Assistant(e) du service des marchés - CDI F/H

A ce titre, il/elle doit :

• Assurer le suivi direct des marchés qui lui sont confiés.
• Intervenir en appui des directions pour les marchés.
• Venir en appui des directions sur les procédures de publication, de passation et d’exécution des marchés (convocations des CAO, avenants, sous-traitance, litiges).
• Contribuer à l’élaboration des cahiers des charges (mise en forme, saisie) en provenance des divers acteurs de la société.
• Vérifier la conformité des pièces des dossiers de candidature, à la sélection, à la rédaction et à la soumission des dossiers de candidature, ainsi qu’à la gestion des contrats et des sous-traitants, recueillir et consigner les informations contenues dans les offres et les synthétiser sur un tableau.
• Etablir un procès-verbal notifiant la date de la publication, la date de remise, le nombre de candidats, les anomalies constatées…
• Assurer le montage des dossiers dans le cadre de la commission d’appels d’offres.
• Participer à la commission interne d’ouverture des offres et établir un procès-verbal.
• Assurer l’archivage des dossiers selon la règlementation.
• Mettre à la disposition de la DAF les éléments nécessaires à la saisie des marchés (marché signé).
• Mettre à la disposition de la DAF les éléments nécessaires à la saisie sur les marchés dans IKOS des sous-traitants, cessions de créances, avances, retenues de garantie.
• Effectuer les vérifications du respect des délais, de la conformité des pièces, du montant de la sous-traitance et notifier.
• Coordonner la passation des marchés : Suivre les appels d’offres, préparer les commissions des marchés, informer les candidats, ouvrir les plis, analyser les candidatures, rédiger les courriers de rejets, notifier.
• Mettre en place les marchés : Communiquer en interne auprès des services concernés, effectuer l’enregistrement informatique, gérer les relations avec les titulaires.
• Effectuer la publication des marchés sur la plateforme dédiée.
• Mettre à jour le tableau de suivi comprenant la date effective de publication de l’offre, et la remise de l’offre nécessaire pour les réunions avec le service concerné.
• Suivre les fournisseurs sur la plateforme dédiée (Aprovall).
• Organiser l’archivage des pièces marchés et mettre en place leur dématérialisation.
• Assurer le suivi et maintenir le lien via la plateforme entre le demandeur interne et les fournisseurs.
• Intégrer l’avis d’attribution sur la plateforme (BOAMP) dans le cadre des obligations légales.
• Mettre à jour le tableau de suivi des vérifications de conformité des pièces administratives, fiscales et sociales des opérateurs attributaires de marchés pour mise à la signature des marchés.
• Réceptionner la demande de l’attributaire, s’assurer auprès du service comptable qu’aucune situation n’a été réglée et notifier le montant réel du marché auprès de l’attributaire, par mail ou par courrier remis en main propre.
• Remettre l’exemplaire unique à l’attributaire qui se charge de l’envoyer à la BPI.
• Après notification de la BPI, revérifier auprès du service comptable qu’il n’y a pas eu de paiement direct au titulaire du marché.
• Envoyer une copie de la notification finale à l’attributaire et au service comptable.
• Réceptionner la demande de cession de créances ou la demande sous-traitance signée entre l’attributaire de marché et le fournisseur (montant de la cession, opération, motif).
• Vérifier la conformité des pièces administratives, juridiques, bancaires et sociales ou créer le fournisseur sur la plateforme.
• Envoyer la notification d’accord ou de refus de la cession de créances ou de la sous-traitance sous réserve de budget disponible et de marché toujours actif.
• Mettre régulièrement à jour le tableau récapitulatif des sous-traitance, nantissement et cessions de créances.
• Mettre à jour la liste des marchés en cours, dates d’échéance dans le cadre du travail dissimulé.
• Tous les 6 mois, envoyer un courrier aux entreprises leur demandant de mettre à jour les pièces administratives, fiscales, sociales sur la plateforme.
• Réceptionner par mail, la copie des cartes BTP afin de vérifier la conformité (fausses cartes…).
• Contrôler, sur les chantiers, le respect des normes de sécurité et de la législation en matière de code du travail (port des EPI, badges...).
• En cas de non-respect des procédures de sécurité, notifier le non-respect au MOE, à l’entreprise, et au SPS.

Communication interne en adéquation avec la politique de l’entreprise :

• Tableaux de suivi.
• Dossiers CAO.
• PV de commission interne et PV divers.
• Liste des marchés en cours.

Communication externe en adéquation avec la politique de l’entreprise :

• Notifications, convocations.