médicales
Gestion commerciale et facturation
- Établir les devis et assurer leur suivi.
- Préparer et éditer les bons de livraison (BL).
- Assurer la facturation des prestations et le suivi des envois.
- Suivre les retours clients, les factures non réceptionnées et les éventuelles régularisations.
- Utiliser les outils de facturation et assurer les transmissions nécessaires, notamment via Chorus.
- Entretenir les échanges administratifs avec les clients et les interlocuteurs des différents services.
- Mettre à jour les tableaux de suivi des devis, commandes et factures.
Secrétariat et gestion courante
- Assurer l’accueil téléphonique, réceptionner les appels et orienter les demandes.
- Gérer les boîtes mails de l’établissement et assurer le suivi des messages.
- Rédiger et mettre en forme les courriers, notes et documents professionnels.
- Assurer le suivi du courrier et des documents administratifs.
- Organiser et suivre les dossiers courants en lien avec la direction et les chefs de service.
- Participer à la préparation de réunions et à la mise à jour de tableaux de bord.
- Assurer le suivi de certaines commandes et demandes administratives nécessaires au fonctionnement de l’établissement.
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Technicien administratif - F/H - ESAT du Domaine EmmanuelH/F employeur : Aede
Rejoindre notre organisation médico-sociale à Villeparisis, c'est intégrer une équipe passionnée et dévouée qui œuvre pour l'autonomie des personnes en situation de handicap. Nous offrons un environnement de travail collaboratif, des opportunités de développement professionnel et des formations continues pour soutenir votre croissance. En tant qu'employeur, nous valorisons le bien-être de nos employés et favorisons une culture d'inclusion et de respect.
